Советы основаны на огромном опыте Мультибухгалтера по общению с пользователями — бухгалтерскими фирмами, также на организации процессов, которыми поделилась бухгалтерская фирма СБК «Профит». Это региональная фирма из Рязани, на постоянном обслуживании у которой более 1000 клиентов, организаций и индивидуальных предпринимателей. Начнем!
1. Не тратьте время на то, что можно автоматизировать
На сверку сдачи отчетности и уплаты налогов, которая автоматизируется.
На работу с требованиями из налоговой, распределение которых в задачи по сотрудникам можно организовать автоматически.
На выставление счетов клиентам на оплату услуг.
На подготовку договоров и доверенностей, сроков их действия — для этого есть настройки шаблонов и учетчики с аналитикой.
Сверку отчетности в Росстат — есть автоматическое формирование графика такой отчетности с автоматическим обновлением информации.
На учет клиентов на патентной системе, которая несмотря на простоту расчета налога, требует специальной организации процессов, если у вас много таких ИП на обслуживании.
На учет договоров и доверенностей, отслеживания сроков их действия и аналитику по ним.
И еще в работе бухгалтерской фирмы множество ситуаций, когда приходится иметь дело с отложенными событиями, планами подачи заявлений при переходе на УСН/ОСНО, подтверждения нулевой ставки по налогу на прибыль, льгот по НДС и т.д. Нужен удобный инструмент для их контроля. В Мультибухгалтере есть удобный учетчик таких индивидуальных событий, по которым формируется график с напоминаниями.
2. Организуйте быстрый доступ к информации об особенностях работы вашими клиентами, обеспечьте хранение такой информации и передачу ее от сотрудника к сотруднику
Особенности каждой организации, обслуживаемой в бухгалтерской делим на три блока:
Первый блок — учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета.
Второй блок — регламенты работы с клиентом на уровне договорных отношений, если они оформлены в качестве соглашений (приложений к договору).
Третий блок — особенности учета, нужные самой бухфирме, описанные на «языке внутренних коммуникаций». Например, тогда-то мы проводим по нему банк, так-то учитываем номенклатуру, а у такого-то сотрудника к числу запрашиваем документы по*…вариантов может быть множество.
Для этого есть удобный инструмент по хранению подобной информации, быстрому доступу к ней — простому и наглядному. В Мультибухгалтере такой инструмент называется «Наши справочники», который интегрируется с карточками организаций.
3. Упростите общение с клиентом, чтобы оно было удобно и вам и клиенту
Подцепите интеграцию с почтой, чтобы настроить сортировку, сохранность и быстрый доступ к переписке по любому из ваших клиентов.
Настройте интеграцию с Телеграм — Мультибухгалтер не только ее обеспечивает, но и дает конструктор типовых задач для быстрого общения с клиентами.
Предложите своим клиентам мобильное приложение, у Мультибухгалтера оно удобное, простое, но позволяет полноценно общаться с клиентами.
Мультибухгалтер
Сервис для бухгалтерских фирм помогает развиваться и вести любое количество клиентов
4. Организуйте структуру фирмы для наращивания максимальных компетенций и опыта
Распределите отделы на тех, кто обслуживает клиентов на упрощенной и общей системе. У них разный подход к организации учетных процессов и компетенциям.
Выделите отдел по зарплате и кадрам. Это «отдельное государство» внутри бухгалтерской фирмы, настолько там свой супер-интенсивный ритм работы.
Выделите административные функции в отдельный отдел, с максимальной экономией ресурсов на непрофильные функции, чтобы ведущие бухгалтеры не тратили на них время. Используйте его как информационный «хаб» для распространения информации внутри бухгалтерской фирмы.
Мультибухгалтер содержит настройку организационной структуры бухгалтерской фирмы с распределением прав доступа сотрудников.
5. Настройте удобные и быстрые коммуникации внутри бухгалтерской фирмы
Используйте проекты для коллективной работы, например при приеме новых клиентов, когда нужно распределить и согласовать действия сотрудников бухгалтерской фирмы.
Используйте постановщик задач с обменом документов, переадресацией, наглядной цветовой индикацией, быстрого доступа к архиву выполненных задач, например тот, что есть в Мультибухгалтере.
6. Унифицируйте тарифы по пакетному принципу, а не настраиваете учет стоимости по каждой операции, это может тормозить рост фирмы
Подходов к тарификации много, со своими плюсами и минусами. Промониторьте предложения крупных бухгалтерских фирм, а так же то, как тарифицируются услуги, которыми вы пользуйтесь в обычной жизни. Скорей всего вы увидите подход по тарифам-пакетам, а не подсчет всех фактов вашей хозяйственной жизни.
Тариф освобождает вас от дополнительной бюрократии и отчетов, выгоден при планировании бюджета, расходов, например когда стоит вопрос, взять ли новых сотрудников
В Мультибухгалтере есть функционал тарифов с возможностью настройки любых параметров. Для аналитики есть наглядная история тарифов, позволяющая быстро проанализировать, когда и по кому менялся тариф.
7. Организуйте доступ к вашему онлайн-офису для работников на удаленке
Сейчас активно применяется не только полная дистанционная работа бухгалтеров, но и «гибридная удаленка», при которой работник частично находиться в офисе, а частично работает из дома. Такие подходы расширяют возможности бухгалтерской фирмы по привлечению лучших специалистов и экономят ресурсы, но возможны при наличии доступа к процессам бухгалтерской фирмы.
Мультибухгалтер по сути онлайн-офис бухгалтерской фирмы, с отслеживанием статуса работников, чтобы руководитель знал, кто из его работников на дистианционке или в офисе. Мобильное приложение бухгалтера – быстрая связь с сотрудником, а так же возможность для руководителя иметь свой офис буквально в телефоне.
И самое главное.
8. Не зарывайтесь в микроменеджменте!
Попытка построить управления бухгалтерской фирмой, по модели оцифровки и разбития на молекулы-задачи рабочего дня, не что иное, как микроменеджмент. Иммунная система бухгалтерских фирм, крайне уязвима для микроменеджмента. Микроменеджмент — это контрпродуктивный стиль управления. Сосредоточьтесь только на тех процессах, которые важны, т.е. способствуют развитию вашей бухгалтерской фирмы!
Мультибухгалтер это не случайный набор функций, а целостная система, где собрано самое важное. Цель Мультибухгалтера — развитие бухгалтерских фирм!
Мы верим, что наш подход к управлению, поможет расти и вам! Успехов вам и процветания!
Мультибухгалтер
Сервис для бухгалтерских фирм помогает развиваться и вести любое количество клиентов
Реклама: ООО «МУЛЬТИБУХГАЛТЕР», ИНН: 6234172398, erid: LjN8KcbZZ
Комментарии
1Про молекулярные задачи согласен. Ну и то на определено с этапе развития любого предприятия это практически неизбежно. Но на определенном этапе надо соскакивать с этого, иначе не будет роста)
Оцифровка оцифровке рознь😏Вот здесь скорее нет, чем да😃