Какие документы можно и нельзя хранить в личных делах сотрудников

Ведение и хранение личных дел — не обязательная, а добровольная процедура для коммерческих компаний. Вести личные дела своих сотрудников обязаны только государственные предприятия.

Состав личного дела — это его обложка и документы о работнике, в которых есть данные о нем и его деятельности в организации.

Кадровики коммерческих предприятий могут заводить дела не на весь персонал — только на некоторых работников:

• руководителей и замов;

• главных специалистов;

• сотрудников с материальной ответственностью;

• ключевых специалистов или перспективных кандидатов на руководящие должности.

Личные дела начинают формировать при приеме лица на должность и ведут вплоть до увольнения. После этого дело перемещается в специальный архив личных дел.

Удобнее всего хранить дела в отдельных файлах либо папках. Формируя дела, помните:

• документы временного и постоянного хранения нельзя хранить вместе;

• важно убрать оригиналы документов из личных дел постоянного хранения;

• каждый из документов должен быть в единственном экземпляре;

• дело не может быть толще 4 сантиметров, а число страниц не превышать 250 штук.

• приложения ко всем документам важно хранить в папке с документацией, например оригиналы приказов — в отдельной папке.

Внимание! Личные данные физлица можно использовать только при трудоустройстве, служебном продвижении или, чтобы обеспечить ему безопасность. Законодательно состав личных дел не регламентируется, а список тех документов, которые в них необходимо включать, определяют сами компании в локальных актах.

Когда кадровик принимает сотрудника, он может начать формировать личное дело с документов, которые должны там быть.

Что нужно принять от сотрудника или составить вместе с ним:

• Заявление о приеме на работу.

• Трудовой договор.

• Приказ о приеме на работу, если руководитель его издал вместе с трудовым договором.

• Должностную инструкцию.

• Договор о материальной ответственности, если сотрудник будет материально ответственным лицом. 

• Соглашение о неразглашении коммерческой или производственной тайны.

• Согласие на обработку персональных данных.

Что нужно подшивать в личное дело по мере служебной деятельности сотрудника:

• Дополнительные соглашения к трудовому договору.

• Приказы, которые имеют отношение к трудовой деятельности этого сотрудника, например, о премировании.

• Копии документов, которые отображают квалификацию или профессиональные качества работника, например, диплома о переподготовке или получении дополнительной специальности, рекомендательные письма.

Что нужно внести, когда сотрудник уволился:

• Заявление об увольнении.

• Приказ об увольнении.

• Документы, которые закрывают материальную ответственность работника.

Чтобы не запутаться в хронологии, можно вести опись личного дела. А еще так не получится незаметно изъять важный документ заинтересованному лицу.

Если сотрудника уволили, а потом взяли обратно, то придется снова заводить личное дело, особенно если вы подшивали и вели опись. 

Кадровый учет и ведение личных дел — обоснованная и полезная процедура, если у вас большой штат и надо следить за его количественными и качественными изменениями. Специалисты Первой Экспертной Бухгалтерии возьмут на себя этот участок учета и помогут сэкономить на зарплатах кадровиков в штате.

Вести личные дела стоит внимательно, иначе можно нарваться на штраф или судебную претензию сотрудника

Бесплатно проверим ваш бухгалтерский, кадровый и налоговый учет, приведем в порядок документацию и устраним предлоги для штрафов и претензий

Оставьте контакты, мы вам перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Если на этапе формирования личного дела кадровик получил от работника согласие на обработку персональных данных, то перечень документов можно дополнить. Вот что можно вложить:

• Аттестационные листы.

• Копии медосмотров — это должно быть закреплено дополнительно в согласии на обработку персональных данных.

• Копии документов об образовании. 

• Справки об отсутствии или наличии судимости — для определенного перечня должностей.

Медосмотры и другие документы, которые могут содержать данные специалиста, относятся к специальной категории персональных данных. Если в медицинском заключении есть сведения, что сотрудник, например, может работать в определенных условиях по состоянию здоровья, значит, отдельно указывать этот пункт в общем согласии не нужно.

Медицинские документы придется хранить в течение трех лет, за исключением заключительных актов медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными, опасными условиями труда, которые хранятся 50/75 лет (п. 635 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236). Такого же мнения придерживаются специалисты Роструда

Согласие на обработку персональных данных важно хранить в течение трех лет после того, как сотрудник уволился, если иной срок не закреплен нормативным актом или в договоре.  День увольнения не нужно считать окончанием срока обработки, потому что после увольнения бухгалтер будет работать с данными, например, чтобы сдать годовые отчеты или ответить на запросы государственных органов.

Проверяющие могут оштрафовать компанию или должностное лицо, если посчитают, что в личных делах сотрудников есть избыточные сведения — документы, которые не относятся к служебной деятельности специалиста. Свою позицию они могут обосновать судебной практикой — постановлениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.

Роструд считает, что копии документов, которые содержат ключевые личные данные, нельзя хранить в личном деле — при приеме сотрудника на работу кадровик должен с ними ознакомиться, внести сведения в реквизиты трудового договора или другие документы, а потом вернуть владельцу.

Уберите эти документы из личных дел, если они там есть:

• Копии паспорта.

• Копия СНИЛС.

• Копия свидетельства о выдаче ИНН.

• Копии свидетельств о заключении или расторжении брака, свидетельства о рождении ребенка.

• Копии военного билета.

Если кадровый специалист все же будет хранить такие данные в личных делах «для удобства», то проверяющие могут выписать штрафы за нарушение Федерального закона о хранении персональных данных № 152-ФЗ. 

Штраф составит:

• Для юридического лица — 60–100 тысяч рублей

• Для предпринимателя или ответственного лица — 10–20 тысяч рублей.

Если допустить нарушение повторно:

• Юридическое лицо заплатит до 300 тысяч рублей.

• Предприниматель или ответственное лицо — до 50 тысяч рублей.

Если компания ведет личные дела, то должна их передавать во внутренний архив после увольнения. Роструд считает, что нельзя складировать персональные данные о работниках в кабинете отдельных кадров, тем более что после увольнения заканчивается действие согласия на их обработку.

Не ранее, чем через один год и не позже, чем через три года после увольнения, личное дело:

• Сшивают или переплетают в картонную обложку в четыре прокола.

• Нумеруют и описывают.

• Делают лист-заверитель, где дублируют количество листов.

• Оформляют титульный лист, где дублируют информацию листа заверителя и ставят дату окончания дела.

Срок хранения оконченных личных дел довольно большой. Если у компании есть дела, которые окончены до 01.01.2003, то их придется хранить 75 лет, а после 01.01.2003 — 50 лет. Личные дела руководителей придется хранить бессрочно.

Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника

Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность

Узнать условия

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8K8nFT