Григорий Феликсович Артамонов, генеральный директор компании ОВИОНТ ИНФОРМ, стал одним из спикеров мероприятия и рассказал об опыте решения практических вопросов при внедрении систем архивного хранения.
Он отметил, что, на сегодняшний день, накоплен огромный массив электронных данных. Часто структурирование этих данных очень слабое. А если нет структуры, то тратится огромное количество времени для работы с документами.
Грамотная организация архива — важная задача как для физических, так и для юридических лиц.
Важно понимать, что у операторов ЭДО и у СХЭД разные задачи:
У операторов электронного документооборота не сильно развит механизм поиска, так как основная задача операторов ЭДО — транспортная (в т.ч. обеспечение Роуминга), а не хранение и поиск. А в программном модуле «Баланс-2: Клиент ЭДО» реализован полнотекстовый поиск в дополнение к атрибутному. Также преимуществом программного модуля «Баланс-2: Клиент ЭДО» является синхронизация потоков документов из разных систем электронного документооборота.
В заключительной части делового завтрака обсуждался вопрос «Какие есть особенности электронного хранения при использовании УКЭП. На что нужно обратить внимание?». Спикеры мероприятия подвели итоги:
Необходимо обратить внимание на круг источников входящих электронных документов, сертификатами каких удостоверяющих центров они были подписаны. Нужно учесть наличие сервиса меток времени у аккредитованного удостоверяющего центра.
Будьте внимательны к форматам документов, которые поступают в ваш электронный архив.
При переходе на электронный документооборот необходимо составить соответствующий регламент, автоматизировать процесс.
Нужно настроить систему мониторинга актуальности подписей и реализовать процесс уведомлений ответственных сотрудников.
Несмотря на работу с аккредитованными удостоверяющими центрами, окончательную ответственность за свои электронные подписи и их значимость несет владелец системы. Страхуйте свои риски.
Как не все бизнес-процессы нужно автоматизировать, так и не все документы нужно класть в электронный архив. При построении модели информационной безопасности фирмы, нужно учитывать значимые вещи. Не нужно засорять архив лишними документами.
Реклама: АО «Овионт Информ», ИНН: 7725088527, erid: 2W5zFG4YgAL
Начать дискуссию