Как проверить контрагента

Собрать информацию важно не только для финансового и репутационного благополучия собственного бизнеса, но и чтобы соответствовать требованиям ФНС.

Инспекторы требуют, чтобы налогоплательщик проявлял «коммерческую осмотрительность». Все требования к выбору контрагента можно посмотреть в пункте 15 письма от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@. Если сотрудничество будет развиваться по плохому сценарию, то компания или ИП смогут доказать, что со своей стороны сделали все возможное — применили стандарт осмотрительного поведения в гражданском (хозяйственном) обороте. Так можно защититься от претензий ФНС или снизить размер штрафов.

Проверку можно начать с ИНН — идентификационный номер налогоплательщика может на первом этапе подсветить недобросовестность потенциального партнера. 

Что можно сделать:

• Получить выписку ЕГРЮЛ или ЕГРИП в разделе «Открытые данные» сервиса ФНС «Прозрачный бизнес».

• Проверить реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков по участникам госзакупок на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок.

• Проверить членство в СРО — саморегулируемой организации, которая объединяет компании и ИП определённой отрасли производства товаров, работ, услуг, либо субъекты профессиональной деятельности определенного вида. 

• Просмотреть картотеку арбитражных дел, чтобы понять — часто ли контрагент судится. Если да, то из-за чего. К ИНН лучше добавить наименование для оптимальных результатов поиска.

• Поискать потенциального партнера в картотеке исполнительных производств на сайте ФССП. К ИНН лучше добавить наименование.

Определенного перечня документов, который нужно запрашивать для проверки, в законе нет. 

Рекомендуем проверить:

1. Учредительные документы, свидетельство о регистрации, свидетельство ИНН, лист записи ЕГРИП.

2. Документы, которые подтвердят полномочия подписанта договора. Например, решение о назначении директора или доверенность на ответственного специалиста. К документам о полномочиях можно попросить приложить копии страниц паспорта. У ИП важно попросить копии всех страниц паспорта с пропиской.

3. Уведомление о применении спецрежимов, например, УСН. 

4. Справка из ФНС об отсутствии задолженности по налогам. Иногда информацию в сервисе «Прозрачный бизнес» могут обновлять несвоевременно, а справка покажет ситуацию с задолженностью в разрезе месячного периода.

5. Карточку контрагента с подписью уполномоченного лица. 

6. Если в договоре фигурирует имущество, то документы, которые подтвердят права собственности на него. Например, выписка из ЕГРН по объекту недвижимости.

7. Документы, которые подтвердят, что у контрагента есть основные средства, если они понадобятся для условий договора.

8. Информацию, которая подтвердит опыт работы. Например, гарантийные письма, выписка о заключенных и завершенных контрактах из Единой информационной системы в сфере закупок.

9. Пакет подтверждающих документов — лицензии, сертификаты. Понадобятся, если контрагент занимается лицензируемой деятельностью.

Подхватим ваш учет на любом этапе или поможем настроить бухгалтерию с нуля

Бесплатно проверим бухгалтерский, налоговый и кадровый учет за 2024 год — выявим ошибки, налоговые переплаты или риски доначислений

Оставьте контакты, и мы вам перезвоним

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Если вы проверили контрагента по ИНН и он предоставил все документы, но сомнения остались, есть еще несколько сервисов.

1. Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц. С помощью ИНН и ОГРН можно проверить — не находится ли организация в стадии ликвидации или реорганизации. В этом случае поставщик может не уделить вашей сделке должного внимания или действие договора внезапно приостановится.

Есть минус — компания может не подать актуальные сведения.

2. Яндекс Карты. Удастся посмотреть, что находится по адресу, который заявлен, как фактический. Есть ли торговые, производственные или складские площади, офис или вывеска компании. 

Есть минус — компания может быть высокотехнологичной, не занимать много места для производства или не заниматься оформлением вывески. ИП может осуществлять деятельность по месту жительства — закон не запрещает это делать, если он не нарушает права соседей и нормы пожарной и экологической безопасности. 

3. Список недействительных российских паспортов на сайте МВД. Возможно, паспорт ИП украли, мошенники используют документ в корыстных целях. Если вместо руководителя от контрагента выступает доверенное лицо, можно проверить доверенность по реквизитам на сайте Федеральной нотариальной палаты — не только убедиться в ее подлинности, но и сроке действия.

4. Росреестр и Федресурс. На сайте федеральной службы можно посмотреть информацию об обременениях недвижимости: арест, залог, рента или долгосрочная аренда. А на сайте федерального реестра — сведения о факторинге, лизинге или договорах купли-продажи, в которых собственник сохраняет право собственности только до определенного момента.

Компания или ИП может создать и закрепить свой алгоритм проверки контрагента, чтобы применять его не выборочно, а к каждому потенциальному партнеру.

Что надо сделать:

• Создать Положение о процедуре проверки контрагентов. Основой документа могут стать признаки недобросовестных компаний из письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@. Дополнительно стоит добавить свой чек-лист, который учтет специфику бизнеса.

• Издать приказ о назначении ответственных сотрудников, которые будут контролировать выполнение Положения — ответственный бухгалтер, юрист или сам руководитель.

• Формировать отчеты по каждому контрагенту — подложить все, что прислал контрагент или собрал ответственный специалист самостоятельно. Хранить документы придется минимум пять лет после исполнения сделки. Основание — подп. 8 п. 1 ст. 23 НК. Такие досье контрагентов помогут доказать ФНС, что со своей стороны вы проявили должную осмотрительность. 

Скачать образец отчета по проверке контрагента.

Скачать образец приказа о назначении ответственного за проверку контрагентов.

Скачать Положение о проверке контрагентов.

Хотите оптимизировать налогообложение в 2025 году?

Возьмем на себя бухгалтерский и налоговый учет, выявим налоговые переплаты и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса

Начать экономить

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFJfqn6C