«Касса LiteBox»
Инвентаризация

Как контролировать кассира в розничном магазине

Главная цель любого предпринимателя — получать прибыль. И одна из важных задач для достижения этой цели — контроль кассира и отслеживание и проверка кассовых операций. Необходимо постоянно проверять кассовые документы, товарные чеки, отслеживать денежные суммы и контролировать остаток товаров на складе.
Как контролировать кассира в розничном магазине

Главная цель любого предпринимателя — получать прибыль. И одна из важных задач для достижения этой цели — контроль кассира и отслеживание и проверка кассовых операций. Необходимо постоянно проверять кассовые документы, товарные чеки, отслеживать денежные суммы и контролировать остаток товаров на складе.

Зачем нужен контроль кассовых операций

Для предпринимателя важно организовать систему контроля кассовых операций, чтобы снизить риск воровства со стороны сотрудников. По статистике Crystal Systems Itergrations по этой причине компания ежедневно может терять до 30% выручки. Поэтому, если вы в перспективе года не хотите закрыть магазин из-за его низкой рентабельности, вам придется научится выявлять факты кражи.

Более того, если не контролировать сотрудников, которые совершают операции с деньгами, при первой проверке налоговой на компанию выпишут штраф за нарушение кассовой дисциплины.

Размер штрафных санкций для разных форм бизнеса отличается:

  • 40-50 тыс. руб. — для ООО;
  • 4-5 тыс. руб. — для ИП.

Помимо этого придется дополнительно оплачивать штраф до 5 000 рублей за нарушение правил работы на кассе.

Что воруют кассиры

Чаще всего в торговых точках под угрозой наличные деньги из кассы. Большинство схем обмана старшими кассирами уже известно, поэтому сотрудники придумывают новые способы мошенничества. Чтобы снизить рост воровства в магазине необходимо определить ответственность продавца-кассира за недостачу в кассе и прописать ее в договоре найма.

Нередко сотрудники торговых точек незаконно выносят товар небольшими партиями, чтобы это было незаметно. Рассмотрим на примере.

Ежедневно продавец Анна из магазина канцелярии ХХХ незаконно выносила товары, не проводя их через кассу. Она делала это через день, беря в основном по паре небольших предметов . В конечно счете предприниматель недосчитался остатков на 5 320 рублей. К тому моменту Анна уже не работала, и что-либо доказать было сложно.

Чаще всего такие схемы мошенничества используют сотрудники, которые планируют уволиться. Кражи в основном происходят на небольшие суммы, чтобы предприниматель в конце концов махнул рукой и не захотел с ней разбираться. За отсутствие должного контроля нести ответственность будет именно он.

Как определить, что кассир ворует

Распознать вредоносные деяния кассира среди огромного числа рабочих операций — непросто. Ведь делается это так, чтобы никто и не заподозрил в совершении незаконных действий. Однако есть ряд признаков, которым с большой вероятностью можно вычислить недобросовестного сотрудника:

  • недостача денежных средств;
  • несоответствие продаж товара и выбитых чеков;
  • плохие результаты инвентаризации;
  • фиксация открытия денежного ящика без его закрытия в конце рабочей смены;
  • наличие операций по редактированию и аннулированию чеков, отмене товара;
  • наличие отрицательных остатков;
  • часть чеков долго открыты;
  • продавец использует скидки, которые не применяют другие сотрудники;
  • нарушена периодичность выписки кассовых чеков;
  • зафиксировано открытие денежного ящика без его закрытия в конце рабочей смены;
  • пересортица товаров.

Итак, что делать, если вы обнаружили в своем магазине что-то из этого списка. Паниковать и уж тем более идти напролом с обвинениями не стоит. Для начала нужно разобраться в ситуации, иначе вы рискуете потерять честных и добросовестных продавцов. А это самая большая ваша ценность.

Схемы мошенничества

На сегодняшний день известно несколько схем мошенничества, которые практикуют кассиры и директора магазинов. Руководитель должен быть знаком с каждым из них, чтобы быстро на своем предприятии выявлять воришку. Мы рассмотрим самые часто встречающиеся способы обмана, которые актуальны в магазине при разных способах расчета: наличными или картами.

