Унифицированные формы и форматы документов
Форма и формат предоставления каждого документа утверждается приказами ФНС. Для ЭДО сейчас законодательно утвержден xml-формат.
Вот основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО:
Счет-фактура.
Счет-фактура отражает сумму НДС, которую продавец вложил в стоимость отгруженного товара (работы, услуги). Этот документ, прежде всего, необходим для подтверждения права на вычет НДС покупателем.
Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н. Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД).
УПД объединил функции первичных документов, которые оформляются при совершении сделок.
Документ содержит сведения о договоре, на основании которого поставили товар, дату отгрузки, перечень товаров и выделенный НДС.
Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте УПД включает всю информацию по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счет-фактура.
Не исключено, что могут меняться цена и количество товара (объем работ и услуг).
Для того чтобы отразить подобные изменения разработан корректировочный счет-фактура. В документе указывается разница между суммами и определяется новый размер НДС.
Формат корректировочного счета-фактуры установлен приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Универсальный корректировочный документ (УКД).
Этим документом вносятся изменения в УПД.
В его формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости товаров (работ, услуг).
Отправить УKД можно только через оператора ЭДО в формате, который утвержден приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Товарная накладная.
С помощью накладной в системе ЭДО фиксируется передача товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной.
Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и со стороны покупателя. Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Акт приемки-сдачи работ (услуг).
Этим документом подтверждается факт выполнения работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты для документа.
Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Полный перечень разработанных и утвержденных ФНС электронных документов можно посмотреть на официальном сайте службы.
Чтобы обмениваться электронными документами необходимо заключить договор с оператором ЭДО, например, подключиться к сервису Платформа ЭДО. Сервис позволяет обеспечить обмен электронными документами, который полностью заменяет бумажный документооборот. Все документы подписываются УКЭП и имеют юридическую значимость, как и подписанные «живыми» подписями. Оформить КЭП руководителя компании и ИП можно без посещения налоговой.
ЭДО на транспорте. Расширили перечень электронных перевозочных документов
В марте 2023 года список перевозочных документов с утвержденным ФНС форматом дополнили электронным договором фрахтования, электронным путевым листом и электронным заказом (заявкой).
Ориентировочно ЭДО станет обязательным на транспорте уже к концу 2024 года. Поэтому уже сегодня бизнесу стоит задуматься, как перестроить свои процессы под новые правила.
18 июля 2023 года состоится бесплатный вебинар Платформы ОФД, на котором эксперты расскажут, как работать с электронными перевозочными документами. Практикум будет полезен всем участникам перевозок. Вот лишь часть вопросов, которые затронут эксперты:
Требования закона по электронным документам к участникам транспортного рынка.
Как работает ЭДО на транспорте
Электронные перевозочные документы (ЭПД). Что, для кого, как пользоваться?
Виды ЭПД, их назначение и различие
Польза и экономия при использовании электронных транспортных документов.
ГИС ЭПД – настройка работы. Требования к операторам ИС ЭПД. Смежные сервисы.
Платформа ЭДО
Простой и оперативный обмен документами между организациями
Разрабатываются новые форматы документов
В 2023 году ФНС планирует разработать 4 формата электронных документов, которые в дальнейшем утвердят приказами:
формат акта приема-передачи запасов (основных средств);
формат накладной по учету движения запасов;
формат акта рекламации (претензии);
формат спецификации.
Использование указанных форматов позволит предпринимателям и компаниям автоматизировать внутренние процессы работы с документами и ускорит взаимодействие с контрагентами.
Документы, сформированные по утвержденным форматам, можно будет передать в налоговые органы в электронном виде по каналам ЭДО при проведении, например, мероприятий налогового контроля.
Сервис Платформа ЭДО перед отправкой проводит обязательную проверку формализованных документов на соответствие законодательной базе. Кроме того, сервис поддерживает обмен данными с системой Честный ЗНАК. Упростить работу с маркированными товарами поможет сервис Учет марок.
Минфин разрешил операторам ЭДО подписывать документы автоматической электронной подписью
Минфин своим приказом от 12.01.2023 № 3н разрешил с 1 июля 2023 года операторам электронного документооборота подписывать документы автоматической электронной подписью. Раньше можно было использовать только электронную подпись уполномоченного лица.
Исключение — Федеральное Казначейство, которое является оператором информационной системы госзакупок.
Такое нововведение упростит работу с технологическими документами и защитит подписи сотрудников от компрометации.
Операторам ЭДО оставили переходный период — 60 дней, в течение которого можно использовать ЭП, выданную частным удостоверяющим центром.
Счета-фактуры и УПД по прослеживаемым товарам в электронном виде
При реализации прослеживаемого товара счета-фактуры (УПД) оформляются в электронном виде.
При этом с 1 января 2023 вступил в силу приказ ФНС от 08.07.2022 № ЕД-7-15/636@, который подтверждает порядок передачи оператором ЭДО всех поступивших от продавца электронных счетов-фактур (УПД) по прослеживаемым товарам в автоматизированную информационную систему налоговой службы.
Для этого оператор ЭДО должен:
поместить электронные документы, подписи и транспортную информацию в один архив;
проверить формат документов на соответствие требованиям налоговой;
устранить несоответствия, если они есть;
отправить архив в автоматизированную информационную систему ФНС.
Такая кампания нацелена на повышение оперативности налогового администрирования и контроля.
Отчитываться в ИФНС по прослеживаемым товарам поможет сервис Платформа Госотчет. Для этого не понадобятся сторонние бухгалтерские программы — система содержит все актуальные формы, предусмотрена проверка отчетов перед отправкой.
Платформа ЭДО - электронный документооборот без лишних затрат.
Платформа ЭДО
Простой и оперативный обмен документами между организациями
Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8K83ks
Начать дискуссию