Далеко не все выезды сотрудников по рабочим вопросам можно считать командировкой. Например, если работа сотрудника имеет разъездной характер, то каждый выезд — это служебная поездка. Для них не нужно составлять отдельный приказ (распоряжение).
Командировка — это поездка работника по распоряжению организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Для каждой командировки работодатель должен составлять отдельный приказ (распоряжение).
Ниже подробно рассмотрим, как оформить документы для командировки и рассчитаться с сотрудником. В качестве бонуса, разберем как оформлять командировку для руководителя организации, и может ли ИП сам себя в командировать.
Кого нельзя направить в командировку
Работодатель вправе направлять в командировку только тех работников, которые состоят с ним в трудовых отношениях. В том числе это дистанционные работники и надомники, совместители, иностранные работники.
Однако, только факта трудовых отношений недостаточно. Некоторые категории сотрудников отправить в командировку нельзя. Также, есть работники, которые вправе отказаться от командировки.
Например, нельзя направлять в командировку:
беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников (кроме творческих работников и спортсменов);
сотрудников, у которых и так разъездной характер работы;
работников в период действия ученического договора (если командировка не связана с ученичеством).
Вправе отказаться от командировки женщины с детьми до трех лет, многодетные родители с детьми до 18 лет, инвалиды, работники с детьми-инвалидами и другие категории работников.
Подробнее об этих категориях см. материалы системы «Моё Дело Бюро»: «Командировки. Каких работников нельзя направлять в командировку?» и «Командировки. Каких работников уведомлять о том, что они имеют право отказаться от командировки?».
Как оформить документы на командировку — приказ и табель учета рабочего времени
Приказ о направлении в командировку
Работников направляют в командировку на основании письменного решения работодателя. Его, как правило, оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.
Составлять приказ нужно по форме, которая утверждена в учетной политике организации. Для этого можно использовать самостоятельно разработанные формы или формы, утвержденные Госкомстатом России № 1 от 05.01.04:
№ Т-9, если работодатель направляет в командировку одного сотрудника (см. образец заполнения);
№ Т-9а, если работодатель направляет в командировку двух и более сотрудников одновременно (см. образец заполнения).
Если работодатель решил использовать самостоятельно разработанную форму приказа, то должен включить в нее все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.11.
Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом, то заполнять их следует в соответствии с указаниями, утв. постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.04.
В приказе укажите предварительный (расчетный) срок, на который работник направлен в командировку. При необходимости можно изменить срок — сократить, или продлить. Фактический срок пребывания работника в командировке определят по проездным документам, документам по найму, служебной записке, которые представит сотрудник после возвращения.
Максимальный срок нахождения работника в командировке, как по России, так и в за границей, в законодательстве не установлен.
Исключение — иностранные работники. Определение максимального срока нахождения в командировке таких работников имеет свои особенности. Подробнее об этом смотрите материал системы «Моё дело Бюро» — «Командировки. Вправе ли работодатель направлять в командировку иностранного работника?».
Табель учета рабочего времени
Период нахождения работника в командировке нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого можно использовать табель по унифицированной форме № Т-12, или по форме № Т-13. Первая форма — универсальная. Она содержит раздел, в котором отражают оплату труда работников. Вторую форма применяют исключительно для учета рабочего времени при автоматизированной обработке учетных данных.
При использовании унифицированной формы табеля в верхней строке графы 4 и (или) графы 6 формы № Т-12 дни командировки в общем случае отмечают буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06» — служебная командировка (см., например, образец).
Если работодатель использует форму № Т-13, то аналогичный код («К» или «06») нужно указать в первой и (или) третьей строках графы 4. Количество отработанных часов и минут в период командировки в табеле проставлять не нужно.
День выезда в командировку и приезда из нее аналогичноотмечают кодом «К», или «06».
Выходной (праздничный) день, который пришелся на период командировки, нужно отмечать в табеле кодом:
«В» («26») или «К/В» («06/26») — если сотрудник не работал в этот день в командировке;
«К» (служебная командировка) или «06» и дополнительно «РВ» (работа в выходные и праздничные дни) или «03» — если сотрудник работал в этот день в командировке. То есть, в ячейке для кода нужно ставить обозначение «К/РВ» или «06/03». См., например, образец.
Дни отъезда, приезда и нахождения в пути, которые приходятся на выходные и праздники, аналогично отмечают в табеле как работу в выходной.
