Интеграция ЭДО с 1С и ОФД: почему это нужно розничной торговле, типичные ошибки интеграции

Курс на повсеместное внедрение ЭДО

С каждым годом электронный документооборот (ЭДО) все больше внедряется в различные сферы бизнеса.

Согласно Концепции развития ЭДО от ФНС, в течение ближайших лет 95% счетов-фактур хозяйствующих субъектов и 70% товарных накладных должны перейти в электронный формат. Важно заблаговременно подготовиться к новым требованиям.

Например, одним из важных нововведений стало внедрение машиночитаемой доверенности, которую с 1 сентября 2024 года обязаны использовать сотрудники для подписания документов от имени организации. Это новшество касается всех сфер бизнеса. Раньше работники компании могли подписывать документы сертификатом ЭП сотрудника, но теперь такую подпись оформить нельзя — вместо нее нужно получить подпись физлица, а при подписании документа приложить к ней машиночитаемую доверенность.

Есть исключение — руководитель юрлица или ИП могут подписывать электронные документы своей подписью без доверенности.

Также в этом году Россия и Белоруссия официально признали юридическую силу электронных подписей, выданных удостоверяющими центрами обеих стран. В результате российские и белорусские бизнес-партнеры теперь могут без препятствий обмениваться документами через сервисы ЭДО. Электронная подпись, выданная в Белоруссии, будет считаться действительной в России, и наоборот.

ЭДО для работы с маркированными товарами

Для розничной торговли одно из наиболее важных требований — обязательное использование ЭДО при работе с товарами, подлежащими маркировке. Только через ЭДО в систему «Честный ЗНАК» передаются сведения о движении маркированной продукции. Благодаря этому государственные органы контролируют введение маркируемых товаров в оборот и их реализацию.

В 2024 году в список товаров, которые нужно маркировать, добавились:

слабоалкогольные напитки (пуаре, сидр, медовуха, пиво) в алюминиевых банках и любой другой упаковке, кроме тары из пластика и стекла, а также кег (их маркировали и в 2023 году);
компьютерные томографы;
коронарные стенты, слуховые аппараты;
некоторые товары легпрома;
икра лососевых и осетровых рыб;
напитки на растительном сырье, нектары, морсы, соки;
велосипеды и велосипедные рамки.

Также в этом году нужно будет маркировать техсредства реабилитации, сухие корма для животных, ветпрепараты, растительные масла в полимерной и стеклянной таре, консервы.

Сначала обязанность по работе с маркировкой затрагивает изготовителей и импортеров, а затем к процессу подключаются оптовые и розничные продавцы. Например, товары легпрома розница уже начала маркировать с 1 июля.

Порядок работы с ЭДО такой:

Продавец при отгрузке создает УПД с информацией о маркируемой продукции.
Продавец подписывает документ с помощью УКЭП — подписью директора или подписью уполномоченного сотрудника (отметим, что «Честный ЗНАК» уже работает с машиночитаемыми доверенностями).
Документ передается покупателю через оператора ЭДО. Если у продавца и покупателя операторы ЭДО разные, нужно сначала настроить роуминг между ними.
Покупатель проверяет данные УПД и фактически полученные товары.
Если все совпадает, покупатель подписывает УКЭП, а оператор ЭДО после подписания документа направляет информацию о смене владельца товаров в «Честный ЗНАК».

Чтобы работать с маркированными товарами было проще, можно интегрировать 1С с системой «Честный ЗНАК». Из личного кабинета, зарегистрированного в ГИС МТ, работать неудобно:

при запросе кодов маркировки в одном заказе можно указать максимум 10 наименований;
при приемке партии нужно вручную сканировать штрихкод каждой товарной позиции, а подготовка к отгрузке или реализации занимает значительное время.

При использовании интеграции не нужно дублировать данные в системе «Честный ЗНАК» и в 1С. Уведомления о стандартных операциях — приемке, отгрузке, транспортировке и выведении товара из оборота — поступают автоматически.

С другой стороны, электронный документооборот тоже удобно вести прямо в 1С: так сотрудники могут работать с документами напрямую в привычной учетной системе. Чтобы это сделать, нужна специальная обработка, которая интегрирует сервис ЭДО и 1С.

Например, такая обработка есть у «Платформы ЭДО» — пользователям сервиса она доступна бесплатно. Модуль интеграции легко скачать, установить и настроить. При этом интеграция полезна не только при работе с маркированными товарами, но и всем, кто имеет дело с электронными документами. Она поможет сэкономить время сотрудников, исключить ошибки ручного ввода и минимизировать расхождения с контрагентами.

При работе с определенными группами маркируемых товаров розничная точка отправляет данные о продажах каждой единицы продукции с кассы в «Честный ЗНАК». Это делается через оператора фискальных данных. В дополнение к ЭДО удобно подключить также сервис интеграции 1С с ОФД от лидера рынка операторов фискальных данных — «Платформы ОФД».

