Хранение документов

Бизнес-завтрак Ассоциации «РОСЭУ» и МТС

18 декабря состоялся бизнес-завтрак «ЭДО Культура», организаторами которого выступили Ассоциация «РОСЭУ» и МТС. Участники рынка электронного документооборота в интерактивном формате обсудили актуальные вопросы архивного хранения электронных документов.
Бизнес-завтрак Ассоциации «РОСЭУ» и МТС
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Григорий Феликсович Артамонов, генеральный директор компании ОВИОНТ ИНФОРМ, стал одним из спикеров мероприятия и рассказал об опыте решения практических вопросов при внедрении систем архивного хранения.

Он отметил, что, на сегодняшний день, накоплен огромный массив электронных данных. Часто структурирование этих данных очень слабое. А если нет структуры, то тратится огромное количество времени для работы с документами.

Грамотная организация архива — важная задача как для физических, так и для юридических лиц. 

Важно понимать, что у операторов ЭДО и у СХЭД разные задачи:

У операторов электронного документооборота не сильно развит механизм поиска, так как основная задача операторов ЭДО — транспортная (в т.ч. обеспечение Роуминга), а не хранение и поиск. А в программном модуле «Баланс-2: Клиент ЭДО» реализован полнотекстовый поиск в дополнение к атрибутному. Также преимуществом программного модуля «Баланс-2: Клиент ЭДО» является синхронизация потоков документов из разных систем электронного документооборота.

В заключительной части делового завтрака обсуждался вопрос «Какие есть особенности электронного хранения при использовании УКЭП. На что нужно обратить внимание?». Спикеры мероприятия подвели итоги:

  • Необходимо обратить внимание на круг источников входящих электронных документов, сертификатами каких удостоверяющих центров они были подписаны. Нужно учесть наличие сервиса меток времени у аккредитованного удостоверяющего центра.

  • Будьте внимательны к форматам документов, которые поступают в ваш электронный архив.

  • При переходе на электронный документооборот необходимо составить соответствующий регламент, автоматизировать процесс.

  • Нужно настроить систему мониторинга актуальности подписей и реализовать процесс уведомлений ответственных сотрудников.

  • Несмотря на работу с аккредитованными удостоверяющими центрами, окончательную ответственность за свои электронные подписи и их значимость несет владелец системы. Страхуйте свои риски.

  • Как не все бизнес-процессы нужно автоматизировать, так и не все документы нужно класть в электронный архив. При построении модели информационной безопасности фирмы, нужно учитывать значимые вещи. Не нужно засорять архив лишними документами.

Реклама: АО «Овионт Информ», ИНН: 7725088527, erid: 2W5zFG4YgAL

Роль менеджера в индустрии современной юриспруденции: от традиций к инновациям

Мировая юриспруденция подвергается значительным трансформациям под воздействием новейших технологий и современных подходов к управлению В итоге актуальна и достаточно нова фигура менеджера в юридической индустрии. Менеджер отвечает за эффективное функционирование юридических компаний, а также за внедрение инновационных решений.

Роль менеджера в индустрии современной юриспруденции: от традиций к инновациям

Начать дискуссию