Самые популярные схемы мошенничества:

№

Действия кассира

Как контролировать сотрудника и какие действия нужно предпринимать.

1.

Сотрудник продал товар, взял оплату с покупателя, выдал сдачу, но не закрыл чек. После ухода покупателя кассир аннулирует чек и забирает деньги себе. Хоть кассир обязан выдать покупателю чек, он может под разными предлогами этого не сделать, чтобы получить деньги. 

Если у сотрудника много отмен, нужно проводить проверки кассовых операций чаще. Скорее всего при инвентаризации вы не досчитаетесь товара. у вас появиться отрицательные остатки кассы. А при пересменке другой сотрудник обнаружит недостачу денег в кассе.

2.

Кассир провел фиктивный возврат товара, а деньги за покупку забрал себе. Нередко в таких схемах участвуют сообщники, которые возвращают товар, ссылаясь на его недостатки (просроченный продукт, пустая упаковка, сломанный товар).

При обнаружении операций по возврату товара с выдачей наличных денег из кассы рекомендуется провести при пересменке выборочную инвентаризацию на те группы товаров, которые возвращали  Если по количеству фактические остатки сойдутся с учетом пересортицы, то все в порядке. 

3.

Продавец пробивает дешевый товар в чеке, когда покупатель приобретает дорогую продукцию. Человек рассчитывается наличными, а продавец забирает разницу из кассового терминала. 

Есть пересортица, во время ревизии недостача дорогих товаров.

4.

Кассир долгое время не может выдать покупателю чек. Говорит, например, что зависла касса.  И тот уходит не дождавшись его. После этого продавец удаляет из чека самый дорогой товар, а деньги за него забирает себе. 

При таких махинациях вы увидите частые операции по удалению товаров из чека. По результатам  пересменки количество проданного товара и денежная сумма в кассе не совпадают. 

5.

Продавец пробил в чеке скидку, а по факту покупатель приобрел товар за полную стоимость. Размер скидки сотрудник забрал себе. Как правило, чеки покупателям не выдаются или пробивается два чека, один из которых получает клиент. 

Много чеков со скидками.  Если скидки согласованы, то можно проверить действительно ли выгодная цена была для покупателя. Или можно сравнить продавцов по количеству сделанных скидок. И по тем, кто “отличился”, провести дополнительную проверку и запросить объяснительную.  

6.

Продажа одного товара нескольким покупателям. Продажа товаров в кассе не фиксируется, а покупатель не получает чек после покупки. Все деньги полученные от клиента продавец забирает себе. 

Обнаружить такую причину потери магазина можно по косвенному признаку:  продолжительное  время открытия одного чека. При пересменке вы  выявите недостачу денег и товара. Также вас ждут плохие результаты инвентаризации. 

7.

Покупатель, который в сговоре с продавцом наклеивает на весовую продукцию штрих-код товара с более дешевым товаром, а кассир типа “не замечает” подмены. 

Во время ревизии выявляется недостача товара, пересортица. Причем недостает именно дорогих товаров, в то время  на складе избыток  дешевых товаров этой категории. Как правило избыток по весу сопоставим с весом недостачи дорого товара


 

8.

Проводка не того товара. К примеру, человек купил булку хлеба, а в чеке написано, что это был пакет молока. Опять же разницу стоимости разных товаров продавец берет себе. 


Это удастся обнаружить при ревизии товара: будет недостаток хлеба, а по молоку будут излишки. 

9.

Было продано несколько товаров, а в чеке стоит только один. 

Иногда такие ситуации случаются по халатности продавца. Но даже если они возникают, сами покупатели видят обман и требуют вернуть деньги.

10.

Кассир договаривается с поставщиком о поставке скоропортящегося товара с дефектами. Часть товара он списывает и реализует по своим каналам. 