При этом количество часов, отработанных в командировке, проставлять не нужно. А вот количество часов, отработанных в командировке в выходной день, необходимо проставить. Но только если работодатель давал командированному сотруднику указание о продолжительности работы в выходной день.
Дни сверхурочной работы в командировке целесообразно проставлять в табеле кодом «К» (служебная командировка) или «06», и дополнительно кодом «С» (продолжительность сверхурочной работы) или «04». То есть, в верхней ячейке для кода нужно ставить обозначение «К/С» или «06/04», а в нижней ячейке — количество часов, отработанных сверхурочно.
Подтвердить факт привлечения сотрудника к сверхурочной работе в командировке нужно приказом (распоряжением) работодателя. Если приказ не издавали, но установлено, что руководитель, который направил сотрудника в командировку, дал устное распоряжение о «переработке», то такую работу также следует считать сверхурочной.
Если работодателю заранее известно, что во время командировки сотрудник будет работать сверхурочно, это обстоятельство желательно заранее отразить приказе о направлении в командировку. Необходимость выполнения сверхурочной работы может также следовать из содержания служебного поручения командированного работника.
О том, как отмечать в табеле учета рабочего времени дни нахождения в командировке в других нестандартных случаях, смотрите в материалах системы «Моё дело Бюро»:
Как рассчитать и выдать аванс сотруднику
Перед направлением в командировку работодатель выдает сотруднику деньги на командировочные расходы — аванс.
Размер аванса
Размер аванса зависит от предполагаемой продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т.п. Сумма должна покрыть затраты на проезд, аренду жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).
Пример
Работника ООО «Бета» направили в служебную командировку в Калугу, чтобы он отремонтировал оборудование. Срок командировки — три дня (с 22 по 24 сентября).
В Положении о служебных командировках ООО «Бета» предусмотрено, что при командировках на территории России суточные выплачиваются в размере 700 руб. за каждый день.
Перед поездкой для работника забронировали номер в гостинице на сумму 10 тыс. руб. Ж/д билеты для проезда работника в г. Калугу и обратно приобрели за безналичный расчет.
На основании предварительного расчета работнику выдан аванс на командировочные расходы 12 100 руб. (700 руб. × 3 дн. + 10 000 руб.).
До поездки конкретную сумму аванса на командировку (с учётом указанных особенностей), как правило, определяет в общем порядке руководитель. Делает это он на основании собственного распоряжения (приказа), или заявления работника, одобренного руководителем. Если кроме суточных у работника нет иных расходов, связанных с командировкой, то при их выплате не обязательно специально оформлять указанные документы (распоряжение (приказ) руководителя или заявление работника). Они нужны только для подотчетных сумм, за которые работник должен будет отчитаться.
Порядок выдачи и возврата подотчетных сумм в безналичной форме (с использованием банковских карт) целесообразно установить во внутренних документах организации (ИП) (например, в приказе о выдаче подотчетных сумм).
Сумма аванса на командировку законодательно не установлена. По согласованию с работником с работодатель может изначально не выплачивать аванс на командировку. В этом случае все средства, которые работник потратил в командировке, при окончательном расчете с ним могут сформировать сумму его перерасхода.
Как выдать аванс
Выдать работнику рублевый аванс можно двумя способами. Расскажем о них подробнее.
Наличными деньгами из кассы на основании расходного кассового ордера по форме № КО-2. Для этого можно использовать деньги, полученные с расчетного счета, выручку, поступившую в кассу от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг), а также иные источники, перечисленные в п. 1 Указания ЦБ РФ № 5348-У от 09.12.19. Соблюдать при этом предельный размер расчетов наличными не нужно.
Безналичным переводом на банковскую карту — корпоративную, зарплатную или личную карту работника. Для этого удобнее использовать зарплатные (личные) карты работников.
Попросите сотрудника написать указание о перечислении подотчетных сумм на его банковскую карту с обозначением ее реквизитов. В платежном поручении нужно указать, что перечисленные средства являются подотчетными. Деньги, которыми работник распоряжается по личной (зарплатной) карте, считаются выданными под отчет в момент зачисления на карту. Подтвердить это можно выпиской по банковскому счету. Дата выдачи средств под отчет по корпоративной банковской карте — это дата снятия денег или оплаты расходов с нее.
