УПД — это специально разработанная форма для упрощения бухгалтерского и налогового учета, которая регистрирует передачу имущественных прав, факт отгрузки товаров, факт выполнения работ или оказания услуг.
УПД — необязательная для заполнения форма. Но если бухгалтерия решила ее использовать, это право следует закрепить в учетной политике компании, а также разработать и утвердить шаблон.
Какие документы заменяет УПД
Универсальный передаточный документ сочетает в себе черты товарной накладной и счет-фактуры.
Универсальный передаточный документ предложила использовать налоговая в качестве замены части налоговой и первичной документации, информация в которых дублируется. УПД предлагается заменить там, где это удобно, такие формы (письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@):
счет-фактура;
товарная накладная (ТОРГ-12);
накладная на отпуск материалов (М-15);
акт приема-передачи основных средств ОС-1;
акт приемки-сдачи выполненных работ;
акт оказанных услуг.
Форма, которую разработала налоговая, всего лишь рекомендованная и может быть трансформирована под нужды бизнеса, если добавить дополнительные реквизиты к существующим.
Когда и кто оформляет УПД
УПД заполняет уполномоченное лицо: бухгалтер или руководитель организации.
Перечислим сферы применения УПД:
продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ;
посреднические, агентские услуги;
распределение активов внутри структуры организации.
УПД используют в двух вариантах:
как счет-фактуру и накладную одновременно: актуально для организаций, которые работают с НДС;
как накладную или акт — для операций, не облагаемых НДС.
Какой из них применяют, ясно из статуса, который указывают при заполнении: 1 — для комбинации счета-фактуры и накладной; 2 — для накладной и акта. Одна и та же организация имеет право использовать оба статуса в разных ситуациях.
Фактический статус документа покупатель определяет самостоятельно по наличию или отсутствию в нем обязательных реквизитов для счетов-фактур и первичных документов (п. 5—6 ст. 169 НК, п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Если УПД используют как счет-фактуру, форму заполняют в течение 5 дней с момента отгрузки продукции или выполнения работ (п. 3 ст. 168 НК). УПД в качестве первички следует сформировать при совершении операции или сразу после. Разница между датами отгрузки и формирования документа возможна, но не должна превышать сутки.
Преимущества и недостатки универсального передаточного документа
Бухгалтеры-практики отмечают плюсы УПД:
Экономия времени. Раньше на одну операцию требовалось оформить несколько документов, например счет-фактуру и товарную накладную либо накладную по форме М-15. Теперь достаточно одного.
Варианты использования. Единый бланк, заполненный в двух вариантах, может решить разные задачи, например, быть актом выполненных работ и документом об отгрузке товара.
Оформление сопутствующей операции. УПД удобен, когда услуга и изделие оформлены в одном документе. Например, если оборудование привозят и сразу же подключают.
Снижение издержек. С применением УПД в документообороте число «бумажек» снизилось. Хранить такую документацию также проще.
Некоторые отмечают и минусы применения этого типа документа:
Поправка на регион. Если вы работаете с контрагентами в нескольких регионах страны, будьте готовы к тому, что партнеры попросят переделать документ. Так, в Башкирии, в отличие от всей страны, принята обязательная графа 10б, где нужно указать регион происхождения товара.
Контрагенты отказываются принять УПД. Случаются откровенные случаи самоуправства со стороны партнеров и налоговиков. Например, не принимают УПД, оформленный по доверенности, а кто-то «по старинке» предпочитает работать с оригинальными документами, не принимая УПД. Обычно мотивируют тем, что работают «как правильно».
Изменения в законе
С 9 февраля 2024 для УПД вводится отдельный формат для счета-фактуры, объединенного с УПД.
В нем отражают все данные первичных учетных документов:
функции комитента и комиссионера;
дополнительные сведений при передаче объектов основных средств;
дополнительные сведения по подакцизным топливным товарам; сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД);
признаки наличия в документе товара, подвергающегося отдельному контролю (в рамках прослеживаемости, маркировки и т п).
С 1 апреля 2025 использование нового формата становится обязательным.
Как заполнить УПД
Формы заполнения
Бухгалтер оформляет УПД в бумажном или электронном варианте.
Обычно бумажную УПД оформляют, когда:
первичный документ направляют контрагенту, например с водителем;
УПД выступает в роли первички;
в документе отражены разные типы прав или операций, например на имущество и услуги.
УПД на бумаге подписывают стороны, участвующие в операции.
Чаще всего используют электронные УПД в файле XML. В этих случаях:
документ заполняет только отправитель, или продавец, с информацией исключительно о себе;
в форме содержатся данные о продавце и покупателе (получателе) товаров, работ или услуг.
Отправка электронных УПД экономит время. Достаточно сформировать документ, заверить электронной подписью и отправить контрагенту.
Подписывать электронный документ может только руководитель организации или уполномоченное лицо по действующей доверенности.
Подхватим ваш учет на любом этапе или поможем настроить бухгалтерию с нуля
Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, налоговый и кадровый учет за предыдущие 1,5 года и возьмем ответственность за проверенный период, как будто учет вели мы
Оставьте контакты, и мы вам перезвоним
Правила заполнения УПД
По сути, УПД — это счет-фактура с дополнительными реквизитами. Следовательно, при заполнении следует руководствоваться актуальными правилами оформления счета-фактуры.
