Правила хранения архивных документов: для кого?
Для хранения управленческих архивных документов (в т.ч. кадровых, бухгалтерских) организация вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию.
Если организация решает создать архив, то ей необходимо руководствоваться положениями Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
В любом случае при работе с архивными документами (в т. ч. при организации их хранения, комплектования, учета и использования) эти Правила необходимо соблюдать в обязательном порядке.
Когда документ становится архивным?
Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в соответствии с локальным нормативным актом).
Но не все документы обязательно сразу передавать в архив…
Какие дела передаются в архив?
Согласно указанным Правилам, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся:
в структурных подразделениях;
либо в архиве (в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для хранения). Выбор такого варианта хранения оформляется решением руководителя организации (уполномоченного им лица).
По истечении сроков хранения после проведения экспертизы ценности (согласно гл. III, IV Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.) такие документы (с коротким сроком хранения) уничтожаются в порядке, установленном п. 31 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.).
Дела постоянного (в т. ч. со сроком хранения "до ликвидации организации", по личному составу) и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) в соответствии с разд. VI Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. Они передаются на хранение в архив.
Как оформлять дело, которое передается в архив?
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
нумерацию листов дела;
составление и подшивку листа-заверителя дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 4 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в конце дела;
составление и подшивку внутренней описи документов дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 5 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в начале дела (при необходимости);
оформление обложки дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 6 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023г.;
лист использования (при необходимости) по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 20 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
Документы прошиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Электронные архивные документы нужно хранить на физически обособленных носителях и (или) в системе хранения электронных документов (СХЭД).
При подготовке электронных дел составляются документы постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 12 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
Аудиовизуальные документы также включаются в архивный фонд.
Более подробно порядок оформления дел прописан в п. 47, 50-75, 132-171 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
Подарок для наших читателей – чек-листы с вариантами законной оптимизации налогообложения на ОСНО и УСН. Больше сорока способов легально снизить налоговую нагрузку от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело»!
Методы оптимизации налогов
Как законно снизить налоговую нагрузку
Получите бесплатные чек-листы для ОСНО и УСН!
Хранение архивных документов
Документы в архиве следует хранить в систематизированном порядке.
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается предоставлением изолированного помещения (архивохранилище), оборудованного средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. В помещении должен соблюдаться нормативный температурно-влажностный, световой режим, регулярно проводиться санитарно-гигиенические мероприятия. Не рекомендуется размещение архива организации в подвальных помещениях.
Хранение электронных архивных документов можно предусмотреть как на физически обособленных носителях (при соблюдении определенных условий), так и с применением СХЭД. Во втором случае также можно использовать услуги третьих сторон по хранению электронных документов. Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях должна проводиться раз в пять лет.
Подробнее о хранении архивных документов см. здесь.
Выдача архивных документов
Выдавать документы из архива можно в виде копий (бумажных и электронных) в соответствии с локальным нормативным актом, разработанным согласно положениям гл. XIII-XIV Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
Кроме того, возможна выдача архивных документов во временное пользование в случаях и при условиях, указанных в п. 107-113 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
В системе «Моё дело Бюро» вы можете найти также ответы на другие вопросы по комплектованию и хранению архивных документов, в том числе:
В каком порядке составляется и утверждается номенклатура дел?
Как передать документы на хранение в архив другой организации?
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KF6o9
Начать дискуссию