Утвердите график отпусков на 2025 год до 17 декабря

Есть две категории: работодатели-физлица без ИП и микропредприятия, не использующие ЛНА. Дело в том, что график отпусков — именно такой акт.

Если микропредприятие отказалось от локальных нормативных актов (ЛНА) и заключило трудовой договор по типовой форме, то отпуск предоставляют по письменному соглашению сторон. Это указано в п. 22 типовой формы.
Подтверждение: ст. 309.2 ТК РФ.

Если у работодателя-физлица нет ИП, то он не обязан принимать ЛНА.

Всем остальным нужно составлять график. Единственное исключение — организации, которые создают в текущем году. Так,  если организацию создадут в течение 2025 года, её работники будут уходить в отпуск не по графику, а на основании заявлений. Основание — письмо Минтруда России № 14-6/ООГ-6470 от 16.10.2023.

В каждом структурном подразделении составляется свой проект графика. Если структурных подразделений нет, разрабатывается единый проект. Туда вносят пожелания работников по отпускам. 

Работодатель смотрят на пожелания и составляет итоговый график отпусков с учётом ч. 4 ст. 122 и ст. 123 ТК РФ.

Стандартный ежегодный отпуск — 28 календарных дней, но некоторые работники имеют право на удлинённый отпуск.

Если работнику по закону положены ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, то их тоже нужно включить в график.

О том, каким категориям работников работодатель обязан предоставлять ежегодный дополнительный отпуск, см. материал «Мое дело Бюро».

В таком случае укажите общее число дней отпуска и основание, по которому работнику предоставлены дополнительные дни.

Обязательно указывайте в графике отпуска в полном объёме. У каждого работника есть право на ежегодный отпуск. Отсутствие отпуска в графике — знак того, что работодатель проигнорировал это право.

Иногда работники сами не включают все дни отпуска в график. Такой подход усложнит учёт неиспользованных дней отпуска и затруднит перенос отпуска на другой срок. При этом порядок переноса отпуска по инициативе работника на другой срок законодательством не установлен Это подтверждает письмо Роструда № ПГ/11111-6-1 от 18.05.2022.

Вместе с тем, вы всегда можете изменить для работника время отпуска. Если работник обратится с заявлением о предоставлении отпуска вне графика, вы можете скорректировать график.

Включайте в график всех работников, которым положен отпуск. В частности:

• совместителей;

• иностранных работников;

• работников, планирующих уволиться после наступления нового года;

• работников, отстранённых от работы;

• работниц, уходящих в следующем году в отпуск по беременности и родам.

Последнюю категорию можно не включать. Беременным отпуск можно предоставить на основании заявления — такой порядок прописан в ст. 260 ТК РФ. Но, если включить отпуск работниц в график, вести учёт и планировать работу будет немного проще.

Если работнику не положен ежегодный отпуск в новом году, не вписывайте его в график. Отпуск не положен, тем, кто:

• находится в отпуске по уходу за ребёнком;

• увольняется до нового календарного года;

• выполняет работы по договору гражданско-правового характера (ГПХ) — у них нет отпуска, поскольку это не трудовые отношения;

• ещё не принят к работодателю — его отпуск нужно внести уже после трудоустройства.

Укажите конкретные даты, а не месяц предоставления отпуска. Такой формат предполагает форма № Т-7. При этом, если в графике будут точные даты, от работника не потребуется заявление о предоставлении отпуска.

Работодатель сам решает, учитывать ли мнение работника по поводу дат отпуска. Он может составлять график отпусков с учётом собственных интересов. Исключения делают только определённым категориям, о которых мы написали отдельный материал в «Моё дело Бюро» — их мнение придётся обязательно учесть.

Восемь проблем при расчете с бюджетом в 2024 году: лайфхаки, которые помогут их решить

практическое пособие для бухгалтера

Получите бесплатно инструкцию со списком советов

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам справочный материал:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Ответственное лицо собирает графики с каждого структурного подразделения и составляет сводный график отпусков. 

График отпусков можно составить:

• по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004; 

• по форме работодателя, которую он сам разработал и утвердил в соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 6.12.2011.

График нужно согласовать с профсоюзом. Если его нет, работодатель принимает график сам. Если есть, то его мнение нужно учесть в соответствии со ст. 372 ТК РФ.

После график подписывает ответственное лицо. Если график сделан по унифицированной форме, то нужна подпись руководителя кадровой службы или другого уполномоченного работника. Если форма разработана работодателем, то график подписывают ответственные лица с указанием фамилий и инициалов.

Далее график отпусков направляют на утверждение уполномоченному лицу — например, руководителю организации.

График отпусков утверждает уполномоченное лицо. Обычно это руководитель, но это может быть и его заместитель, и директор по персоналу. 

На практике график отпусков утверждается либо грифом «УТВЕРЖДАЮ», либо соответствующим приказом работодателя (см. Приказ об утверждении графика отпусков).

График утверждают не позднее 17 декабря. В эту дату он должен быть согласован. Раньше можно, позже — нельзя.

Если срок утверждения графика отпусков совпадает с выходным днем, то он переносится на ближайший рабочий день по правилам ч. 4 ст. 14 ТК РФ. Это общее правило. В этом году 17 декабря — рабочий день.

За отсутствие графика отпусков работодателю может грозить административная ответственность: 

• должностному лицу — предупреждение или штраф от 1000 руб. до 5000 руб.;

• ИП — штраф от 1000 руб. до 5000 руб.;

• организации — штраф от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.

Исключение: работодатели, для которых составление графика отпусков не обязательно.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. Работники должны быть извещены о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Знакомить работников с графиком под подпись не обязательно, но рекомендуется, так как это — ЛНА, связанный с трудовой деятельностью работника. Работник может поставить подпись в листе ознакомления или журнале ознакомления с ЛНА.

Если работник откажется ознакомиться с графиком, составьте акт в присутствии хотя бы двух свидетелей — так вы защититесь в случае трудового спора.

За отказ уйти в отпуск по графику отпусков работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Основание — ч. 1 ст. 192 ТК РФ, информация сервиса Роструда по вопросу № 201227 от 20.06.2024.

Исключение — случаи с уважительными причинами для переноса отпуска на другой срок. Например, исполнителю не были своевременно выплачены отпускные либо его уведомили об отпуске менее чем за две недели до его начала.

Даже если работник ознакомлен с графиком, отправляйте письменное извещение работнику за две недели до начала его отпуска. Такое извещение обязательно по закону. 

О том, как правильно извещать работника о дате начала ежегодного отпуска, см. материал.

Также при подготовке графика отпусков могут быть полезны материалы:

• «Как определить количество дней отпуска, если в его период попадают праздничные и перенесенные выходные дни?»;

• «На какие даты лучше планировать отпуск с учетом производственного календаря?».

Моё дело Бюро

Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8Kbthr