Хотя большинство компаний сейчас перешли на зарплатные проекты и безналичный расчет с сотрудниками, некоторые работодатели все же выдают зарплату наличными. Для них мы и подготовили наши инструкции и образцы по зарплатным ведомостям.
Что такое зарплатная ведомость
Все компании и ИП должны вести кассовые операции в соответствии с Указанием Банка России № 3210-У. Но представителям малого бизнеса и микропредприятиям разрешили применять упрощенный порядок кассовых операций — они могут не формировать приходные и расходные кассовые ордера и не вести кассовую книгу. Однако оформлять зарплатные ведомости субъекты МСП тоже обязаны.
Зарплатная ведомость — это документ, который составляют для наличных выплат зарплаты, премий, больничных. Ведомость может быть трех видов — расчетная, платежная и расчетно-платежная, о разнице расскажем ниже.
Как выплатить зарплату из кассы
По правилам, деньги выдает кассир, а зарплатные документы оформляет бухгалтер. Ведомости составляют в одном экземпляре и передают в кассу. По ним кассир и проводит выплаты.
Пошагово выплата зарплаты из кассы выглядит так:
Шаг 1. Бухгалтерия формирует зарплатные ведомости. Бухгалтер делает либо расчетную форму Т-51 и к ней платежную ведомость Т-53, либо расчетно-платежную Т-49.
Важно! Если нужно заплатить только одному работнику, наличную выплату проводят обычным расходным кассовым ордером.
Заполнение зарплатных ведомостей можно передать на аутсорсинг. Квалифицированные бухгалтеры не только подхватят ваш учет и отчетность, но и возьмут на себя финансовую ответственность — в случае ошибки штраф заплатит аутсорсер, а не вы.
Шаг 2. Кассир внимательно проверяет документы от бухгалтерии. В них должна быть подпись главного бухгалтера или бухгалтера, а если их в компании нет — руководителя. Кроме того, нужно сверить соответствие итоговых сумм, которые написаны цифрами и прописью.
Шаг 3. Сотрудникам выплачивают зарплату. Кассир выдает сумму строго по документам и передает ведомость на подпись работнику. Деньги нужно обязательно пересчитать при получателе и только после этого выдать на руки.
Важно! Выдавать поврежденные банкноты нельзя. Сдайте такие купюры в банк.
Шаг 4. Бухгалтер составляет расходный кассовый ордер на общую сумму выданной зарплаты. Его номер и дату нужно указать в зарплатной ведомости. На основании РКО кассир делает запись в кассовой книге.
Сколько дней можно выдавать зарплату из кассы
Срок выдачи зарплаты определяет руководитель. Даты выплаты нужно указать в зарплатной ведомости. Максимальный срок выплаты зарплаты из кассы — 5 рабочих дней с учетом дня получения денег в банке. В течение этого времени из кассы нужно выплатить всю зарплату.
Читайте также: Как компаниям безопасно работать с наличкой, чтобы не заблокировали счет.
Важно! Если выплачиваете деньги не по ведомости, а одному сотруднику по расходному кассовому ордеру, составьте РКО непосредственно в день выдачи зарплаты.
Как оформить платежные ведомости
Есть три документа, которые используют для наличной зарплаты:
Форма Т-51 «Расчетная ведомость». В зарплатной ведомости Т-51 производят расчет сумм к выплате сотрудникам. Бланк Т-51 не упоминается в Указании № 3210-У и не является обязательным. То есть организации и ИП используют унифицированную форму по своему усмотрению, но могут разработать и собственный бланк расчетной ведомости.
Форма Т-53 «Платежная ведомость». Форму Т-53 применяют непосредственно для выдачи зарплаты, которую предварительно рассчитали в ведомости Т-51. Бланк платежной ведомости Т-53 является обязательным, заменить его нельзя.
Форма Т-49 «Расчетно-платежная ведомость». Ведомость Т-49 — альтернатива двум предыдущим формам: ее применяют для расчета и выдачи зарплаты наличными из кассы. При заполнении формы Т-49 ни Т-51, ни Т-53 не понадобятся. Форма Т-49 тоже является обязательной: ее запрещают дорабатывать или менять.
Возможен и такой вариант: выдать аванс по платежной ведомости Т-53, а в конце месяца сформировать расчетно-платежную ведомость Т-49. В ней надо рассчитать зарплату за весь месяц и указать сумму к выплате за вторую половину месяца. В таком случае расчетная ведомость Т-51 будет не нужна. А на всю сумму по ведомости Т-49 нужно сформировать расходный кассовый ордер — для проведения выплат из кассы.
Важно! Если работодатель выплачивает зарплату на банковские карты работников, составлять расчетно-платежную или платежную ведомость не нужно. Понадобится только расчетная ведомость — бланк Т-51.
