Нужно ли оформлять путевой лист на директора компании. ЭДО на транспорте 

Нужно ли оформлять путевой лист на директора компании

Согласно п. 10 Порядка, который утвержден приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, и п. 1 ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, путевой лист нужен, когда директор использует транспортное средство в служебных целях и с его помощью перевозит грузы или пассажиров — например, других сотрудников. 

Если руководитель едет один и не везет какой-либо груз, то законодательство не обязывает выписывать путевые листы. Об этом свидетельствует также имеющаяся юридическая практика, например, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016. Это означает, что использование транспортного средства в интересах организации можно подтвердить с помощью любого другого документа: например, акта или справки. Однако выписать путевой лист безопаснее.

Как подтвердить расходы на ГСМ в целях уменьшения налоговой базы

Путевой лист необходимо оформлять, чтобы подтвердить расходы на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, если директор перевозит пассажиров или грузы. В остальных случаях можно использовать путевые листы в качестве одного из документов, которые подтверждают расходы на приобретение ГСМ. Порядок подтверждения расходов обязательно нужно закрепить в учетной политике компании (письма УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@, Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Если компания оплачивает ГСМ для авто директора, но не учитывает его в расходах и не выписывает путевые листы, то налоговая при проверке может решить, что физлицо использует ГСМ в личных целях. В этом случае проверяющие начислят НДФЛ и страховые взносы.

Поэтому оформлять путевые листы важно:

• Так можно подтвердить использование авто в служебных целях.

Нередко организации покупают корпоративные ТС в лизинг, а фактически ими пользуются руководители. Причем бухгалтерия учитывает лизинговые платежи в расходах и списывает амортизацию. Тогда доказать, что ТС применяются в предпринимательской деятельности, для целей ст. 171 и 252 НК можно при наличии путевого листа.

• С помощью этого документа можно учесть в расходах стоимость ГСМ. 

Подтвердить применение ТС в предпринимательской деятельности помогут сведения о пробеге и времени фактического использования транспорта, а также о маршруте, по которому машина передвигалась в течение дня.

Показания одометра позволяют подтвердить пробег ТС за рейс или смену. Их необходимо указывать при выпуске авто на линию, возвращении авто с линии по окончании рейса и при сдаче машины следующему водителю по окончании смены предыдущего (если на одно ТС оформляется несколько путевых листов).

Информация о маршруте к обязательным реквизитам документа не относится. Но, по факту, контролирующие органы и суды требуют указывать реквизит «маршрут следования», чтобы подтвердить служебные цели и обосновать расходы на топливо. В данных о маршруте рекомендуется указывать конкретные адреса.

Разрешает ли закон оформлять путевой лист для руководителя на месяц

В соответствии с Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390, путевой лист может быть оформлен более чем на сутки, в случае, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя. Других вариантов не предусмотрено.

Важно, чтобы в документе были заполнены все обязательные реквизиты, которые также можно найти в Приказе №390. Так, обязательно нужно заполнить разделы, содержащие сведения о:

• о транспортном средстве;

• о лице, оформившем путевой лист;

• о водителе;

• о виде перевозки;

• о виде сообщения.

Важно вписать все обязательные реквизиты корректно и без ошибок. Неточности в документе могут привести к тому, что налоговая при проверке исключит из расходов затраты на ГСМ.

Нужна ли отметка о медосмотре в путевом листе директора

Согласно абз. 3 п. 3 ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, медосмотр нужно проходить лицам, которые трудятся в должности водителя, а директор к таковым не относится. Такого же мнение придерживаются и суды, например, см. постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 № Ф10-863/2015, апелляционное определение Мосгорсуда от 24.05.2019 по делу № 33а-2857/2019.

Однако отметим, что Верховный Суд в постановлении от 19.12.2016 № 18-АД16-173 придерживается другой позиции: если сотрудник не занимает должность водителя, но по должностной инструкции или по характеру работы у него возникает необходимость управлять служебным ТС, то предрейсовый осмотр проходить нужно. В целом, безопаснее медосмотр все-таки провести.

В какой форме выписывать путевой лист на директора

Можно выбрать один из двух способ оформления путевых листов — электронный или бумажный. Все больше компаний переходят на работу именно с электронными документами, так как это снижает стоимость документооборота, экономит время и исключает их потерю.

При оформлении путевого листа в электронном варианте отметки о медосмотре, предрейсовом контроле техсостояния авто, показаниях одометра, дате и времени выпуска ТС на линию нужно заверять УКЭП или УНЭП. Поэтому тем, кто планирует использовать электронный документ, необходимо выпустить электронные подписи водителям, медицинскому работнику, работнику, который несет ответственность за осмотр ТС и отметки показаний одометра и времени выезда и въезда. 

Вариант оформления путевого листа следует указать в учетной политике.

С помощью Платформы ЭПД вы можете обмениваться электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок, в том числе выписывать путевые листы, транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости и др. Оставьте заявку на подключение сервиса или узнайте о его возможностях подробнее.

Платформа ЭПД

Простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8KG4WT