Часта ситуация, что продавец в сговоре с несколькими поставщиками. Если в магазине слишком часто списывают товар,вам придется озадачится, чтобы  и установить связь между поставщиком и продавцом. Нужно лично проверять  качество отгружаемого товара, а также остатков, прежде, чем их действительно спишут. С недобросовестными на ваш взгляд поставщиками лучше расстаться..

11.

Закончилась кассовая лента и продавец, пользуясь случаем, перезапускает кассовый аппарат. Чек он закрыть специально не успел, чтобы при перезапуске данные потерялись, а покупатель в такой ситуации зачастую чека не ждет. Кассир в итоге может чек не пробить или пробивает новый чек с меньшей стоимостью, а разницу убирает в карман.



. 

При проверке ККТ удается заметить операции по перезапуску кассы. Во время ревизии будут обнаружены потери товара или денег. Могут быть и отрицательные остатки.

Мы перечислили самые распространенные схемы мошенничества, но на самом деле их гораздо больше. Чтобы выявить незаконные действия сотрудников, необходимо усилить контроль над кассиром в магазине.

Как предотвратить кражу

Для того чтобы не терять прибыль от розничной торговли необходимо выстроить свою систему контроля. Как минимум контролировать сотрудников, кассовые операции и предусмотреть меры наказания. Перечислим несколько способов, благодаря которым удастся снизить воровство:

  1. Прописать в должностных инструкциях и других документах компании обязанности кассира и меры наказания за недостачу и кражу. Должна быть материальная ответственность работника и штрафы за недостачу.Тогда желания совершать кражи однозначно станет меньше. Ведь в таком случае им придется выплатить украденные деньги
  2. Предусмотреть коллективную материальную ответственность. Такой способ мы рекомендуем применять в качестве эксперименты при систематическом обнаружении недостачи во время ревизии. Так вы заинтересуете и сотрудников пристально наблюдать за происходящим и вычислить воришку. Обратная сторона метода заключается в том, что в порыве несправедливости от вас могут уйти честные и добросовестные работники.
  3. Установить в магазине видеокамеры и предупредить об этом сотрудников. Ни один человек под прицелом видеонаблюдения не будет совершать противозаконных действий. Если магазин крупный, можно усилить системы контроля и нанять на работу 1-2 охранников, которые будут следить не только за кражами покупателей, но и персонала.
  4. Проводить ревизии, чтобы отслеживать недостачу, как можно чаще. Это один из самых действенных способов навести порядок на складе и дисциплинировать сотрудников. Однако в этом случае вам нужно полностью перейти на автоматизацию магазина, то есть использовать специальные программы учета остатков. Программа экономим ваше время, ведет за вас учет остатков. Например, чтобы подготовить акт для инвентаризации, вам достаточно будет распечатать его с программы. Кстати, если вы используете товароучетную программу МТС, то при необходимости сможете подготовить к инвентаризации только интересующую вас группу товаров. Это позволит провести неожиданную инвентаризацию причем без закрытия магазина.
  5. Система контроля кассовых операций. Звучит сложно, на самом один из самых простых способов, если вы работаете на смарт-кассе.
  • В кассах МТС, например, кассиры авторизуются в начале смены, а кассовая программа ведет запись кассовых операций. Поэтому распознать «опасные» действия конкретных кассиров совсем не трудно. Вы увидите отмены чека, возвраты, удаленные товары, историю по перезапускам кассы.
  • Касса фиксирует время открытия и закрытия смены, подсчитывает наличную выручку и и по карте, средний чек. Показывает сколько кассир продал и по каким ценам. Также перед вами полная картина «пришло-ушло-осталось»
  • Продать товар по «своей» цене тоже не получится — кассир заносит в чек товар уже с ценой из базы. Доступ же к редактированию в МТС Кассе можно раздать только на одного сотрудника, например, директору магазина.

В купе с товароучетной программой, которая уже встроена в кассу МТС, достаточно просто разобраться в причинах недостач и расхождениях в остатках. Внедрение такой автоматизации в магазине экономит время не только продавцов, но и главного бухгалтера.

МТС касса

Купить умную кассу или взять ее напрокат

 

Начать дискуссию