Как заполнить ведомость Т-51: пошаговая инструкция
Бухгалтер составляет расчетную ведомость в одном экземпляре. Все начисления производятся на основании данных первичных документов по учету:
выработки;
фактически отработанного времени.
Расчет ведется по тарифной ставке или окладу и физическому показателю работы — час, смена, день.
В расчетной ведомости зарплату рассчитывают с учетом всех выплат и удержаний работника за месяц. Сумма к выдаче каждого работника указывается в отдельной графе.
Важно! Бухгалтеру нужно заполнить все графы и реквизиты формы Т-51. Если информация для заполнения отсутствует, надо поставить прочерк.
Шаг 1. Заполняем титульную страницу расчетной ведомости. Указываем:
название организации;
ее код по ОКПО;
название структурного подразделения и его кодовое обозначение;
номер и дату составления зарплатной ведомости;
отчетный период.
Шаг 2. Заполняем табличную часть зарплатной ведомости. Отражаем:
порядковый номер строки;
табельный номер сотрудника;
должность, специальность или профессию работника;
тарифную, часовую, дневную ставку или оклад;
количество отработанных дней или часов — отдельно в рабочие, выходные и праздничные дни;
начисления за текущий месяц — отдельно оклад, премию, больничный, другие социальные и материальные выплаты, а затем общие начисления по каждому сотруднику;
удержания и зачеты — отдельно НДФЛ, аванс и общую сумму удержаний;
сумму задолженности за организацией и за работником;
сумму к выплате.
Шаг 3. Подписываем зарплатную ведомость. Бланк Т-51 заверяет тот, кто его составил — бухгалтер или главбух.
На основании расчетного документа составляем платежную ведомость по форме Т-53.
Заказать расчет зарплаты можно в Первой Экспертной Бухгалтерии. Аттестованные главбухи также помогут сэкономить на налогах и предоставят страховку от штрафов. Все услуги уже включены в тарифы — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса.
Как заполнить платежную ведомость Т-53: пошаговая инструкция
В платежной ведомости указывают только табельный номер работника, его ФИО и сумму к выплате. Сотрудник обязательно расписывается в ведомости при получении денег.
Важно! В платежной ведомости отражается сумма, которую надо выдать сотруднику на руки. Из нее уже вычли все обязательные удержания — НДФЛ, суммы по исполнительным листам, возмещение ущерба работодателю по вине работника и другие.
Шаг 1. Заполняем титульный лист платежной ведомости. На нем указываем:
наименование организации;
ее код по ОКПО;
название и код структурного подразделения;
корреспондирующий счет для выплаты зарплаты;
срок выдачи зарплаты — не больше пяти рабочих дней;
общую сумму к выплате работникам — прописью и цифрами.
Важно! Платежная ведомость действует в течение срока выдачи зарплаты, который установил руководитель.
На титульном листе ставят подписи руководитель и главный бухгалтер организации. Затем указывается дата подписания и реквизиты платежной ведомости — ее номер и дата составления. Проставляется отчетный период.
Шаг 2. Заполняем вторую страницу платежной ведомости. Это таблица, в которой приводятся сведения о зарплате каждого работника в конкретном структурном подразделении или в целом по организации.
Сначала указываем данные о работнике. В графе 1 указываем номер по порядку. В графе 2 пишем табельный номер, в графе 3 — ФИО сотрудника.
В графе 4 отражаем сумму к выдаче на руки. А в графе 5 работники ставят свою подпись и подтверждают, что получили деньги. Здесь же указываем информацию о депонировании зарплаты.
Графа 6 предназначена для примечаний. Ее заполняют, если деньги по платежной ведомости выплачивают не работнику, а его представителю. В графе «Примечание» нужно проставить номер доверенности.
Шаг 3. Подводим итоги по платежной ведомости. На последней странице пишем общую выданную сумму и реквизиты РКО на выплату зарплаты из кассы, затем подписываем у кассира, главного бухгалтера или бухгалтера. Так мы закрываем платежную ведомость.
Важно! Закрытую форму Т-53 нужно учесть в журнале регистрации платежных ведомостей. Журнал ведут по унифицированной форме Т-53а.
Хотите защитить свой бизнес от претензий сотрудников и штрафов трудинспекции?
Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учет, приведем в порядок документацию и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса
Оставьте контакты, мы вам перезвоним
Как заполнить платежно-расчетную ведомости Т-49: пошаговая инструкция
Расчетно-платежная ведомость Т-49 состоит из титульного листа и листа расчета. Зарплату начисляют на основании данных о времени, которое фактически отработал сотрудник. Эту информацию берут из табеля учета рабочего времени.
