Налоговая по «встречке» запросила скриншоты всей переписки по электронной почте. Что ответить на это?

Гоголевский Вий, чтобы видеть, просил своих подручных поднять ему веки. Налоговая, чтобы увидеть все, выставляет требования по встречным проверкам с запросами документов по контрагентам и сделкам. Дело  обычное: запрашивают договоры, счета-фактуры, накладные, акты. Но требования по «встречкам» по своему объему все растут и растут, а изыски формулировок могут ввести в ступор. 

Вот, например, пришло требование с запросом всей переписки по электронной почте:

Директор фирмы, получив такой запрос, сказал, что он не может предоставить такие скриншоты. Дело в том, что они с менеджерами в процессе согласования деталей контракта не стесняются в выражениях своих эмоций…

Можно так и написать в налоговую, что деловая переписка между лицами, выступавшими от имени организации, содержит ненормативную лексику,  в связи с чем не может быть представлена в адрес налоговой…

Но все же как реагировать на такие запросы? Универсального, шаблонного ответа нет. Нужно исходить из обстоятельств договора (сделки), а также того, насколько стороны заинтересованы в подтверждении каких-либо коммуникаций. Вот несколько вариантов.

Вариант первый, при котором документы со скриншотами в налоговую не представляются. В самом договоре не закреплены положения о юридической значимости обмена через электронную почту.

«Запрашиваемые вами документы, содержащие снимки экранов компьютера с отображением сообщений электронной почты, не являются основаниями  для начисления налогов, не определены сторонами договора в качестве имеющих юридическую силу документов. Бухгалтерским и налоговым законодательством сроков хранения указанных документов не предусмотрено. В связи с этим запрашиваемые документы не представляются.»

Вариант второй, при котором скриншоты переписки по электронной почте представляются выборочно. В договоре также  не закреплены положения о юридической значимости обмена через электронную почту.

«Документы, содержащие снимки экранов компьютера с отображением сообщений электронной почты, не являются основаниями для начисления налогов и не определены сторонами договора в качестве имеющих юридическую силу документов. Бухгалтерским и налоговым законодательством сроков хранения указанных документов не предусмотрено. Организация не имеет технической возможности систематизировать и сделать скриншоты всей переписки за период с **** года. В связи с этим представляем вам выборочные снимки экрана с сообщениями электронной почты на *** листах.»

Вариант третий. В договоре закреплены положения о юридической значимости обмена через электронную почту и прописан документооборот, который может через нее осуществляться.

« Представляем вам снимки экрана сообщений электронной почты, содержащие информацию в соответствии с пунктом *** договора. Что касается прочей переписки с контрагентом, то исходя из отсутствия технической возможности систематизировать и сделать скриншоты всей переписки за период с **** года, представляем вам выборочные снимки экрана с сообщениями электронной почты на *** листах».

И, собственно говоря, если электронная переписка не велась, то можно так и ответить, что обмен информацией и документами с использованием почтовых серверов не использовался.

Присоединяйтесь к тем, кто использует Мультибухгалтер – специализированное решение для бухгалтерских фирм. Помогает работать, вести больше клиентов и «не зашиваться». 

Теперь есть и мобильное приложение для бухгалтера! Где бы вы ни были, вся ваша бухгалтерская команда будет на связи: уведомления о новых и выполненных задач, сообщения клиентов, напоминания, события и полезная информация!

Сервис для бухгалтерских фирм

Попробуйте Мультибухгалтер

Подробнее

Андрей Жильцов, руководитель сервиса «Мультибухгалтер»