Как сократить расходы компании в кризис: восемь рабочих способов

Пандемия, дешевая нефть, падение рубля — нельзя отрицать новый экономический кризис. Рассказываем, как правильно пережить эти непростые времена и сократить расходы компании, чтобы не обанкротиться.

Также спросили бизнесменов, как они переживали кризисы прошлых лет.

1. Снижайте расходы на недвижимость

Найдите офис поменьше и подешевле — это самый популярный способ. Возможно, у вас получится найти помещение в том же районе или том же здании. Просто без огромных кабинетов для начальства, без комнат отдыха и других дополнительных помещений. Помните поговорку «в тесноте, да не в обиде»? Кризис — самое время снять офис ровной той площади, которая нужна для работы.

Еще одно решение — найти площадь меньше, дешевле и в другом районе. Но если решитесь перенести, например, магазин или салон красоты, учитывайте, что более дешевая торговая точка обычно расположена в зоне с меньшей проходимостью. Это может повлиять на прибыль.

Хороший вариант для больших сетей, как сократить расходы — закрыть нерентабельные точки. Они «сжирают» деньги, но практически не приносят прибыль.

2. Откажитесь от необоснованного обновления

Если вы привыкли к тому, чтобы все было «дорого и богато» — раз в год делаете ремонт в офисе, постоянно докупаете новую технику, приобретаете крутую мебель. Все это — расходы, от которых можно безболезненно отказаться. Вам совсем не нужен офис, как у Apple:

Сотрудники прекрасно поработают на прошлогодних компьютерах и обойдутся кофемашинами с меньшим количеством функций. Покупайте или обновляйте то, что жизненно необходимо для работы: новый принтер, если старый сломался, или более мощный ПК, если старый не тянет некоторые программы.

3. Сократите штат

Это жестоко. Но такие меры необходимы, чтобы компания осталась на плаву. Не увольняйте ключевых сотрудников — обратите внимание на тех, кто получает много, но при этом приносит небольшую пользу компании или вообще вредит ей.

Чтобы понять, кто приносит прибыль, а кто — нет, используйте KPI (ключевые показатели эффективности). Например, для менеджера по продажам это может быть количество заключенных сделок, а для эйчара — число сотрудников, принятых на работу. KPI можно считать самостоятельно или отслеживать в CRM.

4. Закупайте сырье дешевле

Закупайте сырье для производства или товары для перепродажи дешевле, чем до кризиса. Можно сделать это разными способами:

• Найти новых поставщиков. При этом обязательно проследите, чтобы качество продукта было не хуже.
• Попросить о скидке у старых поставщиков. В большинстве случаев они согласятся немного снизить цену, чтобы не терять клиента.

В любом случае ваша задача — сохранить качество на прежнем уровне, но при этом немного снизить затраты. Если сделать ставку на бюджет и снизить качество, вы можете потерять часть клиентов. А это в условиях кризиса страшнее, чем немного переплатить за сырье.

Не получается сократить расходы на сырье — можно попробовать привлечь инвестиции. Но брать кредиты в сложное для бизнеса время не стоит — это рискованно.

5. Отдавайте работу на аутсорс

Оцените, какие задачи можете отдать сторонним исполнителям на аутсорс. Обычно он обходится дешевле, чем сотрудник в штате. Например, хороший дизайнер в Москве будет просить минимум 70000–80000 руб. при оформлении в штат. А на аутсорсе за те же задачи можно платить 30000-40000 руб. или даже меньше. Обычно специалисты из небольших городов на фрилансе работают так же, но берут меньше.

На аутсорс можно отдать разные задачи: маркетинг, написание текстов, дизайн, настройку таргетированной рекламы. Даже бухгалтерию и складскую обработку заказов. При этом обязательно нужно контролировать рабочее время специалистов и требовать от них эффективной работы.

6. Избавляйтесь от нерентабельных остатков

Например, вы когда-то произвели большую партию продуктов или закупили партию товаров, а спроса на них особо не было. И вам приходится хранить все это на складе, тратить деньги на условия хранения и учет.

Выгоднее продать эти нерентабельные остатки по цене чуть выше себестоимости. Например, устроить распродажу: и новых клиентов привлечь, и избавиться от тяжелого груза. А потом сможете проанализировать спрос и произвести или закупить продукты, которые будут популярны у целевой аудитории и не залежатся на складе.

7. Переходите на бесплатные или более дешевые версии ПО

В кризис нет смысла тратить деньги на дорогостоящий софт, если он не необходим для качественной работы.

Если вы работали в навороченной CRM, но у вас в принципе небольшой документооборот и мало клиентов, можно перейти на Trello. Работали с документами в бизнес-версии Dropbox — перейдите на бесплатную или используйте Google Drive. Просто оцените, без чего вы можете обойтись, и поймете, как сократить расходы фирмы.

При этом не отказывайтесь от того, что действительно важно. Продолжайте обеспечивать кибербезопасность компании: в случае вируса или кражи данных вы потеряете намного больше, чем сможете сэкономить за счет отказа от такого ПО.

