Обсуждаемые здесь правила относятся к инвентаризации, которую нужно проводить по закону. Но их стоит применять и при своих инвентаризациях.
При этом есть множество юридических обоснований, по которым бизнес должен проводить обязательную инвентаризацию:
ст. 206.1, 264, 324.1 НК РФ.
Случаи и сроки обязательной инвентаризации
ФСБУ 28/2023 устанавливает такие случаи и даты обязательного проведения инвентаризации:
Случай, по которому проводится инвентаризация | Дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация |
Составление годовой отчетности. Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию основных средств (ОС) один раз в три года (библиотечных фондов – один раз в пять лет) | По состоянию на 31 декабря Либо, если инентаризацию провели 1 октября или позже, можно указать реальную дату Для запасов в районах Крайнего Севера и приравненных местностях инвентаризацию можно провести в период наименьших остатков |
Передача активов или имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности организации) в аренду, управление, безвозмездное пользование — а также их возврат или отчуждение. | Непосредственно перед событием |
Смена работника, на которого возложена матответственность | По состоянию на день приемки-передачи дел |
Установление факта утраты, порчи или повреждения активов | По установлению такого факта |
Бедствие, ставшее причиной чрезвычайной ситуации | После окончания соответствующего события, если возможно проведение инвентаризации в такой срок |
Реорганизация (кроме преобразования) | Перед составлением передаточного акта или разделительного баланса |
Ликвидация организации | Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса |
Также есть три отдельных случая для инвентаризации, проходящей по имуществу, за которое несут коллективную или бригадную ответственность.
Случай, по которому проводится инвентаризация | Дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация |
Смена руководителя коллектива | По состоянию на день приемки-передачи дел |
Выбытие из коллектива больше 50% его членов | По состоянию на день приемки-передачи дел |
Требование членов коллектива | По факту предъявления требования |
При составлении годовой отчетности, реорганизации и ликвидации проводится полная инвентаризация, по всем объектам из п.18 ФСБУ 28/2023. В остальных случаях инвентаризует только объекты, которые связаны с этими случаями.
Конкретнее сроки проведения обязательной инвентаризации устанавливает руководитель организации с учетом указанных выше требований.
Инвентаризационная комиссия
Для обязательного проведения инвентаризации создают одну или несколько инвентаризационных комиссий. Руководитель организации распределяет между ними обязанности и порядок взаимодействия.
Требования к комиссии:
нельзя включать лиц с матответственностью за проверяемые объекты;
для инвентаризации должно присутствовать более 80% членов комиссии.
Можно не создавать комиссию, если:
работники организации — лишь руководитель или руководитель и бухгалтер;
инвентаризацию проводят аудиторы, с которыми заключён договор;
инвентаризацию проводит ревизионная комиссия организации, если в уставе организации прописаны наличие этой комиссии и ее полномочия по инвентаризации.
Тогда вместо комиссии требования ФСБУ должны соблюдать те, кто проводит инвентаризацию.
Забирайте бесплатно 9 лайфхаков
Как наладить работу в бухгалтерии, чтобы главбуха не дёргали даже в отпуске
Особенности проведения инвентаризации по видам активов
Инвентаризацию основных средств и капитальных вложений в них, запасов, наличных денег, денежных документов и других аналогичных активов проводят по месту нахождения и каждому матответственному лицу. Присутствие этих лиц обязательно.
Инвентаризацию запасов в неповрежденной упаковке поставщика можно проводить по документам, пересчитав количество упаковок. Часть активов выборочно проверяют.
Навалочные запасы инвентаризируют на основании обмеров и технических расчётов.
Документальное оформление инвентаризации
До начала проверки активов комиссия получает первичные учетные документы по движению активов в бухучёте. Это могут быть приходные и расходные документы или отчёты о движении активов.
Документы должны быть последними из имеющихся на момент инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии визирует такие документы с указанием «до инвентаризации на "________" (дата)».
Материально ответственные лица дают расписки о том, что:
к началу инвентаризации документы сданы в бухгалтерскую службу или инвентаризационной комиссии;
все активы, вверенные им для хранения или использования, оприходованы;
выбывшие активы списаны в расход.
Такие же расписки дают лица, которые получили деньги в подотчет или доверенности на получение активов.
Особенности оформления документов в разных ситуациях
Большое количество весовых товаров. Документ с результатами перевеса таких товаров ведут отдельно член инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевеса данные по документам сличают. Итог вносят в документ со сведениями о фактическом наличии объектов — обычно это опись.
Если инвентаризация занимает нескольких дней, нужно ограничить доступ в места с активами: помещения складов, кладовых секций и структурных подразделений. Для этого можно опечатать двери, поставить сигнализацию или видеонаблюдение.
После инвентаризации обнаружена ошибка в описи. Матответственное лицо, которое обнаружило ошибку в документе, должно немедленно заявить об этом комиссии.
Важно сообщить об этом до открытия помещения. Инвентаризационная комиссия проверит заявление и при подтверждении исправит ошибки в описи. Исправление ошибок в описи должны удостоверить своими подписями все члены комиссии и матответственное лицо.
Оформление описи для запасов иных аналогичных активов. Документ с информацией о наличии активов должен содержать:
Наименования активов и идентификационные сведения, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
Количество порядковых номеров активов и общее количество этих активов в натуральных единицах измерения, записанных на каждой странице. Их указывают строго прописью.
Отметку о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов на последней странице документа с подписями лиц, проводивших эту проверку.
Расписку матответственного лица о подтверждении проверки наличия активов комиссией в его присутствии, отсутствии претензий к комиссии и принятии перечисленных в документе активов для хранения или использования. Расписку оформляют в конце документа.
При смене матответственных лиц — подписи лица, принявшего актив, и лица, сдавшего этот актив.
Подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица.
Если материально ответственное лицо истребует опись, комиссия должна предоставить ему такой документ.
Объекты за балансом, неучтённое имущество (имущественные права) и обязательства. На такие объекты нужно составлять отдельные документы инвентаризации.
Общие требования к описи на бумаге. Документ о наличии активов не должен содержать незаполненные строки. Если на последней странице такого документа остаются незаполненные строки, эти строки должны быть прочеркнуты.
Приложение к документам инвентаризации. К документам инвентаризации прикладывают:
акты обмеров, технические расчеты и документы, которыми оформлены результаты перевеса весовых товаров;
объяснения от матответственных лиц о пересортице;
объяснения от комиссии о причинах, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, возникшая не по вине материально ответственных лиц, не была отнесена на виновных лиц.
В материале «Экспертное заключение. Инвентаризация по ФСБУ 28/2023» вы найдете полное руководство по проведению инвентаризации в соответствии с новыми правилами с подтверждающими ссылками на нормативно-правовые акты.
Моё дело Бюро
Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KTDbX
Начать дискуссию