Строка | Рекомендации | |
Статус «1» | Статус «2» | |
Верхний левый угол, статус документа | «1»: УПД используется как счет-фактура и передаточный документ для нужд налогообложения. Наличие реквизита «5а» критично. | «2»: УПД как первичный документ (накладная, акт) |
1 | Проставляется номер, порядковый по журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур, и дата документа | |
«Счет-фактурная» часть УПД | ||
2 (2а, 2б) | Полное и краткое наименование продавца, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП) | |
3 и 4 | Реквизиты грузополучателя и грузоотправителя — в случае поставок. Если продавец отправляет груз, в строке 3 напишите «Он же». Если УПД оформляется на услуги или работы, поставьте прочерки. | Строку 4 можно не заполнять |
5 | Если работа выполнена или груз поставляется по предоплате или авансу, внесите реквизиты платежного поручения. Если нет — прочерк. | Можно не заполнять |
5а | Соответствует строке 1, если товары не относятся к прослеживаемым. Заполняются реквизиты документа для прослеживаемых товаров. | Можно не заполнять |
6 (6а, 6б) | Полное и краткое наименование покупателя, полный юридический адрес и реквизиты (ИНН/КПП) | Можно не заполнять |
7 | Название и код валюты. Стандартно: «Российский рубль, 643». Можно записать иностранную валюту, только если такие расчеты отражены в договоре. | |
8 | Заполняется, если договору присвоен уникальный идентификатор госконтракта. Если нет — прочерк. | |
Графы 1–14 счета-фактуры | ||
А | Номера строк по порядку | |
Б | Код для:
Заполняют, если компания претендует на налоговые льготы. | |
1а | Наименование товаров, описание услуг, работ или переданных имущественных прав | |
1б | Код вида товаров для экспорта в страны ЕАЭС (по справочнику ТН ВЭД). Если нет — прочерк | |
2, 2а | Код единицы измерения. Например, для штук — 796. В строке 2а расшифровка — «шт.» | Можно не заполнять |
3 | Количество, объем товара или услуг. Если не поддается подсчету — прочерк. | Можно не заполнять |
4 | Стоимость единицы товара, без НДС | Можно не заполнять |
5 | Общая стоимость, без НДС | Можно не заполнять |
6 | Если реализуете подакцизные товары, заполняете сумму акциза. Если нет — формулировка «Без акциза». | Можно не заполнять |
7 | Ставка НДС или «Без НДС» | Не заполняется |
8 | Сумма НДС (без округления) или «Без НДС» | Не заполняется |
9 | Общая стоимость с НДС | Не заполняется |
10, 10а, 11 | Для импортных товаров: страна происхождения, код по ОКСМ, регистрационный номер таможенной декларации (11). Для отечественных товаров, работ и услуг: прочерки. В респ. Башкортостан заполняется графа 10б: регион происхождения товара. | Не заполняется |
12, 12а, 13, 14 | Заполняют для прослеживаемых товаров | |
Поле для подписей | Подписывают руководитель организации и уполномоченный сотрудник (главбух) | |
Строка 9 счета-фактуры | ||
Строка «Всего к оплате» | Суммарные показатели по графе 5, графе 8 и графе 9 счета-фактуры | Суммарные показатели по графе 5 и графе 9 счета-фактуры |
Передаточная часть УПД | ||
Строки продавца | ||
«Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» | Основание передачи или получения — реквизиты договоров, спецификаций, соглашений, поручений и т. п. | |
«Данные о транспортировке и грузе» | Заполняется, если дополнительно составляют транспортную накладную | |
«Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» | Должность, ФИО и подпись отправителя или того, кто сдает работу | |
«Дата отгрузки, передачи (сдачи)» | Дата отгрузки или сдачи | |
«Иные сведения об отгрузке, передаче» | Заполняют, если есть дополнительные сопроводительные документы | |
«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» | Должность, ФИО и подпись ответственного за оформление. В случае дублирования данных достаточно ФИО и должности. | |
«Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комиссионера (агента))» | Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (грузоотправитель или подрядчик) | |
«М.П.» | Печать продавца (необязательно) | |
Строки покупателя | ||
«Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» | Должность, ФИО и подпись получателя груза или того, кто принял работы | |
«Дата получения (приемки)» | Дата получения или приемки | |
«Иные сведения о получении, приемке» | Заполняют, если есть дополнительные документы | |
«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» | Должность, ФИО и подпись ответственного за факт хозяйственной жизни. Если совпадает с грузополучателем, достаточно ФИО и должности. | |
«Наименование экономического субъекта — составителя документа» | Наименовании компании или ИП, номер ИНН/КПП (получатель груза или услуги) | |
«М.П.» | Печать покупателя (необязательно) |
Если оформляете бумажный УПД, укажите число листов документа в специальном поле слева под табличной частью.
Скачать Бланк УПД без реквизитов прослеживаемости.
Скачать Бланк УПД с реквизитами прослеживаемости.
Скачать Образец УПД со статусом «1». Реализация непрослеживаемых товаров.
Скачать Образец УПД со статусом «2». Организация на УСН реализует прослеживаемые товары.
Проверьте нас в деле
Каждому новому клиенту дарим месяц бесплатного обслуживания
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KZdLU
Комментарии
2А вроде там переходный период до 1 апреля 2025. И только с этой даты обязательно применять новый формат
Большое спасибо, исправили опечатку.