Как выбрать ЭДО и не ошибиться: плюсы и минусы систем

Особенности применения систем ЭДО

Использование систем электронного документооборота обязательно для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами и для сдачи налоговой отчетности для большинства налогоплательщиков (п. 3 ст. 80 НК).  

При работе с контрагентами переход на ЭДО добровольный (если работа с ними не предусматривает операций с прослеживаемыми товарами), и о его применении необходимо договориться. 

При использовании ЭДО нужна электронная подпись. Читайте также: ЭЦП: что поменялось и как получить или перевыпустить в 2024 году.

В течение последних лет и крупные, и небольшие компании полностью переходят на использование ЭДО. Это удобно и выгодно:

• не требуется держать бумажный архив документов;

• можно отказаться от затрат на доставку документации;

• создание и отправка документа занимает несколько минут;

• поиск любого нужного документа ускоряется в несколько раз;

• уменьшается количество ошибок;

• можно обеспечить конфиденциальность и безопасность передачи данных;

• появляется возможность не прерывать обмен документами даже в условиях дистанционной работы.

Сервис для электронного обмена документами предоставляет оператор ЭДО. Он должен соответствовать строгим требованиям законов и налоговой и иметь соответствующие лицензии. Список всех лицензированных операторов перечислен на сайте ФНС, сейчас их около 70. 

Помогаем упростить документооборот

Каждому клиенту помогаем получить ЭЦП, внедрить и настроить ЭДО, берем на себя техподдержку

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Критерии выбора оператора ЭДО

Опыт работы

Проверьте, чтобы у оператора ЭДО был опыт работы и сформированная положительная репутация. Крупные операторы ЭДО: СБИС, Контур.Диадок, Калуга.Астрал, Такском, СберКорус, Поток, Дело.

Стоимость 

У сервиса ЭДО может быть ежегодная или ежеквартальная предоплата, или постоплата. Подумайте, что для вас удобнее. Возможно, предоплата будет выгоднее за счет скидки. 

Стоимость зависит от количества документов, функциональности, интеграции и сложности настройки. Обычно самую низкую стоимость исходящих можно получить только при отправке большого количества документов. 

Посчитайте весь необходимый вам функционал, узнайте, есть ли помощь в установке и настройке сервисов и сколько стоят такие услуги. Обратите внимание, есть ли бесплатные обучающие материалы и инструкции. 

Интерфейс

Перед выбором системы проверьте бесплатную демоверсию, если она есть. Посмотрите, достаточно ли в системе функций для существующих процессов и развития бизнеса, удобен и привычен ли интерфейс.

Интеграция 

В большинстве случаев работать в ЭДО можно через веб-интерфейс или через интеграцию с учетной системой. Если в компании используется 1С, об интеграции можно не переживать: возможность внедрить сервис в нее есть у всех крупных ЭДО.

Для внедрения сервиса в другие учетные системы нужны отдельные модули или API. Если в этом есть необходимость, заранее проверьте стоимость.

Роуминг

Если ЭДО используется для обмена с контрагентами и поставщиками, может понадобится интеграция с их системами электронного документооборота. Эта функция называется «роуминг», и она есть у большинства ЭДО. Обычно подключение «роуминга» и стоимость документов в нем зависит от условий основного тарифа. 

Сравнение систем 

Мы  в «Первой Экспертной Бухгалтерии» берем на себя подключение, настройку системы электронного документооборота, консультирование по работе с ней и техподдержку.  Наш специалист обучает работе с ЭДО: рассказывает, как обмениваться соглашениями с контрагентами, показывает, где посмотреть идентификатор и многое другое.

Мы помогаем экономить: вся работа наших технических специалистов входит в тариф, и мы не берем наценку за ведение ЭДО. Стоимость работы с документами — по общим тарифам оператора ЭДО.

Если ЭДО у клиентов еще нет, мы чаще всего подключаем модуль 1С ЭДО оператора «Калуга Астрал», если есть — анализируем ситуацию и подхватываем текущую систему электронного документооборота. При этом всегда прислушиваемся к запросам клиента и подстраиваем работу под его запросы. 

Проверьте нас в деле

Подключим 1С ЭДО и поможем настроить документооборот

Месяц бесплатно

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KUvNH