8. Заключайте сделки дешевле

Не стоит отправлять сотрудников в дорогостоящие командировки — некоторые вопросы можно решить онлайн, а если поездка необходима — забронируйте отель попроще или организуйте поездку одним днем. Не стоит арендовать для встречи с потенциальными партнерами дорогущий конференц-зал, если можно встретиться с ними в офисе. Не стоит отмечать заключение контракта в лучшем ресторане города, если можно пригласить партнеров в более бюджетное заведение.

Старайтесь заключать только те сделки, которые выгодны для вас. Используйте эффективные методы переговоров, чтобы добиться максимально интересных для вас условий контракта.

Перечислять можно долго. Главное — отказаться от того, без чего сможете легко работать дальше. При этом старайтесь сохранять уровень качества продуктов и сервиса: оставьте их такими же, как до кризиса. Иначе клиенты уйдут, а это грозит крахом.

Как сократить расходы правильно

Для начала оцените ситуацию — это нужно для того, чтобы понять, что вообще происходит. Конечно, следить за финансовыми показателями компании лучше постоянно, но в кризис это особенно важно, это поможет понять, куда движется компания. Кстати, следить за финансовым положением компании легко в ПланФакте. Он тоже может подсказать, как сократить расходы компании.

Для начала обратите внимание на отчеты:

• Отчет о движении денежных средств покажет все приходы и расходы компании.
• Отчет о прибылях и убытках расскажет, что происходит с компанией прямо сейчас — есть ли прибыль или вы трудитесь в убыток.
• Баланс покажет, сколько денег можно вывести без ущерба компании.

Проведите анализ расходов — куда уходят деньги: на транспортные издержки, лишние представительские расходы или переплату банку?

Чтобы оценить рентабельность — ведите попроектный учет, он поможет определиться с наиболее выгодными для вас проектами. В кризис такие знания пригодятся всем.

Настройте платежный календарь, он поможет избежать кассовых разрывов и пени за несвоевременную оплату заказчикам.

Сервисом уже пользуются тысячи предпринимателей. Посмотрите, как агентство сэкономило 200 000 руб. за год с помощью ПланФакта.

Посмотрите на динамику выручки, оцените, на что компания тратит деньги. И найдите расходы, которые не влияют на выручку или влияют незначительно. А потом решите, что можно сократить.

Если вы не можете отказаться от закупок сырья, то наверняка легко снизите необоснованные траты — не будете покупать новый диван в офис и уволите эйчара, который сидит без работы уже полгода.

Многие в период кризиса считают необоснованными тратами расходы на рекламу. Снижать расходы за счет привлечения клиентов можно, но не так. Просто выделите бюджет на удержание старых покупателей: вернуть их легче и дешевле, чем найти новых. При этом не отказывайтесь от рекламы совсем, продолжать привлекать новую аудиторию жизненно важно. И не забудьте про бесплатные способы привлечения трафика.

Эксперт по управлению Анна Скокова рассказала, как помогла компании пережить кризис 2008 года. Она пересмотрела ассортимент и цены:

«Расскажу мой опыт работы в кризис 2008 года.

Я пришла в одну крупную региональную сеть на должность директора по закупкам в марте 2008 года. И как раз попала в момент, когда ключевой поставщик, обеспечивающий 25% товарооборота, поставил компанию в стоп-отгрузку (кризиса еще не было).

Сразу скажу — по итогу всего в 2009 году эта сеть выросла вдвое по количеству магазинов. Конечно, это было следствием ранее выбранной политики расширения. Но на это нужны ресурсы.

Я всегда оцениваю все в цифрах, „итого по компании“. Я оценила, поняла, насколько можно улучшить ситуацию в рублях, какие меры нужны и какие инструменты. И предложила решение — антикризисный план. Мы согласовали внедрение в ежедневную работу новых инструментов, мер и ограничений.

Что конкретно сделали:

1. Ограничили ассортимент к закупке, распродали неликвиды и вывели из оборота товар, без которого можно было обойтись.

2. Снизили стоимость товарных запасов и, как следствие, вложенных в них собственных и кредитных средств.

3. Сделали так, чтобы в каждой товарной категории остались только хиты продаж.

4. Провели переговоры с поставщиками на увеличение отсрочек. Появилось окно, в котором товар уже продан, а деньги поставщикам еще не оплачены.

5. Повышали цены, соблюдали плановую наценку, делали переоценку товара при изменении приходной цены с небольшим приращением.

