Кто должен применять путевые листы, а кому они не нужны
Путевые листы нужны всем юрлицам и предпринимателям, которые пользуются автомобилями для коммерческих целей — например, перевозят грузы или пассажиров. Причем неважно, на каких правах бизнес использует авто: в аренде ли машина, в лизинге или в собственности.
Путевые листы не требуются, когда:
Машина принадлежит компании или ИП, но применяется только для личных поездок — на работу, в отпуск и т. д.
В деятельности используется личное авто работника или собственника бизнеса.
Если компания компенсирует расходы сотрудника на топливо и обслуживание его личного авто, нужно оформить договор аренды ТС. В этом случае путевые листы оформляются.
Часто у бухгалтеров возникает вопрос, следует ли составлять путевой лист на руководителя организации.
По приказу Минтранса от 28.09.2022 № 390 путевой лист нужен, если директор пользуется машиной для служебных целей, в том числе для доставки грузов или перевозки персонала. Если директор едет сам и без груза, документ не понадобится.
Это подтверждает и судебная практика (пример — решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016), которая указывает, что использование авто в интересах компании можно подтверждать другими документами — актами, справками. Но безопаснее — оформить путевой лист.
В каком виде оформляют путевые листы и когда нужно начать пользоваться электронными
Сейчас компании могут выбрать один из двух вариантов оформления путевых листов — электронный или бумажный. Выбранный вариант нужно закрепить в учетной политике.
Государство планирует со временем сделать оформление ЭПЛ обязательным, но конкретные сроки перехода на электронный формат еще не установили. Пока продолжается переходный период.
Изначально планировалось, что с 1 июня 2024 года алкогольная отрасль будет использовать электронные перевозочные документы для доставки алкогольной продукции. Но сроки перенесли на 1 марта 2025 года, чтобы доработать взаимодействие с системами ЕГАИС и ГИС ЭПД.
Почему бизнесу выгодно пользоваться ЭПЛ уже сейчас
Переход на электронный формат путевых листов имеет ряд преимуществ. Благодаря ЭПЛ вы сможете:
Снизить затраты на бумагу, распечатку и хранение, а также избежать расходов в случае утери бумажных документов.
Проще контролировать весь документооборот.
Экономить время. Электронный формат избавляет сотрудников от необходимости забирать документ у диспетчера, после окончания смены передавать его в бухгалтерию, а бухгалтера — от обязанности вносить информацию в учетную программу и отправлять бумажный документ в архив.
Удобно хранить путевые листы в электронном архиве — в нем их можно быстро найти.
Получайте ЭПЛ за 5 минут с помощью сервиса «ППР Электронные путевые листы». Документ, соответствующий требованиям законодательства, всегда будет у вас под рукой в мобильном приложении. С его помощью можно находить ближайшие пункты медицинского осмотра и проведения ТО транспорта, а также быстро формировать путевые листы.
Как оформить ЭПЛ
Оформление ЭПЛ включает шаги:
Шаг 1. Диспетчер (владелец ТС) создает ЭПЛ в учетной системе, специальном приложении или в сервисе, указывая:
срок действия документа;
информацию о лице, которое оформляет лист;
сведения о водителях и автомобиле;
тип перевозки и маршрут;
ответственных за медосмотр, техосмотр и выпуск ТС.
Если водитель перевозит пассажиров или опасный груз, владелец ТС указывает, что нужен послерейсовый медосмотр.
В небольших компаниях роль диспетчера часто выполняет техник.
Шаг 2. Водитель проходит предрейсовый медицинский осмотр. Это можно сделать у корпоративного врача, в сторонней медицинской организации или через телемедицину. Медик подписывает документ электронной подписью, подтверждает или отклоняет готовность водителя к рейсу.
Чтобы оформить ЭПЛ с использованием телемедицины, компании и телемедицинскому сервису нужно подключение к оператору ИС ЭПД. При создании путевого листа нужно указать оператора, который проведет медосмотр и подтвердит результаты с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Шаг 3. Техник осуществляет предрейсовый техосмотр и ставит подпись на ЭПЛ в системе.
Шаг 4. Техник фиксирует показания одометра и подписывает ЭПЛ, после чего водитель отправляется в рейс.
Шаг 5. Информация из ЭПЛ передается в ГИС ЭПД для формирования QR‑кода. Этот QR-код водитель использует для предъявления инспекторам ГИБДД в случае необходимости.
Если у инспектора нет возможности считать QR‑код, он может запросить данные из ГИС ЭПД по номеру машины или водительским документам.
