Какой отчет формирует кассир при закрытии смены
Просто установить онлайн-кассу недостаточно, важно правильно ее использовать. Ежедневно кассир формирует два отчета:
об открытии смены — до того, как начнет принимать оплаты от клиентов;
о закрытии смены — после рабочего дня.
При закрытии смены кассир создает соответствующий отчет. В нем указывают номер смены, фамилию кассира, число чеков и других фискальных документов за смену, число неотправленных документов и др. Полный список реквизитов указан в приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ в таблицах 30, 68 и 123.
Отчет о закрытии смены — такой же фискальный документ, как и кассовый чек. Его нужно передавать онлайн в ФНС, если касса работает с подключением к сети (не в автономном режиме) и ОФД. Оператор ОФД передает отчет автоматически. Также отчет сохраняется в памяти фискального накопителя, и посмотреть его можно в личном кабинете ОФД lk.platformaofd.ru. Если продавец использует облачную кассу, она формирует отчеты об открытии и закрытии смены автоматически.
Когда нужно закрыть кассовую смену
Кассовая смена не может быть дольше 24 часов, этот срок отсчитывается с момента открытия смены. Если смена длится больше суток, это приведет к неприятным последствиям:
Чеки не будут включать фискальный признак. Фискальный признак — это числовой код, один из обязательных реквизитов кассового чека, применяется, чтобы проверить подлинность чека. Он формируется с помощью ФН. Отсутствие фискального признака в чеке — нарушение, такой чек не отправится в налоговую.
Касса может заблокироваться, и создавать чеки на ней не получится. Такую блокировку используют, чтобы продавец не нарушал закон о ККТ (от 22.05.2003 № 54-ФЗ). В этом случае касса блокирует выпуск чеков без фискального признака и позволяет создать только отчет о закрытии смены.
Такая блокировка есть не во всех моделях касс. Поэтому у бизнеса нередко возникают вопросы о необходимости закрывать смену в течение 24 часов. Закон 54-ФЗ не регулирует этот момент напрямую: в нем указано, что смена должна быть закрыта после окончания расчетов.
УФНС по Москве в письме от 18.07.2023 г. № 17-23/2/079901@ разъяснила этот момент: если смена превышает сутки, фискальный признак на чеке не формируется. Значит, смена при работе на ККТ может максимально длиться не больше 24 часов. Держать смену открытой дольше считается нарушением.
Подключите сервис передачи чеков от «Платформы ОФД». С его помощью вы сможете:
следить за состоянием касс и вовремя принимать меры, если касса требует замены фискального накопителя, оплаты подписки или если смена открыта больше 24 часов;
регистрировать и перерегистрировать кассу в ФНС;
мониторить показатели работы кассы и выручки на каждой торговой точке.
Какая ответственность грозит продавцу
Если вовремя не закрыть смену, продавцу грозят санкции по ч. 4 ст. 14.5 КоАП:
для должностных лиц — предупреждение или наложение административного штрафа 1,5–3 тыс. рублей;
для юрлиц — предупреждение или штраф 5–10 тыс. рублей.
Разберем еще несколько вопросов о закрытии смен, которые возникают у бизнеса.
Что предпринять, если не все кассовые чеки переданы в ОФД
Если у вас остались чеки, которые не отправлены в ОФД, это не мешает закрытию смены. Лучше всего решить проблему до окончания рабочего дня. Если это не удалось, сначала закройте смену, а потом займитесь отправкой чеков. Часто проблема связана со сбоями в интернет-соединении или некорректными настройками обмена данными с ОФД.
Если кассовый аппарат не передает чеки, отчет о закрытии также не будет отправлен ОФД. Но это не приводит к блокировке кассы. Нужно завершить смену, так как операция сохранится в фискальном накопителе. По закону у владельца кассового аппарата есть 30 дней с момента создания фискального документа для его передачи в ОФД.
Допускается ли открывать и закрывать смену несколько раз в день
Закон не ограничивает число открытий и закрытий смены. Кассир может открыть смену для одного расчета и сразу ее закрыть. Потом снова открыть, создать чек и повторно завершить. Смена может продолжаться несколько часов или сутки.
Нужно ли открывать и закрывать смену ежедневно
Если продаж на этой кассе нет, то нет и необходимости открывать и закрывать смену каждый день.
Можно ли закрыть смену до того, как закончился рабочий день
Закон не регламентирует конкретную длительность смены. Она может продолжаться любое количество времени, но не больше 24 часов. Нет также строгих требований завершить смену в конкретное время.
Как поступать при круглосуточной работе торговой точки
В круглосуточных магазинах, аптеках, на АЗС кассовый аппарат работает постоянно. Но смену все равно нужно завершить не позже, чем через 24 часа с момента ее начала. Можно сделать это во время технического перерыва или при смене кассира. На этот период торговля приостанавливается на 5–10 минут, после чего продолжается с новой сменой.
Следует ли закрывать смену, если не было продаж
Да, завершать открытую смену нужно, даже если не было продаж. Если за смену не было сделано ни одной продажи, кассир создает нулевой отчет.
Платформа ОФД
№ 1 в рейтинге операторов фискальных данных. Надежная передача чеков в ФНС и контроль касс
Как отслеживать состояние кассы в личном кабинете «Платформы ОФД»
В личном кабинете «Платформы ОФД» можно отслеживать состояние ККТ в любой удобный момент. Для этого нужно зайти в раздел «Кассы», далее — «Мониторинг».
Здесь есть несколько фильтров, которые показывают состояние онлайн-кассы, например:
«Смена открыта» — этот фильтр показывает число онлайн-касс, где кассовая смена открыта меньше 24 часов.
«Нет документов 48 часов» — число ККТ, которые не передавали фискальные документы в течение 48 часов и больше, независимо от того, открыта или закрыта смена.
«Память ФН почти заполнена» — число ККТ, у которых осталось меньше 1% свободной памяти.
«Срок подписки скоро истекает» — число ККТ, у которых подписка заканчивается через 30 дней.
«Смена открыта более 24 часов» — число ККТ, на которых кассовая смена продолжается больше суток.
«Нет документов более 72 часов» — число ККТ, которые не отправляли фискальные документы на протяжении 72 часов и больше, независимо от того, открыта или закрыта смена.
«Некорректные чеки» — число ККТ, которые передают фискальные документы с ошибками.
«Оплаченные кассы» — число ККТ с активной подпиской.
«Смена закрыта» — число ККТ, на которых закрыта смена.
«Ресурс ФН менее 30 дней» — число ККТ, где пора заменить фискальный накопитель.
«Неоплаченные кассы» — число ККТ, у которых подписка не оплачена.
Пользуйтесь подразделом «Мониторинг», чтобы вовремя следить за состоянием своей онлайн-кассы, избежать ошибок и проблем с налоговыми органами.
Сервис «Платформы ОФД» Контроль нарушений помогает избегать штрафов по кассовым операциям:
Сервис в реальном времени отслеживает ошибки в работе кассовых аппаратов и недочеты в фискальных документах.
Уведомления о проблемах в личном кабинете ОФД позволяют оперативно выявить и устранить неполадки.
Детализированная информация о предупреждениях и ошибках в чеках, правилах использования касс доступна в любое время.
Статусы документов, которые находятся в карантине, обновляются автоматически.
Методология проверки касс и чеков полностью соответствует требованиям налоговой службы. Подключите вашу кассу к «Платформе ОФД» — сервис Контроль нарушений начнет работать автоматически.
Контроль нарушений
Сервис для мониторинга ошибок, позволяющий избежать штрафов по кассовым операциям
Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8JzcE5
Начать дискуссию