Подтвердить расчеты в командировке с использованием карт, нужно оригиналами всех документов. Например, это могут быть:
квитанции банкоматов;
слипы (квитанции электронного терминала);
другие аналогичные документы, которые свидетельствуют о факте совершения расчета.
В документах, связанных с использованием карты, обязательно должны быть указаны реквизиты платежной карты. Однако расплачиваться можно не только картой, для командировочных расходов можно также снять с неё наличные.
При направлении работника в зарубежную командировку аванс можно выдать не только в рублях, но и в валюте. Для этого можно использовать три способа:
Выдать сотруднику наличность в российских рублях, чтобы он самостоятельно купил валюту в обменном пункте. В этом случае деньги из кассы выдают в общем порядке, изложенном выше. Направляясь в загранкомандировку, работник может без ограничений приобрести наличную иностранную валюту в обменном пункте. Открывать для этого банковский счет необязательно. Курс, по которому работник приобретает валюту, может отличаться от курса валюты, установленного ЦБ РФ. Если коммерческий курс, по которому работник приобрел валюту, будет больше установленного ЦБ РФ, то сумма командировочных расходов может превысить выданный аванс. В этом случае нужно компенсировать работнику перерасход.
Перевести аванс, как в рублях, так и в иностранной валюте, на корпоративную, зарплатную или личную банковскую карту. Важно, чтобы эта карта относилась к одной из международных платежных систем (Union Pay, Visa, MasterСard и т.д.).
Выдать наличную валюту из кассы. Имейте в виду, что выдавать из кассы можно только ту валюту, которую сняли с текущего валютного счета, либо купили с использованием текущего рублевого счета в банке. Отдельной унифицированной формы документа для выдачи иностранной валюты из кассы не существует. Выходом в этой ситуации может быть оформление кассового документа (по форме № КО-2) в иностранной валюте с одновременным указанием (например, через дробь — руб./вал.) рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ для соответствующей иностранной валюты на день выдачи аванса.
При выдаче денег аванса применять ККТ не нужно.
Восемь проблем при расчете с бюджетом в 2024 году: лайфхаки, которые помогут их решить
практическое пособие для бухгалтера
Получите бесплатно инструкцию со списком советов
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам справочный материал:
Как окончательно рассчитаться с работником после командировки
По общему правилу в течение трёх рабочих дней с момента выхода на работу после возвращения из командировки, работник должен представить авансовый отчет о поездке и потраченных средствах. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной или праздничный день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем его возвращения
Окончательный расчет (в т. ч. возврат неизрасходованной суммы) по авансовому отчету нужно провести в срок, установленный руководителем. Порядок и сроки утверждения целесообразно прописать во внутренних документах. Например, в приказе о выдаче подотчетных сумм или в документах, на основании которых выдали аванс на командировку (если выдаются суммы помимо суточных). Это могут быть распоряжение (приказ) или заявление работника, одобренное работодателем.
Учтите, что не возвращенные работником суммы аванса работодатель вправе удержать из его зарплаты с его согласия. Однако размер удержаний по инициативе организации ограничен. Он не может превышать 20% от той суммы, которую выплачивают работнику на руки (например, зарплаты). Также нужно соблюдать срок удержания — не позднее одного месяца со дня, когда истек срок, установленный для возврата выданного аванса.
При приеме неизрасходованных подотчетным сумм в кассу применять ККТ не нужно.
При перерасходе средств аванса командированному работнику нужно возместить все затраты, которые он понес с разрешения работодателя.
Подробнее про авансовый отчет
Авансовый отчет — это первичный документ, с помощью которого работник подтверждает понесенные им расходы из выданных подотчетных денежных средств. Составить авансовый отчет нужно по форме, которая утверждена в учетной политике для целей бухучета. Это может быть как унифицированная форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России № 55 от 01.08.01, так и самостоятельно разработанная форма отчета. В любом случае в документе должны быть все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Оформлять авансовый отчет нужно в одном экземпляре.
При соглашении сторон работник вправе предоставить авансовый отчет в электронной форме. Такой отчет подписывают все участники простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью.
В авансовом отчете по форме № АО-1 командированный работник заполняет две стороны:
Лицевую — название работодателя, дату составления отчета, свои фамилию и инициалы, наименование структурного подразделения, в котором он работает, профессию (должность) и назначение аванса. Там же нужно заполнить табличную часть отчета, за исключением раздела «Бухгалтерская запись».
