Удаленные сотрудники или самозанятый-фрилансер: кого выбрать

Самозанятыми работниками в последнее время никого не удивишь, а количество тех, кто решил работать на фрилансе официально, растет каждый день.

Многие компании решили, что часть штатных сотрудников можно сократить и на отдельные проекты просто нанимать самозанятых. Другие подумали, что проще и удобнее перевести часть своих сотрудников на удаленку, а не нанимать сторонних исполнителей. В этом материале мы провели сравнительный анализ и разобрались — когда какой из вариантов лучше выбрать.

Кто может уйти на удаленку

Начнем с того, что не каждого работника можно отправить на удаленку. Рабочий сталелитейного завода не сможет работать из дома. Как и сотрудник, использующий дорогое и высокотехнологичное оборудование в специально подготовленном помещении.

Работники, обеспечивающие бесперебойную работу компании, тоже не могут работать из дома и заменить их самозанятыми нельзя — ведь регулярная работа говорит о необходимости заключить трудовой договор.

Хотя в законодательстве нет четкого перечня сотрудников, которых нельзя отправлять на удаленку, сам работодатель решает, кто ему нужен непосредственно и ежедневно в офисе. Перевод ключевых сотрудников может резко снизить эффективность бизнеса.

Важно правильно определить должности, которые себя прекрасно чувствуют на удаленке, и фронт работы, с которым можно справиться на расстоянии или с использованием редких визитов в офис.

При этом самозанятый фрилансер, работающий дома, уже обустроил себе рабочее место, значит нанимателю не нужно заботиться об обеспечении его связью, компьютером, оборудованием и т. д.

И все же, что понадобится для организации труда удаленного сотрудника и для работы самозанятого-фрилансера. Давайте посмотрим.

Что нужно для удаленного сотрудника

Помимо заключенного трудового договора и перевода на дистанционную работу необходимо обустроить удаленное рабочее место.

ТК РФ не обязывает работодателя покупать новую оргтехнику, а разрешает выплачивать надомнику компенсацию за использование личного имущества. При наличии грамотно оформленных локальных нормативных актов работодатель сокращает налог на прибыль, а не только экономит на аренде офиса.

Рассмотрим более предметно затраты на примере удаленного бухгалтера:

• компенсация за связь и интернет;
• компенсация за использование домашней компьютерной техники;
• оплата расходных материалов: бумага, картриджи, папки для документов и прочее;
• подключение ЭДО;
• установка и настройка бухгалтерских программ для работы в «облаке».

Этот список нельзя назвать окончательным. В зависимости от того, какой сотрудник уходит на удаленную работу, может понадобится что-то еще. Например, работнику кол-центра потребуется надежная гарнитура, чтобы переговоры с клиентами не превращались в «Алло, алло, вас не слышно».

Не каждый сотрудник готов выделить в квартире место для работы, где никто не будет мешать и можно расположить все рабочие материалы и технику.

Мои самозанятые

Платформа помогает компаниям автоматизировать работу с исполнителями. Есть API для интеграции с 1С

Отправить

Что нужно для самозанятого-фрилансера

Запросы самозанятого будут в несколько раз меньше, ведь он работает по договору возмездного оказания услуг.

Возьмем тот же пример с бухгалтером. Самозанятому специалисту, скорее всего, не потребуется от вас какое-то ПО или оборудование. Он может, например, подключиться к имеющейся у вас программе удаленно или работать в своей базе.

Специалисты творческой сферы: дизайнеры интерьера, художники, создатели логотипов и т.д. обладают своим софтом, удобным для работы. От вас им нужно только четко поставленное задание.

Те, кто работает с интернетом, соцсетями и сайтами также будут или подключаться удаленно к вашим компьютерам и серверам, либо будут работать через свои.

Покупать компьютер или компенсировать услуги связи исполнителю наниматель не должен, иначе гражданско-правовые отношения перейдут в трудовые. Хотя можно предусмотреть компенсацию отдельных видов расходов. Например, если самозанятый сам приобретет необходимые для работы материалы и сумма договора будет поделена на вознаграждение и компенсацию затрат на материальную часть.

Бухгалтер-фрилансер выполнит всю работу, которую вы пропишите в договоре. Для этого ему порой достаточно один раз в месяц посетить офис для обработки первички.

