Первичные документы и проводки при работе с самозанятыми: шпаргалка для бухгалтера 

Операция

Проводка

Документы

Нюансы

Документальное оформление начала сотрудничества

Документ, с которого начинается любое сотрудничество — договор. В случае с самозанятыми нужно оформить договор гражданско-правового характера, а не трудовой. И все формулировки в договоре должны указывать именно на сдельный и гражданско-правовой характер взаимодействия. Иначе межведомственная комиссия в сфере занятости может заподозрить сокрытие трудовых отношений

Перед заключением договора проверьте, что самозанятый не утратил статус плательщика НПД, а значит сможет выдать чек. В противном случае сотрудничество в ним нужно строить как с физлицом без специального налогового статуса. Это обяжет заказчика взять на себя обязанности налогового агента и страхователя

Компания купила у самозанятого товар

Счет затрат, на который покупатель относит расходы на покупку товара у самозанятого, зависит от того, что именно компания купила — основное средство или матзапасы:

Дт 08 (10, 44) Кт 60 (76)

Самозанятому необязательно оформлять товарную накладную, так как 422-ФЗ не требует этого, и за отказ от нее не накажут. Но покупатель вправе потребовать от самозанятого оформить товарную накладную. Накладная служит подтверждением передачи товаров

Самозанятые вправе продавать только товары, которые изготовили своими руками. Им запрещено перепродавать купленное, а также продавать маркируемые и подакцизные товары

Самозанятый оказал услуги или выполнил работы

С услугами аналогично товарам — счет затрат зависит от характера услуг и их предназначения в бизнесе:

Дт 26 (20, 25, 41, 44) Кт 60 (76)

Акт. Но принять к учету вознаграждение плательщику НПД заказчик вправе только при наличии чека от исполнителя, сформированного в приложении «Мой налог»

Акт — необязательный документ, но наличие подписанного сторонами акта подтвердит, что самозанятый оказал услугу, а заказчик ее принял

Компания расплатилась с самозанятым наличными из кассы

Дт 76 (60) Кт 50

Оформите выплату по правилам из указаний Банка России:

1. Выпишите расходный кассовый ордер на бланке № КО-2.

2. Зарегистрируйте РКО, а именно:

• запишите РКО в журнал приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);

• занесите РКО в кассовую книгу (форма № КО-4). 

При получении вознаграждения наличными плательщик НПД обязан выдать чек в момент расчета.

Если исполнитель — самозанятый ИП, то максимальная сумма наличных платежей по одному договору не может превышать 100 000 рублей

Компания расплатилась с самозанятым безналичным переводом

Дт 76 (60) Кт 51

Чтобы перечислить гонорар самозанятому на счет в банке, заполните платежное поручение по стандартной форме, указанной в Положении Банка России от 29.06.2021 № 762-П. При заполнении учитывайте, что:

1. Самозанятый — это физическое лицо, поэтому в поле 20 нужно указать код «1». Это поможет банку определить, может ли он удержать деньги с исполнителя, если у банка есть исполнительный документ на это физлицо.

2. Максимум информации о предмете сделки в текстовом назначении платежа поможет избежать проблем с банком, особенно в контексте 115-ФЗ.

Если компания работает с несколькими исполнителями, то нужно подготовить отдельное платежное поручение для каждого из них.

Чем больше исполнителей, тем больше работы у бухгалтера, а значит, и риск ошибок в реквизитах получателей выше. Если исполнитель не получит деньги вовремя, то заказчик может понести ответственность за это.

Также важно получить от самозанятого чек в срок до 9 числа, следующего за месяцем, когда оплата была переведена

Операция

Проводка

Документы

Нюансы

Документальное оформление начала сотрудничества

Сотрудничество через платформу также начинается с заключения договора.

Сотрудничайте с плательщиками НПД и другими внештатными исполнителями через сервис «Мои самозанятые» и используйте конструктор договоров. Это безопасно с точки зрения риска переквалификации сотрудничества в трудовые отношения

Даже при массовом сотрудничестве с фрилансерами сервис «Мои самозанятые» автоматически проверит статус каждого самозанятого. Поэтому риск нарваться на утратившего статус исполнителя исключен, а компании не придется тратить кучу времени на проверку статуса перед каждой выплатой

Самозанятый оказал услуги или выполнил работы

Дт 26 (20, 25, 41, 44) Кт 60 (76)

Акт и чек. 

Независимо от того, с каким количеством фрилансеров работает компания, онлайн-платформа «Мои самозанятые» предоставляет полный набор документов, которые отвечают требованиям судов и налоговых инспекторов

При заказе услуг через сервис «Мои самозанятые» акт и чек появятся в личном кабинете заказчика после приемки работ и перечисления оплаты

Компания расплатилась с самозанятым 

Когда заказчик работает с исполнителем через онлайн-платформу, он сначала переводит деньги на свой личный счет на платформе. В бухгалтерском учете это отражается проводкой:

Дт 55 Кт 51

Дальнейшее распоряжение о перечислении гонорара исполнителю сопровождается проводкой:

Дт 76 (60) Кт 55

Платежное поручение

При массовых переводах денег исполнителям через платформу «Мои самозанятые» риск ошибок в реквизитах сводится к минимуму. Ответственность за корректность данных несет исполнитель, а заказчик просто дает распоряжение о списании средств со своего личного счета на платформе

Компания приняла услуги онлайн-платформы

Дт 26 Кт 76 (60)

Акт

Акт об оказании услуг сервисом «Мои самозанятые» придет по ЭДО по окончании каждого периода

Компания оплатила услуги онлайн-платформы

Дт 76 (60) Кт 51

Платежное поручение