Чем больше в компании командировок, тем выше у бухгалтера риск допустить ошибку в учете. Эти ошибки могут иметь серьезные последствия — от неточностей в финансовой отчетности до проблем с налоговыми органами.
Ниже разберем основные трудности, с которыми сталкиваются бухгалтеры при учете деловых поездок.
Не сданные вовремя авансовые отчеты
«Калина МедСнаб» — молодая компания, которая продает оборудование и расходные материалы для стоматологических клиник. Бизнес активно расширяется, выходит в другие регионы. Сотрудники постоянно находятся в разъездах. Менеджеры по продажам проводят переговоры с потенциальными клиентами, специалисты по закупкам встречаются с поставщиками, а директор регулярно посещает два филиала в разных городах, а также участвует в бизнес-форумах.
Раньше одной из проблем компании были не сданные вовремя авансовые отчеты. Типичная ситуация: один сотрудник потерял закрывающие документы от гостиницы, другой забыл их сдать, а третий никак не мог найти время, чтобы отчитаться. Бухгалтеру приходилось постоянно напоминать работникам о необходимости своевременно предоставлять все документы и отчеты, связанные с командировками.
Нет контроля над расходами
Отсутствие документов — не единственная трудность, с которой столкнулась бухгалтерия «Калина МедСнаб». Однажды менеджер по продажам Алексей, отправляясь на важную встречу в Санкт-Петербург, решил «побаловать» себя билетом бизнес-класса вместо обычного эконома.
Он рассудил, что комфортный перелет поможет ему лучше подготовиться к переговорам. Тем временем директор Михаил Петрович, уставший от постоянных разъездов по филиалам, начал бронировать люксовые номера в отелях вместо стандартных.
Бухгалтер Ирина Сергеевна узнала об этих «улучшениях» только при получении авансовых отчетов, когда уже было поздно что-либо менять. В итоге командировочные расходы компании неожиданно выросли на 30%.
Оплата разными способами
Менеджер по продажам Анна отправилась в командировку в Новосибирск. Она купила авиабилеты на популярном сайте, используя корпоративную карту. По прибытии Анна оплатила такси до отеля и проживание наличными, которые получила в качестве аванса.
Электронный билет и чек за авиаперелет были готовы сразу, но квитанцию от отеля пришлось ждать несколько дней — администратор забыл отправить ее по электронной почте. А таксист и вовсе выдал неправильно оформленный чек, который бухгалтерия отказалась принимать. В итоге сдача авансового отчета растянулась на две недели, создав путаницу в учете расходов.
Если вам знакомы эти проблемы — тогда приходите на бесплатный вебинар от специалистов сервиса «ППР Командировки». Расскажем, как быстро и удобно оформлять деловые поездки, а также сэкономить время и деньги на организацию командировок.
Ввод информации вручную
Несколько раз в неделю бухгалтер «Калина МедСнаб» Ирина Сергеевна, вооружившись чашкой крепкого кофе, садилась за компьютер, чтобы внести в 1С гору командировочных расходов и документов. Это важный процесс — ведь от него зависит снижение налоговой базы и возмещение НДС, а ошибки могут привести к проблемам с налоговой.
Командировка в 2 клика
Собрали ведущих специалистов ППР, чтобы рассказать вам все об эффективной организации командировок. Бесплатный вебинар 14 ноября в 16:00 (МСК)
Непрофильные задачи
Еще одной проблемой бухгалтера «Калина МедСнаб» были непрофильные задачи. Хотя они занимали время не только бухгалтерии: порой сотрудники превращались в турагентов, часами выбирая отели вместо работы. Директор, посчитав, что у бухгалтера много свободного времени, передал ему обязанность бронировать билеты для своих поездок. А в случае отмены поездки — еще и оформлять возврат.
При этом директор, не вникая в детали процесса, нередко выражал недовольство увеличением расходов на командировки. А руководитель отдела продаж — тем, что менеджеры уезжают в срочные поездки, не успевая завершить важные проекты или подготовить отчеты.
Как решить проблемы
Компания «Калина МедСнаб» автоматизировала организацию командировок с помощью онлайн-сервиса «ППР Командировки».
Процесс управления деловыми поездками стал проще и быстрее:
Все услуги оплачивают с одного расчетного счета, а все закрывающие документы получают в одном личном кабинете. Больше не приходится ждать, когда сотрудники соберут чеки и ваучеры и донесут их до бухгалтерии.
Настроили тревел-политику и выставили лимиты расходования денег по командируемым сотрудникам. Все траты контролируют в личном кабинете.
Оплату проводят по безналу с расчетного счета и не тратят время на заключение договора с каждым контрагентом.
Подключили интеграцию с «1С:Бухгалтерия», и теперь бухгалтер в несколько кликов оформляет командировки в программе.
Ускорили согласование даты и стоимости поездки. В сервисе формируют единый транзакционный отчет, в котором учтены расходы по всем операциям. С его помощью руководство определяет источники для оптимизации затрат.
Как компании удалось прийти к таким результатам — специалисты сервиса «ППР Командировки» расскажут на бесплатном вебинаре 14 ноября в 16:00 (МСК). Вы узнаете о тонкостях оформления деловых поездок и дадут рекомендации, как не переплачивать и сделать так, чтобы этот процесс перестал быть головной болью бухгалтерии.
Также вы сможете задать интересующие вопросы нашим экспертам. Зарегистрируйтесь по ссылке.
Командировка в 2 клика
Собрали ведущих специалистов ППР, чтобы рассказать вам все об эффективной организации командировок. Бесплатный вебинар 14 ноября в 16:00 (МСК)
Реклама: ООО «Передовые Платежные Решения», ИНН: 7743036465, erid: LjN8KAouB
Начать дискуссию