Важно! Если работодатель рассчитывает зарплату в ведомости Т-49, он может применять либо табель по форме Т-13, либо первый раздел табеля по форме Т-12. Во втором разделе Т-12 приводится информация об оплате труда: дублировать одни и те же сведения нет необходимости.
Шаг 1. Заполняем титульный лист. Указываем:
наименование организации;
ее код по ОКПО;
название и кодовое обозначение структурного подразделения;
срок выплаты зарплаты;
общую сумму к выплате — прописью и цифрами.
Важно! В ведомости Т-49 указывают срок, в течение которого сумма для выплаты зарплаты может находиться в кассе сверх лимита на конец рабочего дня.
Разрешение на выплату зарплаты через ведомость Т-49 подписывают руководитель и главный бухгалтер. Затем нужно поставить дату подписания, номер и дату составления расчетно-платежной ведомости и указать отчетный период.
Шаг 2. Заполняем лист расчета в ведомости Т-49. В нем отражаем начисления, удержания и выплаты по каждому работнику. Смотрите в таблице, как провести расчеты и выплаты в этой ведомости.
Графы | Порядок заполнения |
1-3 | Заполняем сведения о работнике. В графе 1 указываем номер строки по порядку, в графе 2 — табельный номер. В графе 3 пишем ФИО сотрудника. |
4 | Отмечаем тарифную ставку — часовую, дневную или оклад. |
5-7 | Определяем фактическую отработку. В графе 5 ставим количество рабочих дней в отчетном периоде, в графах 6 и 7 — сколько сотрудник отработал в выходные и праздники. |
8-13 | Начисляем заработную плату. Считаем зарплату по видам оплат:
|
14 | Суммируем все начисления. |
15-17 | Проводим удержания. Отражаем:
|
19-21 | Указываем итоговые суммы:
|
22-23 | Отражаем получение денег. В графе 22 пишем фамилию сотрудника, а в графе 23 он расписывается сам, подтверждая фактическую выплату. Если работник не пришел за зарплатой, деньги нужно депонировать, как только закончится срок выплат. |
Если на первой странице листа расчета не хватило места, продолжаем записи на второй. При необходимости, добавляем нужное количество листов расчета в ведомости Т-49.
Шаг 3. Подводим итоги по расчетно-платежной ведомости. Заполненную ведомость Т-49 нужно закрыть. Для этого указываем общую сумму и реквизиты РКО на выдачу зарплаты из кассы. Заверяем подписью кассира, главного бухгалтера или бухгалтера. А если бухгалтера в компании нет, итоговый лист подписывают кассир и руководитель.
Что делать с невыплаченной зарплатой
Если кто-то из сотрудников не получил зарплату в кассе, депонируйте ее в последний день выдачи, то есть передайте деньги на хранение в сейф. В зарплатной ведомости нужно написать «депонировано» напротив ФИО работника и общую депонированную сумму в итогах.
В бухгалтерских программах можно создать реестр депонированных сумм и книгу учета депонированной зарплаты. Так бухгалтер сможет увидеть общий депонент и отдельно разбивку по работникам и месяцам.
Важно! Депонированную зарплату отразите проводкой Дт 70 Кт 76.04. Если депонент не получили в течение трех лет, его надо списать как кредиторскую задолженность проводкой Дт 76.04 Кт 91.
Эксперты ПЭБ напоминают: ошибки в платежном поручении на зарплату могут привести к крупным штрафам. Однако главному бухгалтеру не обязательно самому отвечать за эти риски. Чтобы защитить компанию, передайте кадровое сопровождение на аутсорсинг. Аттестованные специалисты заменят вам отдел кадров и станут помощниками вашего бухгалтера. Они возьмут на себя расчет зарплаты с учетом изменений МРОТ и подготовят все необходимые кадровые документы – всего за 9 990 рублей в месяц.
Как внести исправления в зарплатную ведомость
Если обнаружили ошибку, ведомость можно исправить. Вот как это сделать:
Аккуратно зачеркните ошибочный текст или сумму.
Сверху над зачеркнутым напишите исправленный текст или корректную сумму.
Укажите дату исправления и заверьте его подписями ответственных лиц — кассира, бухгалтера, главбуха, руководителя. Нужно написать должность, фамилию, инициалы или другие реквизиты для идентификации этих работников.
Сколько хранить зарплатную ведомость
Если организация ведет лицевые счета, зарплатные ведомости хранятся 5 лет после года выдачи зарплаты. Если лицевые счета не ведутся, храните ведомость 75 лет.
При прекращения деятельности организации ведомости необходимо собрать хронологическом порядке, подшить в папки и в государственный архив вместе со справкой.
Вы можете продлить период хранения зарплатных ведомостей. Но сокращать установленные сроки нельзя.
Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника
Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность
Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KMv9S
Начать дискуссию