Другие руководители тоже предложили свои меры. Снизили зарплаты, лично моя уменьшилась на 40%. Провели переговоры по снижению аренды или на перевод аренды с фиксированной суммы оплаты на % от товарооборота»

Роман Ковалев, создатель уфимской типографии «Идель Пресс», рассказал, как развивал ее в период кризиса, тоже в 2008 году. Сейчас типография успешно работает, ей управляет наемный директор:

«В конце 2008 и начале 2009 сильно обновил парк техники и перевез типографию в более приятное и „хлебное“ место, благо много предложений стало. Летом 2009 сократили рабочую неделю, а вместо окладов и процентов ввели принцип „как получится по общим результатам“. Осенью нарастили клиентскую базу за счет закрывшихся конкурентов. К ноябрю 2009 восстановили прежний уровень зарплат при выросшей штатной численности. В 2010 году досрочно закрыли лизинги. Начал покупать оборудование. В 2012 — снова переезд в лучшие помещения и новая печатная машина. В 2014 наступил настоящий кризис. Развитие остановилось, и началась другая эпоха»

Артем Тихонов, генеральный директор AlterEGO Digital Agency, рассказал о своем опыте, как сократить расходы в кризис и пережить его:

«Первое, что надо сделать — провести аудит. Основные вещи, которые я делал в этом плане — это аудит дебиторской задолженности (кто должен и почему) и аудит расходов компании: на сотрудников, офис, хостинг, услуги связи, канцелярку и так далее. Также смотрел аудит доходов компании и анализировал прошлый год в двух направлениях — смотрел доходы по платежам от клиентов и доходы по актам, обязательно с помесячной разбивкой.

Такой анализ дал мне полное понимание текущей ситуации. После этого я мог действовать дальше.

Сначала сократил неважные и некритичные расходы: ненужные хостинги, домены, подписки на сервисы, без которых можно жить. Перешли на бесплатные и почти бесплатные инструменты — Google Документы, „Битрикс24“ и другие. Также сократил персонал, который генерировал не доходы, а расходы. Сократили ассистента одного из старших менеджеров, снизили самому менеджеру зарплату, убрали помощника по документам — его взяли непонятно для чего. Сами менеджеры просто филонили и не хотели делать часть работы. Еще продали часть техники из офиса и провели инвентаризацию.

Все это уже на второй месяц дало свой эффект. Компания вышла на операционную прибыль.

Также я поработал с дебиторской задолженностью. С теми, кто был готов платить, поговорили и объяснили важность платежей. А тем, кто не был готов платить, пригрозили судами — тоже получили несколько платежей. Сделали небольшую автоматизацию работы с документами в „Битрикс24“. Настроили автоворонки продаж.

Еще вместо бухгалтера в штате, взяли удаленного бухгалтера. Это сильно сократило расходы компании. Кроме этого, бухгалтер начала проводить свой аудит и выявила некоторые проблемы, из-за них компания платила какие-то пени и штрафы. В результате за последние 1-2 года таких проблем больше нет»

Антон Морозов из представительства мебельной компании Sormani поделился, что 2008 год был для него разминкой, а настоящий кризис грянул в 2014. Он тоже рассказал о нескольких способах, как сократить расходы в кризис:

«Мы занимались импортом европейской продукции. Сокращали расходы очень просто: переехали в офис подешевле, но рядом с предыдущим местом. На тот момент у нас уже частично было все автоматизировано, а некоторые сотрудники покинули компанию по разным причинам: кто-то переехал в другую страну, другие ушли в декрет.

Первое, что мы сделали в новом офисе, это автоматизировали все процессы обработки клиентов. Сразу появилось лишнее время, и мы могли расширить круг своих услуг. Вместо секретаря у нас был call-центр, и пришлось потратить примерно 3 месяца, чтобы создать идеальный сценарий для них, который закрывал практически все вопросы с клиентами. Отказались от курьерских компаний и договорились с частниками, чтобы дешевле доставлять товары клиентам. Пересмотрели товарную линейку, перешли на фабрики более дешевого сегмента, но хорошие по качеству. И приняли ряд других мер, всего не опишешь так, в комментарии»

Юрий Шакун, управляющий партнер консалтинговой группы «ГЕРМЕС», рассказал о своем опыте сразу в нескольких кризисах. Смотрите хронологию:

«1994 год. Успел по рекомендации знающих людей снять все депозиты в банках и закупиться долларами. Вышел почти без потерь. Сократил обороты, как следствие, сократил переменные затраты.

1998 год. Оборотка „съежилась“ в 20 раз. Продержался на плаву год. Сократили расходы на транспорт, из двух офисов оставили один. Если до кризиса продавали до 400 тонн продукции, то в кризис — всего 10–15. Дал всем 2 месяца на поиск работы и ещё 2 месяца выплачивал по ползарплаты тем, кто за этот срок не успел найти работу. Поработав немного наемным сотрудником, опять открыл свой бизнес.

2008 год. Были только проектные команды. В штате никого не держал. Сократил расходы на рекламу, она была бессмысленна. Снизил размеры выплат. Это позволило сохранить оборотный капитал.

2014 год — ничего не предпринимал по экономии, справился так»

Конкретные статьи сокращения расходов зависят от вашей ниши, положения дел в компании и региона. Сокращение каких-то расходов будет спасательным кругом для одной компании и крахом для другой. Оцените свой бизнес и подумайте, без чего можно легко обойтись. Главное — чтобы компания не начала работать в убыток, остальное можно пережить.