И чек, и акт
В самом деле, имеются разъяснения ФНС России, которые многие восприняли однобоко: чек от самозанятого нужен, а акт не обязателен. На самом деле акт дополняет чек. Акт подтверждает факт исполнения заказа, фиксирует период (дату), в нем можно подробно расписать выполненные работы, оказанные услуги (это, кстати, важно при спорах с налоговиками), описать какие-то недочеты в исполнении и согласовать их устранение и т. п.
Чем больше документов в обоснование сделки у вас будет на руках, тем лучше.
Нет акта — нет расходов
Какие претензии может повлечь за собой отсутствие акта? Налоговики не преминут снять расходы по налогу на прибыль (по УСН), начислят пени и штраф, плюс насчитают страховые взносы на сумму вознаграждения самозанятому — если решат, что фактически ваши отношения — трудовые, а не гражданско-правовые.
Вот потому разумнее всегда составлять договор с самозанятым и приложением к нему согласовывать форму акта для подтверждения оказанных услуг (выполненных работ).
К слову, в договоре с самозанятым целесообразно установить санкции за опоздание с выдачей или за невыдачу чека и акта. Подобная неустойка хорошо дисциплинирует, особенно, если вы будете ее применять, а не только прописывать.
Напомним, что самозанятый при получении безналичной оплаты может выставить чек до 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления средств. Поэтому иногда исполнитель может просто забыть о том, что чек нужно передать.
Если самозанятого нанимает организация, которая с его помощью оказывает какие-то услуги третьим лицам по агентскому договору (другому посредническому договору), то подтвердить реальность расходов помогут не только чеки и акты, но и иные документы (см. письмо ФНС от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902).
Автоматизируйте работу с исполнителями с помощью сервиса Мои самозанятые. Эффективное решение для всех задач: регистрация самозанятого, формирование и подписание необходимых договоров и актов, проверка статуса, сбор чеков.
Обязательные реквизиты
Форма акта не формализирована, т. е. не утверждена официально, вы можете сами составить и согласовать ее. Для этого стоит приложить образец акта к договору, чтобы самозанятый знал по какой форме составить документ. Далеко не все исполнители разбираются в бухгалтерских нюансах.
Главное, включить в бланк реквизиты, упомянутые в части 2 статьи 9 Закона о бухучете (наименование документа, дата составления, описание факта хозяйственной жизни, подписи ответственных лиц и т. п.). Особое внимание следует уделить перечню оказанных услуг (выполненных работ), их объему, описанию конкретных действий и т. п. — лишь при таких условиях налоговики не смогут придраться к реальности операции и к тому, что расходы документально не подтверждены.
Например, если самозанятый оказывал услуги по доставке товаров, то в акте недостаточно указать название услуги и ее стоимость, необходимо дополнить данными характеризующие способ и пункт доставки (в какие дни и куда осуществлялась доставка).
Форма акта
Прежде всего указываем наименование — «Акт об оказании услуг» (или выполнении работ), далее — место и дату составления. Указываем наименование заказчика, например:
«Общество с ограниченной ответственностью „Имярек“ (далее — Заказчик) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего в соответствии с Уставом, с одной стороны...»
Далее описываем исполнителя. Тут достаточно указать ФИО:
«...и Петрова Анастасия Петровна (далее — Исполнитель) с другой стороны, далее именуемые Стороны, составили настоящий Акт о следующем:»
Далее указываем реквизиты договора, на основании которого были оказаны услуги (выполнены работы), и их четкий перечень.
Особо подчеркните, что услуги оказаны своевременно или работы выполнены в полном объеме, в какой период, а также то, что качество и результат соответствуют договорным требованиям.
Если есть разногласия по выполнению, значит указываем и их. К примеру, если выполнялись работы по покраске стен самозанятым-маляром, и краска начала отслаиваться на одной из стен, можно написать в акте отказ в принятии работ до устранения недостатков:
«Некачественная покраска стены кабинета № 2 требует снятия нанесенной краски, грунтовки и повторного окрашивания. В соответствии с п. 6.1 Договора работы должны быть переделаны Исполнителем за свой счет. Приложение — фото стены со следами отслаивания краски».
Обязательно указываем и сумму — цифрами и прописью, с указанием на валюту расчетов.
Завершает любой акт замечание о том, что он составлен в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон договора, а также адреса, реквизиты, контакты сторон, место для печати заказчика (при ее наличии).
Полагаем, что к такому акту вряд ли возникнут какие-либо претензии.
Использование сервиса Мои самозанятые исключает риски работы с плательщиками НПД. У нас вы найдете нужного исполнителя и убедитесь в актуальности его статуса перед каждой выплатой (проверка происходит автоматически). В системе хранятся все чеки, в т. ч. аннулированные — налоговики не смогут «снять» расходы.
Мои самозанятые
Платформа помогает компаниям автоматизировать работу с исполнителями. Есть API для интеграции с 1С.
Хотите получить шаблон идеального акта с самозанятыми?
Мы можем прислать вам шаблон договора и акта на электронную почту, просто заполните форму ниже:
Начать дискуссию