Изменения УПД с 1 апреля 2025 года: какой формат больше нельзя использовать

УПД — это специально разработанная форма для упрощения бухгалтерского и налогового учета, которая регистрирует передачу имущественных прав, факт отгрузки товаров, факт выполнения работ или оказания услуг.

Какие документы заменяет УПД

Универсальный передаточный документ сочетает в себе черты товарной накладной и счет-фактуры.

Универсальный передаточный документ предложила использовать налоговая в качестве замены части налоговой и первичной документации, информация в которых дублируется. УПД предлагается заменить там, где это удобно, такие формы (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@):

• счет-фактура;

• товарная накладная (ТОРГ-12);

• накладная на отпуск материалов (М-15);

• акт приема-передачи основных средств ОС-1;

• акт приемки-сдачи выполненных работ;

• акт оказанных услуг.

Форма, которую разработала налоговая, всего лишь рекомендованная и может быть трансформирована под нужды бизнеса, если добавить дополнительные реквизиты к существующим. 

Когда и кто оформляет УПД

УПД заполняет уполномоченное лицо: бухгалтер или руководитель организации. 

Перечислим сферы применения УПД:

• продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ;

• посреднические, агентские услуги;

• распределение активов внутри структуры организации.

УПД используют в двух вариантах:

• как счет-фактуру и накладную одновременно: актуально для организаций, которые работают с НДС;

• как накладную или акт — для операций, не облагаемых НДС.

Какой из них применяют, ясно из статуса, который указывают при заполнении: 1 — для комбинации счета-фактуры и накладной; 2 — для накладной и акта. Одна и та же организация имеет право использовать оба статуса в разных ситуациях.

Фактический статус документа покупатель определяет самостоятельно по наличию или отсутствию в нем обязательных реквизитов для счетов-фактур и первичных документов (п. 5—6 ст. 169 НК, п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Если УПД используют как счет-фактуру, форму заполняют в течение 5 дней с момента отгрузки продукции или выполнения работ (п. 3 ст. 168 НК). УПД в качестве первички следует сформировать при совершении операции или сразу после. Разница между датами отгрузки и формирования документа возможна, но не должна превышать сутки.

Преимущества и недостатки универсального передаточного документа

Бухгалтеры-практики отмечают плюсы УПД:

• Экономия времени. Раньше на одну операцию требовалось оформить несколько документов, например счет-фактуру и товарную накладную либо накладную по форме М-15. Теперь достаточно одного.

• Варианты использования. Единый бланк, заполненный в двух вариантах, может решить разные задачи, например, быть актом выполненных работ и документом об отгрузке товара. 

• Оформление сопутствующей операции. УПД удобен, когда услуга и изделие оформлены в одном документе. Например, если оборудование привозят и сразу же подключают.

• Снижение издержек. С применением УПД в документообороте число «бумажек» снизилось. Хранить такую документацию также проще.

Некоторые отмечают и минусы применения этого типа документа:

• Поправка на регион. Если вы работаете с контрагентами в нескольких регионах страны, будьте готовы к тому, что партнеры попросят переделать документ. Так, в Башкирии, в отличие от всей страны, принята обязательная графа 10б, где нужно указать регион происхождения товара.

• Контрагенты отказываются принять УПД. Случаются откровенные случаи самоуправства со стороны партнеров и налоговиков. Например, не принимают УПД, оформленный по доверенности, а кто-то «по старинке» предпочитает работать с оригинальными документами, не принимая УПД. Обычно мотивируют тем, что работают «как правильно».

Изменения в законе

С 9 февраля 2024 для УПД вводится отдельный формат для счета-фактуры, объединенного с УПД.

В нем отражают все данные первичных учетных документов: 

• функции комитента и комиссионера; 

• дополнительные сведений при передаче объектов основных средств; 

• дополнительные сведения по подакцизным топливным товарам; сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД); 

• признаки наличия в документе товара, подвергающегося отдельному контролю (в рамках прослеживаемости, маркировки и т п). 

С 1 апреля 2025 использование нового формата становится обязательным.

Как заполнить УПД

Формы заполнения

Бухгалтер оформляет УПД в бумажном или электронном варианте. 

Обычно бумажную УПД оформляют, когда:

• первичный документ направляют контрагенту, например с водителем;

• УПД выступает в роли первички;

• в документе отражены разные типы прав или операций, например на имущество и услуги.

УПД на бумаге подписывают стороны, участвующие в операции. 

Чаще всего используют электронные УПД в файле XML. В этих случаях:

• документ заполняет только отправитель, или продавец, с информацией исключительно о себе;

• в форме содержатся данные о продавце и покупателе (получателе) товаров, работ или услуг.

Отправка электронных УПД экономит время. Достаточно сформировать документ, заверить электронной подписью и отправить контрагенту.

Подхватим ваш учет на любом этапе или поможем настроить бухгалтерию с нуля

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, налоговый и кадровый учет за предыдущие 1,5 года и возьмем ответственность за проверенный период, как будто учет вели мы

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Правила заполнения УПД 

По сути, УПД — это счет-фактура с дополнительными реквизитами. Следовательно, при заполнении следует руководствоваться актуальными правилами оформления счета-фактуры.

Скачать Бланк УПД без реквизитов прослеживаемости.

Скачать Бланк УПД с реквизитами прослеживаемости.

Скачать Образец УПД со статусом «1». Реализация непрослеживаемых товаров.

Скачать Образец УПД со статусом «2». Организация на УСН реализует прослеживаемые товары.

Проверьте нас в деле

Каждому новому клиенту дарим месяц бесплатного обслуживания

Получить бесплатно

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KZdLU