Он подтверждает факт выполнения заказа, фиксирует дату, содержит подробное описание работ или услуг, а также может включать замечания по исполнению заказа и их устранение. Игнорировать акт – плохая затея: он считается прямым доказательством для налоговой, что расходы реальные и их правомерно включили в расчет налоговой базы.
Сервис «Мои самозанятые» облегчает работу с исполнителями и предоставляет все необходимые инструменты для заключения договоров и составления актов. В системе хранятся все чеки, включая аннулированные, что помогает предотвратить возможность «снятия» расходов налоговиками.
В этой статье рассказываем о важности этого документа и делимся инструкцией по его правильному оформлению.
Как трактовать указания ФНС
Рекомендации ФНС можно трактовать по-разному, и многие восприняли разъяснения налоговой неверно, считая, что чек – нужен, а акт не обязателен. На самом деле акт выполненных работ является важным дополнением к чеку, в котором:
подтверждается факт исполнения заказа
фиксируется период (дата) выполнения работ/оказания услуг
подробно расписываются выполненные работы или оказанные услуги
описываются возможные недочеты в исполнении и даются уточнения по их устранению.
Чем больше документов в обосновании сделки у вас будет на руках, тем лучше – это особенно важно при спорах с налоговиками.
Нет акта — нет расходов
Как уже упомянули, для налоговой службы важно иметь подтверждение выполненных работ в виде акта. Его отсутствие может повлечь ряд сложностей, в частности может привести к:
снятию расходов по налогу на прибыль (по УСН)
начислению пени и штрафов
начислению страховых взносов на сумму вознаграждения внештатнику, если решат, что фактически ваши отношения — трудовые, а не гражданско-правовые.
Именно поэтому правильнее всегда составлять договор с самозанятым и приложением к нему согласовывать форму акта для подтверждения оказанных услуг (выполненных работ).
Также в договоре с внештатными исполнителями стоит прописать санкции за опоздание с выдачей или за невыдачу чека. Подобная неустойка хорошо дисциплинирует, особенно, если вы будете ее применять, а не только прописывать.
Напомним, что внештатным исполнителям при получении безналичной оплаты следует выставить чек до 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления средств. Поэтому иногда исполнитель может просто забыть о том, что чек нужно передать.
Если внештатника нанимает организация, которая с его помощью оказывает какие-то услуги третьим лицам по агентскому договору (другому посредническому договору), то подтвердить реальность расходов помогут не только чеки и акты, но и иные документы (см. письмо ФНС от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902).
Автоматизируйте работу с внештатными исполнителями с помощью сервиса «Мои самозанятые». Эффективное решение всех задач: регистрация исполнителя, формирование и подписание необходимых договоров и актов, проверка статуса и сбор чеков.
Получите памятку «Различия трудового договора и ГПД с внештатным сотрудником»,
чтобы правильно составить договор оказания услуг с самозанятым и защититься от штрафов
Что указывать в акте выполненных работ
Нет единого шаблона, который формализирован и подходит для всех – здесь вы можете составить и согласовать его самостоятельно. Готовый образец акта стоит приложить к договору, чтобы исполнитель знал по какой форме составить документ – далеко не все из них разбираются в бухгалтерских нюансах.
Также для корректного составления акта необходимо включить в документ:
реквизиты, упомянутые в части 2 статьи 9 Закона о бухучете (наименование документа, дата составления, описание факта хозяйственной жизни, подписи ответственных лиц и т. п.).
перечень оказанных услуг (выполненных работ) – им следует уделить особое внимание.
Важно расписать объем работ, описать конкретные действия и т. п. — лишь при таких условиях налоговики не смогут придраться к реальности операции и к тому, что расходы документально не подтверждены.
Например, если внештатный исполнитель оказывал услуги по доставке товаров, то в акте недостаточно указать название услуги и ее стоимость – необходимо дополнить данными, характеризующими способ и пункт доставки, а также рассказать в какие дни и куда осуществлялась доставка.
Какой должна быть форма акта
Делимся простой инструкцией, которая поможет вам правильно оформить документ:
1. Прежде всего указываем наименование — «Акт об оказании услуг» (или выполнении работ), далее — место и дату составления. Указываем наименование заказчика, например:
«Общество с ограниченной ответственностью «Имя» (далее — Заказчик) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего в соответствии с Уставом, с одной стороны...»
2. Далее описываем исполнителя. Тут достаточно указать ФИО:
«...и Петров Петр Петрович (далее — Исполнитель) с другой стороны, далее именуемые Стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:»
3. Далее указываем реквизиты договора, на основании которого были оказаны услуги (выполнены работы), и их четкий перечень.
Особо подчеркните, что услуги оказаны своевременно или работы выполнены в полном объеме, в какой период, а также то, что качество и результат соответствуют договорным требованиям.
4. Если есть разногласия по выполнению, значит указываем и их.
К примеру, если выполнялись работы по покраске стен внештатным исполнителем-маляром, и после краска начала отслаиваться на одной из стен, можно написать в акте отказ в принятии работ до устранения недостатков:
«Некачественная покраска стены кабинета № 2 требует снятия нанесенной краски, грунтовки и повторного окрашивания. В соответствии с п. 6.1 Договора работы должны быть переделаны Исполнителем за свой счет. Приложение — фото стены со следами отслаивания краски».
5. Обязательно указываем и сумму — цифрами и прописью, с указанием на валюты расчетов.
6. Завершает любой акт замечание о том, что он составлен в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон договора, а также адреса, реквизиты, контакты сторон, место для печати заказчика (при ее наличии).
В итоге, правильное оформление акта об оказании услуг с внештатным исполнителем поможет избежать проблем с налоговыми органами и подтвердит реальность расходов.
Использование сервиса «Мои самозанятые» исключает риски работы с плательщиками НПД. С его помощью можно найти нужного исполнителя, проверить его статус перед началом сотрудничества и непосредственно перед выплатами – проверка происходит автоматически.
Сервис для работы с массовым внештатным персоналом
Автоматизируем работы с ИП, самозанятыми и физлицами: моментальные выплаты и ЭДО
Реклама: ООО «Цифровые банковские платформы», ИНН 7706456380, erid: LjN8KD4rZ
Комментарии
4Подскажите, пожалуйста, в течение какого срока с момента выполнения пуско-наладочных работ нужно получить подписанный акт выполненных работ от исполнителя?
Здравствуйте! Благодарим за ваш вопрос. Как правило, акт выполненных работ составляется вместе с формированием чека. Передать оба документа нужно в течение семи дней с момента выполнения задания, если иное не прописано в договоре подряда. Исключением могут быть долговременные, или непрерывные, услуги — тогда датой составления будет последний день месяца.
Добрый день! Подскажите, на каком ресурсе имеется корректно составленный шаблон акта?
Добрый день! Единого шаблона нет — как правило, его высылает заказчик исполнителю. Однако в нашей статье мы изложили основные пункты, которые стоит включить в этот документ. Надеемся, это поможет 🙂