Как работать с онлайн-кассами ИП без сотрудников. Регистрация, выбор ОФД, интеграция с разными системами

Продолжается переход к онлайн-кассам в России и скоро перестанет действовать последняя отсрочка, позволявшая не использовать ККТ при ведении деятельности.

Напомним, что 06.06.2019 был принят закон, который установил льготы для Индивидуальных предпринимателей, не использующих наемный труд. Они имеют право не применять онлайн-кассу до 1 июля 2021 года при ведении следующих видов деятельности:

• реализация товаров собственного производства;
• выполнение работ;
• оказание услуг.

Но с 01.07.2021 года данная отсрочка заканчивается и нет никаких нормативных актов, которые говорили бы о ее продлении, поэтому, даже в случае, если вы ИП без нанятых по трудовым договорам сотрудников, придется ставить онлайн-кассу или переходить в категорию самозанятых.

Как выбрать онлайн-кассу и фискальный накопитель для ИП

Онлайн-касса для предпринимателя не отличается ничем от онлайн-кассы для ООО, поэтому выбирать приходится исходя из бюджета и функциональных возможностей самого кассового аппарата, а также особенностей вашего вида деятельности.

Сравнить и выбрать онлайн-кассу, а также фискальный накопитель к ней, можно в онлайн-магазине.

Главное требование к любой онлайн-кассе — ее наличие в реестре ККТ на сайте ФНС.

Однако касса не будет работать без фискального накопителя — ФН. Это специальное шифрующее устройство, которое вставляется в кассу и обеспечивает защиту ваших данных, чеков, а также передачу этой информации в ФНС, по специальным протоколам обмена данными.

Выбирать ФН нужно, исходя из потребностей бизнеса, на нужный вам срок. Об этом подробнее здесь

Однако фискальный накопитель также влияет на корректность отражения реквизитов кассового чека. Для того, чтобы кассовый чек соответствовал требованиям 54-ФЗ, выбирайте ФН, поддерживающий формат фискальных документов не ниже ФФД 1.1.

Заказать ФН и узнать об особенностях применения фискальных накопителей можно на сайте Платформы ОФД.

После покупки контрольно-кассовой техники и фискального накопителя, не забудьте о процедуре регистрации ее в Федеральной налоговой службе.

Регистрация ККТ в ФНС

Прежде чем зарегистрировать кассу в ФНС вам нужно создать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронный аналог подписи от руки. Документ с КЭП равнозначен собственноручно подписанному.

КЭП необходима для регистрации ККТ, а также для подписания электронных договоров.

Оставить заявку на КЭП можно уже сейчас.

После получения электронной подписи можно приступать к регистрации онлайн-кассы. Для примера посмотрим порядок регистрации ККТ на примере Платформы ОФД. Данная процедура проходит в Личном кабинете. Для регистрации вам потребуется ввести следующие данные:

1. Адрес установки кассы. Если у вас несколько точек для реализации товаров или услуг, то вам нужно купить ККТ на каждую из этих точек;
2. Наименование места установки кассы. Указывается в произвольной форме;
3. Субъект РФ и код налогового органа. Устанавливаются в зависимости от адреса нахождения регистрируемой кассы;
4. Данные кассы: модель, заводской номер, модель фискального накопителя, заводской номер ФН.

После введения соответствующих данных подпишите заявку своей электронной подписью и дождитесь в течение 10 рабочих дней карточки о регистрации вашей онлайн-кассы и приступайте к работе.

Подробную инструкцию о регистрации онлайн-кассы можно скачать здесь.

Как выбрать оператора фискальных данных

На сегодняшний день в России зарегистрировано 3,7 — 3,8 млн онлайн-касс. В реестре ФНС России представлено 168 моделей — все они получили специальные разрешения для работы в соответствии с новыми требованиями.

CNews Analytics опубликовал ежегодный рейтинг операторов фискальных данных. Подробнее ознакомиться с рейтингом можно в исследовании CNews.

Выбирать ОФД необходимо по следующим критериям:

1. Качество и надежность сервиса ОФД (базовая услуга по передаче чеков в ФНС);
2. Удобство управления и наличие дополнительных услуг для пользователей касс, помимо ОФД-тарифа;
3. Сервисы для задач бухгалтерии: обмен документами (ЭДО), сдача отчетности в госорганы, выгрузка и сверка данных по чекам и т.д.;
4. Аналитические и рекомендательные сервисы для развития бизнеса;
5. Работа с системой маркировки;
6. Дополнительный функционал и интеграция с необходимыми для вашего бизнеса сервисами.

Крупнейшим и самым популярным оператором фискальных данных на российском рынке является «Платформа ОФД» — на 1 марта 2021 г. компания обслуживала 29% всех онлайн-касс, что на 0,6% больше, чем в прошлом году (28,4%). По состоянию на март 2021 г. «Платформа ОФД» ежедневно передавала в ФНС 44 млн чеков (собственная оценка компании).

Подробнее ознакомиться с функционалом Платформы ОФД можно прямо сейчас.

Интеграция онлайн-кассы с другими системами

Обратите внимание на дополнительные возможности интеграции онлайн-кассы с другими сервисами.

1. Если вы реализуете свои товары не только в офлайн-формате, но и в онлайне, то вам нужно выбрать устройство, которое можно интегрировать с вашим интернет-магазином. Интеграция с интернет-магазином позволит осуществлять онлайн-торговлю с автоматической фискализацией интернет-заказов. Под фискализацией подразумевается проведение интернет-заказа на кассе с отправкой электронного чека покупателю.
2. Для удобства ведения бухгалтерии и своевременного списания складских остатков можно интегрировать онлайн-кассу с 1С. Ознакомиться с моделями ККТ, которые сертифицированы к такой интеграции можно на сайте.
3. Более 60% посетителей магазинов сегодня расплачиваются картой, поэтому позаботьтесь о том, чтобы ваша ККТ была подключена к эквайрингу. Эквайринг — банковский терминал или другими словами пин-пад, который позволяет осуществлять прием денежных средств с пластиковых банковских карт, а также платежных систем Apple pay, Samsung pay и др.

Есть 2 варианта подключения банковского терминала к кассе:

• Внешний — работает как самостоятельное устройство, на котором кассир вводит сумму вручную и после на кассе делается отметка, что оплата прошла по безналичному расчету.
• Внутренний — банковский терминал уже встроен в ККТ, поэтому кассиру не придется дополнительно вводить данных о суммах и оплате. При покупке онлайн-кассы уточняйте, поддерживает ли он данные функции.

Покупая аппарат ККТ, а также выбирая оператора фискальных данных, обязательно подумайте о тех функциях, которые вам будут нужны. Если вы не планируете работать с интернет-заказами, тогда интеграция с интернет-магазином вам не нужна, а если вы готовы принимать безналичную оплату, тогда сразу приобретайте аппарат с функциями эквайринга.

Оставить заявку на покупку онлайн-кассы можно уже сейчас на Платформе ОФД.

Платформа ОФД

Выбор кассы, подключение к ОФД, регистрация в ФНС, настройка интеграции - все с Платформой ОФД

Перейти