Грузоперевозки переходят на ЭДО: электронные транспортные накладные, новые формы, ГИС ЭПД

После удачной реализации пилотного проекта по внедрению электронных перевозочных документов Минтранс решил реализовать проект для всех участников грузоперевозок. В первую очередь изменения коснулись транспортной накладной.

Добровольный переход на электронный формат начинается с 1 марта 2022, а обязательный для всех планируется с 2023 года. Но уже сейчас можно начать подготовку.

Что такое транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Он содержит всю необходимую информацию о грузе и условиях его перевозки. В накладной указываются основные условия: данные грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, характеристики груза, сопроводительные документы.

Что изменилось

С 2022 года вводится новый порядок взаимодействия участников при перевозке грузов. Нужно будет формировать электронную транспортную накладную (ЭТН), а также другие документы: сопроводительную ведомость и заказ-наряд, и направлять это все в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Пользователями ГИС ЭПД будут не только участники грузоперевозок, но и контрольно-надзорные органы.

Подробнее о новых формах и нормативных документах читайте ниже.

Планируется, что на портале Госуслуг заработает новый суперсервис «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Но пока что система не запущена.

На кого распространяются изменения

Изменения касаются всех участников грузоперевозок, как индивидуальных предпринимателей, так и юридических лиц: фрахтователей, грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, фрахтовщиков, в том числе с использованием автомобильных прицепов и полуприцепов.

Принять заказ по любому каналу — через соцсети, с маркетплейса, сайта, интернет-магазина, организовать доставку и отследить движение товара можно в сервисе МойСклад. Мы сделали обработку заказов еще удобнее — адрес доставки заполняется автоматически (из карточки контрагента или при загрузке из интернет‑магазина, подключенного через CommerceML) либо вручную. Об этапах доставки клиента система информирует также автоматически.

Как выбрать оператора ИС

Первоначально необходимо получить согласие всех сторон договора по грузоперевозке по электронному взаимодействию (сейчас оно носит добровольный характер, в дальнейшем соглашение не потребуется, ведь электронное взаимодействие станет обязательным). А дальше заключить договор с оператором информационной системы.

Реестр операторов утверждается и администрируется Минтрансом при взаимодействии с налоговой службой. Пока еще утвержденного реестра нет.

Направление электронных перевозочных документов через оператора, не включенного в реестр, запрещается.

Порядок взаимодействия

Схема работы через ГИС ЭПД выглядит следующим образом:

В программе выбранного оператора грузоотправитель составляет ЭТН, загружает в ГИС ЭПД, тем самым передает ее водителю (перевозчику).
Водитель видит ЭТН, подтверждает прием груза и доставляет до пункта, согласно условиям ЭТН.
Грузополучатель получает груз, открывает документ в ГИС ЭПД и подтверждает получение.
Водитель отмечает завершение доставки.

Все документы подписываются электронной подписью: простой или усиленной неквалифицированной. Поэтому необходимо обеспечить их получение сотрудниками — водителями, экспедиторами, которые будут взаимодействовать с системой. Сейчас подписи работникам можно оформить в любом удостоверяющем центре.

Все разногласия и споры по грузоперевозке заносятся в ГИС ЭПД.

Транспортная накладная составляется на одно транспортной средство, вне зависимости от количества партий груза. В случае замены транспорта, указанного в ЭТН, и (или) водителя, перевозчик должен уведомить об этом остальные стороны договора перевозки и указать сведения о произведенных заменах в разделах 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство».

Способ работы участники информационного обмена определяют самостоятельно в зависимости от производственных объемов: можно работать в облаке, интегрировать электронный документооборот в свою учетную программу или использовать специальное решение от оператора.

Чтобы схема работала, придется работников, участвующих в отправлении — получении грузов, снабдить мобильными устройствами, планшетами для доступа к программе.

Что изменилось в транспортной накладной

С целью обмена электронными документами ФНС разработала новые форматы транспортной накладной, а также сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Форма ЭТН приведена в приложении № 4 к постановлению Правительства от 30.11.2021 № 2116.

В разделах 1, 1а, 2 и 6 теперь вместо ИНН, адреса места проживания можно указать паспортные данные.

В разделе 5, кроме всего прочего, нужно указать маршрут перевозки, дату и время/сроки доставки груза.

В разделе 6 указывается информация о перевозчике, а в разделе 7 о транспортном средстве. В 7-ой раздел также добавили информацию о типе владения: совместная собственность супругов и безвозмездное пользование транспортным средством. Еще нужно указать реквизиты документа, подтверждающего основание владения грузовым автомобилем, прицепом, тягачом.

В разделе 8 «Прием груза», помимо характеристик груза, указываются реквизиты лица, делающего погрузку в транспортное средство, адрес места погрузки, фактические дата и время прибытия под погрузку

В раздел 10 появилась новая строка — оговорки и замечания перевозчика о дате и времени прибытия/убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест

В раздел 12 «Стоимость перевозки груза» добавили следующие строки: стоимость перевозки без налога; налоговая ставка; сумма налога, предъявляемого покупателю; стоимость перевозки с налогом. Эти строки нужно заполнить, если транспортная накладная будет использоваться как первичный документ.

Как разъяснили налоговики, при заполнении раздела 12 в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, такая транспортная накладная будет достаточным условием для подтверждения правомерности признания расходов в целях налогообложения (при соответствующей цели их несения). Такая позиция отражена в письме ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@. Если используете ТН как первичный документ, нужно оформить его в четырех экземплярах.

По всему документу появилась оговорка «при необходимости».

В итоге, количество разделов транспортной накладной сократилось до 12 вместо 17.

МойСклад уже взаимодействует с различными системами: Честный ЗНАК, ГИС Меркурий, ЕГАИС, у него есть интеграция с маркетплейсами, 1С и другими программами и приложениями. В сервисе можно заполнить необходимые бухгалтерские документы. Откажитесь от бумажных документов — переходите на электронный документооборот вместе с МоимСкладом.

Попробовать МойСклад. Это бесплатно

Нормативные документы

Полная информация обо всех изменениях содержится в следующих документах:

С одной стороны ГИС ЭПД это удобное и быстрое оформление документов, экономия бумаги, сокращение сроков доставки документов до остальных участников грузоперевозок, надежное хранение данных.

Поскольку пользователями системы являются также и проверяющие, это сократит количество проверок, т. к. все операции будут прослеживаться и подтверждать реальность перевозок станет намного проще. Кроме этого, заполнение документов через информационную платформу минимизирует риски отказов по НДС и налогу на прибыль в части принятия расходов.

С другой стороны, переход на информационное взаимодействие подразумевает расходы на программное обеспечение, услуги оператора, покупку мобильных устройств (смартфонов, планшетов) работникам, оформление цифровых подписей.

Мы надеемся, что переход пройдет максимально комфортно для всех сторон. И, конечно, не стоит дожидаться конца года — начните подготовку уже сейчас.

МойСклад — мультисервис для бизнеса

Объединяйте все бизнес-процессы: производство, складской учет, продажи. Попробуйте, это бесплатно!