УПД — аббревиатура названия «Универсальный передаточный документ». Этот документ оформляется при отгрузке товаров, передаче прав или приемке услуг, а также применяется для учета расходов и расчетов по НДС в бухгалтерском учете. У него есть важное преимущество — УПД позволяет значительно уменьшить объем документооборота.
УПД может содержать в себе реквизиты:
- счета-фактуры;
- товарной накладной;
- товарно-транспортной накладной, в частности товарного раздела;
- накладной на отпуск материалов;
- акта приема-передачи.
Т. е. владелец самостоятельно выбирает, какую функцию несет УПД:
- только счет-фактура;
- только первичный документ;
- пакет документов из первичного документа и счета-фактуры.
УПД можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном.
Сервис «Платформа ЭДО» позволяет организациям быстро и просто обмениваться любыми документами: договорами, актами, приказами, УПД и другими — выбирайте подходящий тариф и платите только за исходящие документы.
УПД на бумаге
В бумажном виде УПД можно использовать вместо:
- первичного документа;
- сочетания первичного документа и счета-фактуры.
УПД на бумаге оформляют для:
- поставки товаров или услуг;
- передачи прав на имущество.
Но по-прежнему можно использовать и отдельные документы: товарную накладную, акт приема-передачи, счет-фактура и т. д. В законодательстве не закреплена обязанность исключительного использования УПД.
Электронный вид УПД
Электронный документооборот сейчас активно используется в бизнесе чаще, это продиктовано отчасти возможностью существенно сэкономить, отчасти законодательством (ЭДО в некоторых случаях обязателен к применению).
Во многих программах для ведения бухгалтерского учета реализованы функции составления и редактирования УПД: пользователь выбирает функцию УПД и заполняет соответствующие обязательные реквизиты — они разные у счета-фактуры и первичного документа.
После документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Кем должен быть утвержден документ тоже зависит от его функции:
- первичный документ или пакет (счет-фактура + первичный документ) подписывают и отправитель, и получатель;
- счет-фактуру подписывает только отправитель (продавец).
Но что делать тем предпринимателям, которые не пользуются программой учета? Или пользуются, но в имеющейся системе просто нет такой функции — отправки документов через электронный документооборот. Например, в 1С:ФРЕШ.
Волноваться не стоит, необходимости в смене программы нет. В этом случае пользователи могут составлять УПД в специальных сервисах, например, на Платформе ЭДО.
Организуйте электронный документооборот компании всего за 500 рублей в год: оперативный обмен документами между контрагентами.
В сервисе вы можете создать свою индивидуальную форму УПД с помощью Редактора.
Какие возможности есть у Редактора УПД?
Для УПД есть утвержденный формат, но каждая организация может его дополнить необходимыми реквизитами.
Редактор позволяет за пару минут составить УПД, который будет полностью соответствовать требованиям формата по приказу ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
В Редакторе можно выбрать функцию, которую будет выполнять УПД:
- Счет-фактура.
- Первичный документ.
- Единый документ: счет-фактура + первичный документ.
Это реализовано в поле «Функция»:
Что умеет Редактор УПД?
- Проверять заполненные сведения на соответствие формату ФНС как в процессе внесения изменений, так и непосредственно перед отправкой документа. В случае обнаружения ошибки в соответствующем блоке будет отображено уведомление о наличии ошибки и ее описание.
- Делать расчет НДС автоматически. При этом все полученные данные можно вручную исправить в соответствующем поле редактора (данная функция может понадобиться в случае неверного округления копеек).
- Дает возможность вносить все типы дополнительных сведений. Данная функция особенно актуальна для пользователей, которые сталкиваются с требованиями своих контрагентов о передаче дополнительных данных, например, по товарным позициям.
- Автоматически вносит сведения о сторонах-участниках документооборота.
- Заполняет сведения о подписанте документа по данным из сертификата.
Для организаций, деятельность которых направлена на маркированную продукцию или товары с прослеживаемостью, есть отдельный полезный функционал. Сейчас основной объем электронного документооборота как раз связан с этими направлениями. Поэтому в Редактор УПД сервиса «Платформа ЭДО» также были внесены изменения:
- Появилась возможность заполнения сведений о маркируемых товарах и товарах, подлежащих прослеживаемости: уникальный идентификатор транспортной упаковки, контрольный идентификационный знак (КИЗ) или уникальный идентификатор вторичной упаковки.
Сведения о маркируемом товаре система Платформа ЭДО умеет автоматически определять и передавать в ЦРПТ.
- Доработан функционал, позволяющий указывать регистрационный номер партии товаров и сопутствующие реквизиты в УПД. Это сделано в связи с тем, что с 1 июля 2021 года система прослеживаемости перешла из экспериментального режима в рабочий.
Сейчас в налоговую необходимо передавать уведомления и отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами, выставлять счета-фактуры и УПД с новыми реквизитами. В редакторе УПД возможно внести эти реквизиты.
С подробным заполнением УПД и работой в Редакторе можно ознакомиться по ссылке.
Электронный документооборот — это система, доступная всем организациям, не требующая больших затрат. С помощью ЭДО можно сэкономить, если выбрать выгодный вариант тарифа у оператора — чем больше у вас документов, тем дешевле стоит отправка каждого из них. Кроме того, ваши документы будут защищены шифрованием и оперативно поступят к контрагентам.
Платформа ЭДО: просто, доступно, надежно
Электронный документооборот от крупнейшего оператора фискальных данных «Платформа ОФД».
Начать дискуссию