На месте или с помощью сканов он заносит информацию в бухгалтерскую программу. По итогу месяца отчеты будут сданы, зарплата начислена, налоги уплачены, подписан акт-выполненных работ. Получив оплату, самозанятый присылает вам чек, а вы уменьшаете налог на прибыль.

Согласитесь, что это проще, чем оформлять документы на компенсацию работы на дому.

У дистанционных штатников больше обязанностей, которые они выполняют строго в определенное рабочее время. Фрилансер в это время может работать еще на несколько заказчиков.

Когда самозанятый лучше, чем удаленщик

Для разовых проектов однозначно лучше привлекать фрилансеров, чем создавать штатную единицу с рабочим местом. Ведь вам потребуется не только организовать его, но еще аттестовать — провести специальную оценку условий труда, чтобы рабочее место соответствовало требованиям безопасности и не влияло на здоровье сотрудника. Например, освещенность была достаточной, температура и влажность в помещении были комфортными, аппаратура подключена безопасно и т.д.

Ответственность за подготовку своего рабочего места фрилансер несет сам. Он же отвечает за пожаробезопасность. Проводить СОУТ для самозанятого не нужно.

К тому же, часто специалисты высокого класса не готовы устраиваться на постоянную работу. Фриланс, возможность выбирать заказчика, путешествовать или переезжать значит для них больше, чем соцпакет и стабильная зарплата.

Свою профпригодность и высокий уровень знаний не раз доказали:

• программисты;
• системные администраторы;
• тестировщики ПО;
• веб-дизайнеры;
• интернет-маркетологи;
• SMM-менеджеры и пр.

Работать с фрилансерами и находить ответственных специалистов стало проще через платформы поиска, например «Мои Самозанятые». Отличие от обычного сайта с вакансиями в том, что здесь все исполнители проверены — они имеют должный статус. Также через платформу можно вести весь документооборот и расчеты, получать закрывающие документы, а не просто находить фрилансера и ставить ему задачи.

Как упростить себе работу с самозанятыми

Даже если компания готова пересмотреть количество удаленных сотрудников в пользу фрилансеров или необходимо привлечь новых узких специалистов на короткое время, может возникнуть несколько препятствий и сложностей при организации рабочих процессов.

Расскажем, как облегчить адаптацию:

1. Большое количество исполнителей равняется большому количеству исходящих платежных поручений, что неудобно и отнимает много времени.

Есть готовое решение — выплачивать вознаграждения фрилансерам можно с помощью сервиса «Мои Самозанятые». Он позволяет платить на карты, по реквизитам счёта или номеру телефона сразу множеству самозанятых.

2. В момент заключения договора и в день перечисления вознаграждения у исполнителя необходимо проверить статус самозанятого.

Это проверка заключается в том, чтобы в ручном режиме проверять каждый ИНН на сайте ФНС.

За двумя-тремя уследить не сложно, а с массовыми проверками проще справится автоматизированной системе. «Мои Самозанятые» проверят исполнителей и сообщат бухгалтеру, если чей-то статус поменялся. Это убережет от необходимости менять отношения с самозанятым на «стандартные» гражданско-правовые и доплачивать за него взносы.

3. Первичных документов фрилансеры составляют не много, но они должны быть предоставлены точно в срок и сохранены для расчета налогов.

Отследить, что весь комплект документов поступил, подписан и соответствует законодательству бухгалтеру непросто. Тем более, что исполнители могут пользоваться для их отправки разными каналами — кто-то отправляет почтой, кто-то просто шлет сканы, а кто-то даже пользуется ЭДО.

Собирайте всех исполнителей на единой площадке и документооборот станет проще, быстрее и, главное, полностью юридически подтвержденным.

Выбор в пользу самозанятого-фрилансера чаще всего продиктован экономическими соображениями, а также необходимостью выполнения разовых работ, которые не могут взять на себя штатные сотрудники.

Решать — с кем удобнее работать, стоит ли пересматривать штатное расписание и прибегать ли к услугам самозанятых — вам.

Тем, кто решил себя попробовать в качестве самозанятых (а таких немало среди бухгалтеров) приглашаем в «Мои самозанятые». Вы поймете, что работа на фрилансе может быть не только выгодной, но и очень удобной.