Как купить онлайн-кассу и не переплатить?

Онлайн кассы, в зависимости от модели, обладают разным функционалом и стоимостью. Их можно разделить на несколько групп, объединенных общими характеристиками.

Виды онлайн касс: какие бывают?

Первая группа — автономные онлайн кассы. Им не требуются никакое дополнительное компьютерное оборудование. Бывают 2-х видов: недорогие ККМ с минимальным набором функций или смарт-терминалы, более функциональные и немного дороже.

Бюджетные кнопочные ККМ с небольшим экраном обычно реализуют только то, что прописано в ФЗ 54, и больше никаким образом не помогают улучшить учет бизнеса. Как правило, их даже нельзя подключить к компьютеру или планшету, с целью ведения полноценного автоматизированного учета. Они не очень удобны в использовании, зато стоят немного.

Смарт-терминалы — это моноблоки со встроенным рабочим местом кассира и всем необходимым минимальным кассовым ПО. Легко расширяют свои возможности: к ним можно подключить множество облачных бизнес приложений (онлайн сервисов), подобрав последние в соответствии со своими задачами.

Вторая группа — фискальные регистраторы. Для работы им требуется подключение к ноутбуку, планшету или телефону. Зато, на этой базе можно организовать полноценный кассовый и складской учет, контроль продаж, скидок и пр.. Т.е. также подключиться к необходимым бизнес приложениям и получить все блага современной автоматизации розничного бизнеса. При этом цена фискального регистратора, скорее всего, будет ниже стоимости смарт-терминала.

Еще одна категория онлайн касс, частично включающая в себя две предыдущие, - это мобильные кассы. К ней относятся те ККМ, которые могут работать какое то время без внешнего электропитания. Это может быть важно в выездной торговле или когда на торговой точке регулярные перебои с электричеством. Мобильной может быть как автономная касса, так и фискальный регистратор — необходимо обращать внимание на то, оснащена ли касса аккумулятором и сколько часов автономной работы она может обеспечить.

От чего зависит стоимость онлайн кассы

Часто стоимость онлайн кассы продавцы (производители или дилеры) указывают без учета цены фискального накопителя (ФН). Это делается для того, чтобы их предложение было финансово более привлекательным. Однако, без ФН касса работать не может, поэтому всегда уточняйте, озвученная цена включает в себя ФН или нет, а также какой он.

ФН может быть рассчитан на 13, 15 или 36 месяцев — это срок, в течение которого его можно использовать. У ФН на 36 месяцев объем памяти больше, чем у ФН на 13 месяцев и примерно такой же, как у ФН на 15 месяцев. При этом ФН на 36 является самым дорогим. Таким образом, выбирают ФН в соответствии с тем, какое количество электронных чеков планируется хранить. Если чеков немного — иногда разумно использовать ФН на 36 месяцев, если же по кассе планируется проводить много операций — лучше взять ФН на 13 или 15. Иначе, память ФН на 36 месяцев может внезапно закончиться раньше планируемого срока, и все равно придется покупать новый накопитель.

При этом тип используемого ФН регламентируется законом. Так, ФН на 36 месяцев может быть использован теми бизнесами, которые оказывают услуги или использует УСН, ЕНВД, ЕСХН или патент. Без автономного режима и торговли подакцизными товарами срок его использования составляет 37 месяцев. Если касса будет работать автономно (без интернета) — срок сократится до 18 мес. А продавцы подакцизных товаров могут использовать ФН только в течение 13 месяцев. Даже купив ФН на 36, через 13 месяцев они будут обязаны его поменять.

Примерная стоимость ФН на 13 или 15 месяцев составляет 6000 руб, на 36 месяцев — от 9000 рублей (если Вы покупаете ФН вместе с кассой). Не забудьте прибавить эту цену к расчетам, которые мы приводим ниже.

Кроме стоимости ФН, на цену онлайн кассы влияет ее функциональность и исполнение. Самые недорогие — автономные ККМ, похожие на калькуляторы. Они очень скромные по возможностям. Цена таких касс без ФН начинается примерно от 6000 руб и редко превышает ценовой диапазон в 14000 руб. При этом кассы за 14000 руб умеют гораздо больше, чем за 6000 руб. Но все они кнопочные и оснащены очень миниатюрным дисплеем, с которым не очень удобно работать.

Фискальный регистратор можно приобрести по той же цене или чуть дороже. Диапазон цен также начинается от 6000 руб, но заканчивается уже в районе 30000 руб. Этой технике будет нужен планшет или ноутбук, но зато на ее базе вы уже сможете организовать полноценное рабочее место кассира или внедрить систему учета склада.

Смарт-терминал можно купить, потратив от 12000 руб до 30000 руб. Его можно использовать как с базовым ПО, так и с дополнительным — в зависимости от того, какие задачи Вы планируете решать. Это тоже влияет на итоговую цену.

Но не забывайте, что цена ККМ с ФН, — это еще не окончательная стоимость, необходимая для внедрения онлайн кассы. Вы должны фискализировать ККМ. Для этого нужно купить договор с ОФД, иметь в наличии или приобрести электронную подпись, а также провести саму процедуру фискализации (регистрации онлайн кассы в налоговой). Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Онлайн касса: цена вопроса в 2019 году

Кроме денег, потраченных на саму кассу и ФН (от 12000 руб до 40000 руб), Вам потребуется еще от 2000 руб до 11000 руб на ее фискализацию.

Во-первых, для регистрации нужна усиленная квалифицированная ЭЦП (электронная цифровая подпись). Если она у Вас уже есть — отлично. Иначе, Вам потребуется ее оформить. В зависимости от формы юрлица и других нюансов – это еще от 1500 до 7000 руб денежных вложений (в большинстве случаев достаточно ЭЦП за 1500). Срок действия подписи, как правило, составляет 1 год.

Во-вторых, нужен договор с ОФД, который также заключается на год. Его рыночная стоимость составляет от 2000 до 3000 руб.

В-третьих, можно провести процедуру фискализации самостоятельно, если у Вас уже есть такой опыт, или доверить данное действие профессионалам (обычно, это 1000 руб). Причина, по которой иногда разумно доверить это действие специалистам заключается в том, что ошибки при внесении данных на сайт ФНС могут привести к необходимости покупки нового ФН.

Итого, покупка и установка онлайн кассы обойдется предпринимателям и юрлицам в сумму от 14000 руб до 51000 руб., а зависимости от модели и процедур, необходимых для ее фискализации. Рассмотрим, какую модель онлайн кассы лучше выбрать.

Какую онлайн кассу выбрать

При выборе модели онлайн кассы стоит руководствоваться такими критериями как:

• тип бизнеса и условия эксплуатации ККМ,
• среднее количество чеков в день,
• нужен ли Вам ЕГАИС, маркировка и пр. (потребуется как дополнительное ПО, так и 2D сканер)
• необходимый функционал (контроль продаж и денег в кассе, дисконтные карты, отчеты, учет склада, технологические карты, интеграции и пр.)

Так же вы можете купить онлайн-кассу "под ключ” (кассу, ОФД, ЭЦП, регистрация в налоговой) у нашего партнера, который является федеральным центром по продаже онлайн-касс на территории России