Шаг 6. По завершению рейса водитель возвращает авто, техник фиксирует финальные показания одометра и подписывает документ. ЭПЛ затем сохраняется в электронном архиве.
Шаг 7. Если перевозили пассажиров или опасный груз, водитель проходит послерейсовый медосмотр, после чего ставится финальная подпись и путевой лист закрывается.
Какая подпись нужна, чтобы подписать ЭПЛ
В процессе составления ЭПЛ участвуют диспетчер, медик, техник и сотрудник, отвечающий за выпуск и прием транспортного средства. Водитель не принимает участия в подписании документа. Его задача — выполнить рейс. Подписи на ЭПЛ ставятся с использованием электронной подписи: усиленной квалифицированной (УКЭП) или неквалифицированной (УНЭП).
Медик использует УКЭП, техник, диспетчер и ответственный за прием авто могут применять УКЭП или УНЭП. УНЭП можно получить бесплатно через мобильное приложение «Госключ».
Топливная карта Вездеход для юрлиц и ИП
Самая широкая сеть АЗС, скидка до 7% на топливо, экономия до 30% на топливе для автопарка
Нюансы составления ЭПЛ, о которых нужно знать
Кто составляет ЭПЛ, когда машина арендуется с водителем?
Если машина арендуется с водителем, ЭПЛ оформляет арендодатель. Если за рулем — водитель арендатора, обязанности по составлению документа ложатся на арендатора.
Можно ли составить ЭПЛ на период дольше одной смены?
Да, документ может быть оформлен на больший период, например, на неделю, месяц. Важно указать начало и конец периода, в течение которого будет действителен путевой лист.
Также Минтранс в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ подтверждает, что путевой лист можно оформлять больше, чем на один день даже тогда, когда за это время выполняется больше одного рейса.
Можно ли внести изменения в ЭПЛ после его закрытия?
Нет, закрытый ЭПЛ менять нельзя.
Возможно ли закрывать ЭПЛ на следующий день после выполнения рейса?
Технически да, но информацию будут видеть налоговые органы через ГИС ЭПД, и при проверке может появиться вопрос о причинах несвоевременного закрытия. Рекомендуется иметь обоснование, например, прибытие водителя в нерабочее время.
Как путевые листы от ППР упростили работу компании
Практика показывает, что многим компаниям сложно содержать медика на постоянной основе. Это, в свою очередь, приводит к длительной очереди на осмотры. Нередко бизнес сталкивается с получением штрафов из-за неверно составленных путевых листов. Чтобы решить проблему быстрого и эффективного выпуска автопарка на линию, ППР запустила сервис «ППР Электронные путевые листы».
Компании, которые пользуются сервисом, отмечают простоту получения и корректность составленных путевых листов. Не приходится беспокоиться о том, что документ будет составлен неправильно. Сервис разработан таким образом, что ошибок быть не может. Управляющий автопарком назначает поездку, терминал осмотра автоматически формирует медицинское заключение, а техник проводит и фиксирует осмотр транспортного средства по обязательным пунктам.
В результате получается путевой лист с QR-кодом, содержащим всю необходимую информацию. Благодаря ЭПЛ от ППР исключен риск штрафов, а компания может оперативно управлять автопарком.
Начать работу с сервисом просто: достаточно добавить информацию о водителях и ТС и выбрать подходящий тариф.
Преимущества сервиса «ППР Электронные путевые листы»:
разрешение на поездку всегда под рукой в приложении;
широкая сеть прохождения медосмотра и ТО;
прямое заключение договора с медицинской и технической организацией;
возможность установки медицинского терминала прямо в офис;
online-ведение журналов осмотра;
удобные тарифы для каждого бизнес-сегмента: от ИП до крупных компаний;
оплата с единого счета ППР.
Если компания устанавливает терминал медосмотра в офисе и становится общественной точкой (такая точка обозначена на карте в мобильном приложении сервиса), она может эффективно использовать ресурсы техника и дополнительно зарабатывать на сервисе.
Бухгалтер с использованием ЭПЛ тоже получает преимущества — ему не нужно вносить данные в учетную программу вручную и вести архив бумажных документов.
Чтобы узнать о сервисе «Путевые листы» больше, оставьте заявку — наши специалисты проконсультируют вас по подключению и ответят на вопросы.
Топливная карта Вездеход для юрлиц и ИП
Самая широкая сеть АЗС, скидка до 7% на топливо, экономия до 30% на топливе для автопарка
Реклама: ООО «Передовые Платежные Решения», ИНН: 7743036465, erid: LjN8JtuRE
Начать дискуссию