Оборотную — графы 1-6 табличной части отчета. В них необходимо указать весь перечень документов, которые подтверждают расходы, а также указать соответствующие им суммы затрат. После этого работник должен подписать авансовый отчет с указанием расшифровки подписи.
Работник бухгалтерии также вносит данные в лицевую и оборотную стороны авансового отчета. На лицевой стороне нужно указать номер авансового отчета, табельный номер командированного работника, раздел «Бухгалтерская запись» табличной части.
Внизу лицевой стороны авансового отчета предусмотрена отрывная часть. Это расписка бухгалтера в том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке. Здесь указывают данные подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов. Эти сведения бухгалтер должен заверить подписью с указанием ее расшифровки. Затем расписку нужно отрезать, отделив ее от отчета, и выдать подотчетному лицу.
После проверки авансового отчета бухгалтер вносит данные о ее результате в соответствующие строки на лицевой части отчета. Если в результате сумма потраченных на командировку средств оказалась больше, чем выданный аванс, то перерасход нужно возместить работнику. Основанием для этого служит расходный кассовый ордер (по форме № КО-2). Если для расчетов работник использовал зарплатную (личную) банковскую карту, то перерасход перечисляют на неё.
Авансовый отчет на лицевой стороне подписывают бухгалтер и главный бухгалтер. При их отсутствии — руководитель (ИП). Руководитель организации (ИП) своей подписью на лицевой стороне утверждает авансовый отчет на соответствующую сумму. Эту сумму прописью и цифрами нужно указать на лицевой стороне формы.
На основании утвержденного авансового отчета работодатель возмещает работнику, а значит и признает за ним, понесенные расходы на командировку в пределах полученного ранее аванса или сверх него. При этом расходы работника признают понесенными в интересах работодателя, если они подтверждены документами. Их нужно приложить к авансовому отчету.
Составлять авансовый отчет можно даже в том случае, если работник предварительно аванс не получал, а потратил собственные средства.
Возмещаем расходы
Итак, к авансовому отчету работника нужно приложить документы, которые подтверждают командировочные расходы и были заявлены в авансовом отчете. Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре, или в ином локальном нормативном акте. Например, это может быть положение о служебных командировках.
Учитывайте обязательный компенсационный характер данных выплат — они не зависят от фактического выполнения работником трудовой функции. Подтвержденные расходы следует возмещать в любом случае, даже если по итогам командировки работник не выполнил служебное задание или заболел во время командировки.
О том, какие именно документы нужны для подтверждения разных видов командировочных расходов, смотрите в материалах системы «Моё дело Бюро»:
Как оформить командировку руководителя
Если руководитель относится к категории работников, у которых нужно получать письменное согласие на направление их в командировку, составьте и вручите ему под подпись соответствующее уведомление. В нем должна быть информация о том, что работник вправе отказаться от командирования. Направить такое уведомление руководителю может работник кадровой службы или другой уполномоченный сотрудник.
Если руководитель — единственный работник организации, он может выразить свое письменное согласие непосредственно на приказе о направлении в командировку. Например, так: «С правом отказаться от направления в командировку ознакомлен. Дата. Подпись».
Далее оформите документы на командировку в общем порядке. Заполнить их может работник кадровой службы или другой уполномоченный работник либо сам руководитель организации. Особенность в данном случае состоит только в том, что приказ о направлении себя в командировку подписывает сам руководитель организации. Он же ставит подпись за ознакомление с ним как командируемый работник.
При направлении в командировку руководителю выдают деньги на расходы (аванс). По возвращении из командировки руководитель должен отчитаться по ним, а работодатель — провести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.
Может ли ИП направить себя в командировку
Нет, не может. Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения задания вне места постоянной работы. Индивидуальный предприниматель не вправе принимать сам себя на работу. То есть ИП не может быть самому себе работодателем. Кроме того, деятельность гражданина в качестве ИП по смыслу трудового законодательства не является работой.
Делегируйте бухгалтерский учет профессионалам «Моего дела». Пока вы занимаетесь бизнесом, мы наведем порядок в вашей бухгалтерии, возьмем на себя общение с контролирующими органами, подадим отчётность по сотрудникам и дадим рекомендации, как снизить налоговую нагрузку в вашей компании. Риски застрахованы и прописаны в договоре. Поэтому если возникнут штрафы по нашей вине, мы их компенсируем.
Моё дело Бюро
Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8K7PLX
Начать дискуссию