Платформа ЭДО

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Интеграция ОФД в 1С. Как дополнить ЭДО и 1С фискальными данными

У клиентов «Платформы ОФД» популярен сервис «Интеграция ОФД в 1С»: он упрощает работу бухгалтера в части работы с фискальными чеками и кассовыми документами. Интеграция автоматизирует передачу чеков в ПО 1С, освобождая специалистов от рутины и сводя риск ошибок фактически к нулю.

Таким образом упрощается процесс создания документов «Отчет о розничных продажах», «Приходно-кассовый ордер», «Расходно-кассовый ордер», «Чеки продаж». Информация в 1С в точности совпадает со сведениями, которые получает ФНС.

При этом выгружаются фискальные данные по всем кассам, подключенным к «Платформе ОФД». ПО таким образом поддерживает создание номенклатуры, формирует на основании полученной информации документы для 1С.

Сервис поддерживает конфигурации 1С:

Бухгалтерия предприятия 3.0;
Бухгалтерия 1C-FRESH 3.0;
Розница (базовая) редакция 2.3;
Управление торговлей 11.4.

Доступна загрузка данных за два предыдущих года.

Как подключить сервис «Интеграция 1С в ОФД»:

Авторизуйтесь в личном кабинете клиента «Платформа ОФД».
Перейдите в основном меню в «Сервис и услуги» на вкладку «Интеграция ОФД в 1С». Нажмите кнопку «Подключить».
Добавьте кассы в заказ, выберите тариф и нажмите кнопку «Заказать». Счет на оплату и информация о вашем заказе будет доступна на странице Интеграция ОФД в 1С в разделе «Счета и заказы».
Скачайте файл интеграции и ключ доступа для использования в разделе «Настройка и установка».

Типичные ошибки интеграции ЭДО и 1С

При появлении ошибок в модуле первое, что нужно сделать, — проверить, установлена ли у вас самая последняя версия. Если ваша версия устарела и доступно обновление, нужно загрузить его. Часто это позволяет быстро восстановить нормальную работу.

Ошибки при отправке документов. Если во время отправки документов возникла ошибка, просмотрите статус документа, чтобы понять, в чем заключается проблема.

Например, ошибка может быть в том, что ЭП не соответствует законодательным требованиям. Также может возникнуть сбой во взаимодействии операторов в роуминге — из-за этого электронный документ не будет доставлен.

Ошибка может появиться, если не проставлена дата. Это обязательное поле для всех документов, создаваемых в соответствии с требованиями приказа ФНС № 820 (утратил силу), включая УПД, накладные, акты и счета-фактуры.

Ошибка отображения документа. Если при отправке документа он не отображается в списке, возможны следующие причины:
- Не настроен обмен документами с контрагентом. Если контрагент не добавлен в сервисе или не выполнено сопоставление в программе 1С, документ не будет отправлен.
- Некорректные реквизиты. Убедитесь, что параметры фильтра выставлены правильно. Возможно, отображается не весь список документов из-за включенного фильтра по организации, контрагенту, дате или виду пакета документов.
- Неправильные параметры отправки. Документ может не отображаться в списке из-за неверно выбранных настроек пакетов. Например, если вы хотите отправить УПД, но в настройках выбран пакет «счет-фактура + ТОРГ-12/Акт», документ не отобразится. Измените настройки, отметив нужные пакеты документов.
- Тип документа не поддерживается модулем. Модуль поддерживает только определенные типы документов, такие как ТОРГ-12, акт выполненных работ, счет-фактура, корректировочная счет-фактура, счет на оплату и универсальный передаточный документ. Если документ не относится к одному из этих типов, он не появится в разделе «Отправка документов».
Ошибки при получении. Если в полученном документе некорректно заполнено наименование товара, это может быть связано с ошибками сопоставления товаров при создании документа в 1С. Проверьте сопоставление товаров, чтобы избежать такой проблемы.
Коды маркировки не выгружаются из программы в УПД. Это может быть связано с тем, что ваша конфигурация 1С не поддерживает работу с маркированной продукцией. Также проверьте, указаны ли коды маркировки в документе 1С и используете ли вы актуальную версию обработки.

«Платформа ЭДО» — сервис для удобного и быстрого документооборота между организациями и предпринимателями. С помощью «Платформы ЭДО» можно передавать УПД и данные в систему маркировки и прослеживаемости. В сервисе есть бесплатные обработки для 1С, с которыми удобно вести учет и собирать отчетность. Это простой, удобный и доступный по цене сервис с легким подключением.

«Платформа ЭДО» автоматически передает данные о товарах с маркировкой в «Честный ЗНАК» и помогает соблюдать законодательство о маркировке.

Также вы получите:

автоматический роуминг с большинством операторов ЭДО;
поддержку работы с машиночитаемой доверенностью;
поиск контрагентов по ИНН в актуальном справочнике ФНС.

Читайте также:

Интеграция ОФД в 1С

Автоматическая передача фискальных данных в 1С из личного кабинета «Платформа ОФД»

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8KKkpf