А если вы бухгалтер на аутсорсе, то все документы умножаются на число клиентов. В результате их количество измеряется десятками, а иногда и сотнями. Все это нужно подготовить и сдать вовремя. Как ничего не забыть, не пропустить и не потерять?
Бухгалтерский календарь, конечно, выручает. Но есть и другой подход. Мы в ПланФиксе предлагаем вам автоматизировать весь процесс с помощью повторяющихся задач.
В целом, в нашем понимании, подготовка любого документа — это задача. Например, подготовить отчет для налоговой, сделать приказ, сформировать платежную ведомость — все это задачи. В Планфиксе работа строится вокруг таких задач.
Значительная часть этих задач возникает регулярно, с определенной периодичностью. Какие-то документы нужно готовить раз в месяц, какие-то раз в квартал, какие-то раз в год.
Для того чтобы не создавать каждый раз однотипные задачи вручную, можно настроить их повторяемость и автоматическое создание. Задачи сами будут появляться в нужный день и напоминать: что сделать, какие формы заполнить, в какой срок.
Дальше на примерах из реальной практики покажем, как это работает.
Напоминания для отчетов
Представьте, вы бухгалтер на аутсорсе и готовите персонифицированные сведения о застрахованных лицах. При этом за третий месяц квартала этот отчет можно не отправлять, так как данные дублируются в другой форме отчетности. Но дьявол, как обычно, кроется в деталях.
Некоторым клиентам, в зависимости от того, каким видом деятельности они занимаются, все равно приходится отсылать именно эту форму отчетности своим заказчикам. И конкретно для них такой документ необходимо подготовить.
Чтобы не забыть это сделать, можно использовать повторяющиеся задачи ПланФикса:
В шаблоне указываем для каких именно клиентов готовим отчет, и «убиваем» сразу двух зайцев:
Напоминаем себе и сотрудникам подготовить документацию, чтобы не пропустить сроки.
Сразу указываем кому конкретно нужна отчетность, чтобы не забыть ни про кого из клиентов.
В результате процесс отлажен, все всё успевают, а бухгалтер по зарплате готовит форму отчета только по небольшой части клиентов.
И такие шаблоны повторяющихся задач можно сделать для каждого типа отчетности.
Актуализация статистических форм
Многие компании обязаны сдавать отчетность в Росстат. Список отчетов в каждом конкретном случае может отличаться в зависимости от организационно-правовой формы компании, видов деятельности и проводимых выборок со стороны самого Росстата.
Видов отчетности множество, и, даже если при подписании договора на бухгалтерское сопровождение заложить нужные формы в проект клиента, через некоторое время их перечень все равно изменится, а значит такие перечни периодически надо актуализировать и обновлять.
Для того чтобы не забыть об этом, можно использовать повторяющиеся задачи, которые с указанной вами периодичностью будут напоминать о себе:
Аналогичным образом повторяющиеся задачи может использовать не только бухгалтер, но и HR-менеджер, юрист, в общем любой специалист, на работу которого могут повлиять поправки в законодательстве:
Оплата услуг сопровождения
Во многих компаниях трудятся не только сотрудники, нанятые по трудовому договору, но и привлекаются самозанятые специалисты. Повторяющуюся раз в месяц задачу удобно использовать, чтобы проконтролировать все расчеты с такими сотрудниками.
К задаче подключаются необходимые участники. В ней же согласуются акты, собираются счета и чеки. Когда все работы завершены — задачу можно закрыть.
На следующий период автоматически вновь будет создана задача с правильным названием месяца. Для этого в шаблон задачи добавлены специальные переменные:
Рутинные задачи и материальное обеспечение
Каждый офис нуждается в материальном обеспечении: обновлении оргтехники, закупке канцелярских принадлежностей и иных расходников. Повторяющиеся задачи — удобный инструмент для системного подхода в этом вопросе:
Раз в месяц автоматически создается задача для сбора заявок.
Сотрудники указывают, что необходимо.
Ответственный — закупает:
Аналогичным образом можно контролировать своевременность оплаты коммунальных услуг, аренды и любых других периодических платежей:
Полезные опции повторяющихся задач
Гибкая настройка периодичности
В настройках шаблона повторения вы сами указываете с какой периодичностью будет появляться задача:
Назначение исполнителей и контроль сроков
Вы сами выбираете исполнителей и задаете сроки выполнения:
Дополнительные напоминания
Чтобы точно ничего не пропустить из-за большого потока сообщений, можно прямо в задачу встроить дополнительные напоминания. Например, за два дня до дедлайна:
Уведомление о невыполненной вовремя задаче
Если выполнение задачи все же было просрочено, ПланФикс вас автоматически об этом уведомит:
Все задачи можно добавить в календарь для наглядности. Кроме этого, в нем будут отображаться не только текущие задачи, но и будущие — повторяющиеся задачи, которым только предстоит появиться:
В результате вы всегда знаете заранее: когда, какой отчет и в какие сроки подготовить.
Будьте эффективными
Подготовка отчетов, регулярный сбор данных, планирование рабочих встреч, совещаний и митапов — все эти процессы легко систематизировать в ПланФиксе при помощи повторяющихся задач.
Вот их основные преимущества:
Гибкая настройка периодичности
Дополнительные напоминания
Контроль сроков
Автоматизация множества рутинных операций
Все это снизит риски что-то забыть, пропустить или сделать не вовремя.
Зарегистрируйтесь в ПланФиксе, чтобы разобраться с повторяющимися задачами самостоятельно или запишитесь на бесплатную консультацию.
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как работает ПланФикс!
Мы подскажем, с чего начать, и ответим на все вопросы. Это бесплатно!
Оставьте контакты, мы с вами свяжемся:
Реклама: ООО «Сфера», ИНН 7720483717, erid: LjN8KDTTG
Комментарии
1Спасибо, интересный подход