Сотрудник уехал за границу. Нужно ли переоформить с ним договор и как это сделать

Место работы сотрудника и формат работы прописано в трудовом договоре. Если работник не сможет на прежних условиях работать из-за рубежа — например, потому что в договоре прописана работа только из офиса — это основание для увольнения за прогул.

Если же стороны договорились об удаленной работе, стоит подумать, нужно ли переоформлять трудовые отношения и как это сделать.

По мнению Минтруда, если сотрудник постоянно живет за рубежом, сотрудничать с ним по трудовому договору не рекомендуется (письма Минтруда от 09.09.2002 № 14-2/ООг-5755, от 15.02.2002 № 14-4/10/В-1848). 

Однако прямого запрета на работу из-за рубежа в ТК нет. Если в трудовом договоре прописан дистанционный формат работы, сотрудник имеет право работать откуда угодно. Текущий трудовой договор можно оставить без изменений.

НДФЛ и страховые взносы для таких сотрудников по-прежнему начисляет работодатель, по стандартным ставкам, как для российских работников в штате. При этом не имеет значения, как долго сотрудник живет за рубежом — неделю, месяц или несколько лет, и вернулся ли он обратно в Россию. 

НДФЛ на время работы остается в любом случае, страховые взносы — до тех пор, пока у сотрудника российское гражданство.

Есть только одно исключение — если в трудовом договоре не прописана дистанционная работа. Сотрудник по-прежнему может работать из-за рубежа, и работодатель будет начислять НДФЛ и страховые взносы. Однако ставка НДФЛ будет выше: 

• для сотрудников-налоговых резидентов РФ — по-прежнему;

• для нерезидентов — 30%.

Статус резидента сотрудник потеряет, как только проведет за рубежом от 183 дней в течение календарного года, когда он получает доход. Уточнить его можно у сотрудника, и для этого можно прописать в договоре пункт, который обязывает его сообщать о смене налогового статуса.

Гражданско-правовой договор упростит взаимодействие с исполнителем — ему не нужно будет подстраиваться под рабочий день работодателя и подчиняться внутренним правилам компании, и отслеживать результаты работы станет проще.

Заключая договор, укажите в нем: 

• место выполнения работ по договору — страна проживания работника;

• валюту расчетов: рубли или иностранная валюта;

• применимое право: право какой страны будет применяться при возникновении разногласий и споров;

• порядок обмена документами: сканами, оригиналами, электронными документами.

Обязательно укажите в договоре сроки выполнения работы и оплату за результат, и сохраняйте акты выполненных работ. Если исполнитель выполнять те же обязанности, что и сотрудники в штате,получать оплату в зависимости от отработанного времени, а не за результат, налоговая может переквалифицировать договор ГПХ в трудовой.

С 1 января 2025 года для таких работников НДФЛ компаниям и ИП нужно удерживать так же, как и для тех, кто работает по трудовому договору — от 13%. 

Страховые взносы по-прежнему останутся на работодателе. Однако взносы на травматизм нужно оплачивать только в том случае, если это прописано в договоре.

Сотрудничество с ИП удобнее, чем трудовой договор: 

• сотрудничество можно расторгнуть в любой момент;

• не нужно следить за лимитами доходов;

• не требуется отслеживать налоговый статус ИП.

ИП сам ведет налогообложение, и оплачивает как НДФЛ на доходы в России, так и, если это понадобится, местные налоги и сборы. 

Если это оправданно, ИП может использовать УСН с единым налогом по ставке 6 и 15%. Однако при этом налоговая нагрузка скорее всего будет двойной: с некоторыми странами РФ заключила соглашение об избежании двойного налогообложения, но налог на УСН за этого этого зачесть нельзя.

Однако налоговая может переквалифицировать договор с ИП в трудовой. Чтобы этого не произошло, избегайте в договоре терминологии трудовых отношений, привязывайте выплаты к результатам работы и обязательно сохраняйте акты выполненных работ.

Очень хорошо, если у исполнителя-ИП будет несколько заказчиков: это еще один фактор, показывающий, что договор не маскирует трудовые отношения.

Первая Экспертная Бухгалтерия

Получите на электронную почту образцы договоров ГПХ, актов выполненных работ, заявления для оформления филиала и доверенности на его директора

Получить материалы

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Если за рубеж переезжает несколько сотрудников, можно оформить зарубежное представительство. Это хороший вариант, если вы планируете развивать бизнес за рубежом.

На команду в полном объеме будут распространяться нормы российского трудового права, но нужно будет учитывать и учитывать законодательство иностранного государства. 

Открытый за рубежом филиал не является юридическим лицом, и налоги платит в России, кроме отдельных исключений. В некоторых государствах, например, в Беларуси и Казахстане, их даже необязательно регистрировать — достаточно письменно уведомить профильные органы, что вы собираетесь работать в стране. 

Открывая филиал, обязательно отправьте пакет документов в ФНС:

• заявление по форме Р13014;

• уведомление о регистрации филиала с нотариальным переводом;

• решение о создании филиала и решение о назначении руководителя;

• положение о филиале, регламентирующее его работу.

После этого оформите доверенность на руководителя филиала и ее нотариальный перевод и откройте валютный счет или расчетный счет в зарубежном банке для основной компании. 

Переоформите сотрудников, заключив допсоглашения к трудовым договорам и пропишите место работы — «представительство в иностранном государстве». 

НДФЛ сотрудникам работодатель платит по российским законам, пока они остаются налоговыми резидентами. Потом — они платят самостоятельно. Страховые взносы оплачивает работодатель, пока сотрудники остаются гражданами РФ.

В зарубежную компанию точно так же, как и в представительство, можно перевести сотрудников после переезда. 

Отдельное юрлицо за рубежом с дружественной стране поможет расширить бизнес, упростить работу с зарубежными контрагентами и перечисление зарплаты сотрудникам в валюте на иностранные счета. 

Регистрации компании за рубежом, особенно если ее владелец не является налоговым резидентом выбранной страны — сложный процесс. В большинстве случаев для этого нужна помощь специалистов по международному праву, чтобы учесть все нюансы.

Учитывайте особенности налогообложения. Если бизнес будет оформлен на граждан РФ и в России параллельно будет вестись бизнес, нужно будет облагать налогом бизнес-доходы и соблюдать валютное законодательство РФ. 

Компания платит налоги по местным законам. Пока сотрудники — граждане и резиденты РФ, они должны сами платить НДФЛ. После этого платить НДФЛ не нужно.

Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника

Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность

Узнать условия

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KQrPr