Когда и как нужно регистрировать и перерегистрировать кассовую технику
Перед тем как начать пользоваться кассой, ее нужно зарегистрировать. Это можно сделать разными способами:
лично посетив налоговую инспекцию;
отправив документы по почте;
через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
через личный кабинет ОФД.
До регистрации онлайн-кассы проверьте, что модель ККТ входит в реестр ФНС. Это можно проверить на сайте налоговой инспекции, указав модель и заводской номер кассы. Также следует убедиться, что фискальный накопитель (ФН) значится в реестре ФНС. Успешная проверка будет сопровождаться надписью «Включен в реестр ФНС, не зарегистрирован в налоговых органах».
Необходимость в перерегистрации кассы возникает, если изменяются данные в карточке регистрации. Перерегистрация не потребуется в случае изменения ставки НДС или системы налогообложения — достаточно обновить данные на устройстве и выпустить отчет о перерегистрации.
Перерегистрация кассы в ФНС без замены ФН требуется в таких случаях:
изменение адреса или места установки ККТ;
подписание нового договора с ОФД.
В этих ситуациях достаточно обновить настройки на кассе самостоятельно.
Замена ФН и последующая перерегистрация в ФНС требуются, если:
память ФН заполнена;
срок его действия закончился;
возникла техническая ошибка с ФН.
После того как владелец кассы получил регномер ККТ, направьте в налоговую инспекцию отчет о регистрации. Это можно сделать онлайн или сдать документы лично. В отчет включают предварительно введенные в ККТ сведения, такие как информация о пользователе, ФН, ОФД. Налоговые инспекторы проверяют эти данные на соответствие и точность. По итогам проверки владелец кассы получает карточку регистрации.
Ошибки, которые могут привести к отказу в регистрации кассовой техники в ФНС
Внесение сведений из других источников вместо отчета о регистрации.
При онлайн-регистрации кассы важно вводить информацию именно из отчета о регистрации. Если ввели другие данные, это приведет к их несовпадению.
Несоответствие данных в заявлении на регистрацию ККТ и в настройках кассы.
Данные должны быть идентичными. Ошибка во введенных сведениях приведет к отказу в регистрации кассы.
Важно помнить, что ФН нельзя перерегистрировать. В случае критических ошибок придется приобретать новый ФН и повторно регистрировать кассу.
При каких ошибках регистрации нужна замена ФН
К ошибкам, которые требуют замены ФН, относятся:
некорректное указание регномера ККТ;
неправильный ИНН юрлица или ИП.
Эти сведения вводятся в ФН для создания отчета о регистрации онлайн-кассы и могут быть заполнены только один раз, так как внесенные данные нельзя изменить. Такой порядок установлен в п. 3 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003.
Ошибки в других полях менее критичны. Налоговая может отказать в регистрации при выявлении несоответствий. Если несоответствия есть, а регистрация все же выполнена, кассу придется перерегистрировать. Заявление следует подать в течение одного рабочего дня после изменения данных в журнале учета и карточке регистрации. Датой регистрации кассы считается день, когда налоговая формирует карточку регистрации.
Как чеки попадают в карантин и как исправить ошибки
Если владелец онлайн-кассы при регистрации или перерегистрации ККТ не завершает этот процесс корректно или не дожидается получения карточки регистрации, то пробиваемые чеки получают статус «Прием в карантин». Например, такое происходит при замене ФН, когда нужна перерегистрация, но предприниматель не подал заявление в ФНС.
Чтобы исправить ситуацию, нужно в отчете о регистрации ККТ найти номер фискального признака, а также указать дату и время, и затем ввести эти данные в личный кабинет на сайте ФНС. Как только владелец кассы завершает процесс регистрации, чеки автоматически перемещаются в базу корректных чеков.
Но это возможно только в том случае, если продавец продолжает работать с тем же ФН, с которым чеки попали в мягкий карантин.
Если ФН был заменен или касса снята с учета, завершить регистрацию таким образом не получится. Тогда для каждого чека из карантина нужно создать чек коррекции с признаком «Приход» для ФФД 1.1 и 1.2 или провести чек с признаком «Приход» для формата ФФД 1.05.
Контроль нарушений
Сервис для мониторинга ошибок, позволяющий избежать штрафов по кассовым операциям
Изменения с 1 марта 2025 года: кассу будет проще перерегистрировать
С 1 марта 2025 года, меняется процедура перерегистрации кассовых аппаратов. Это нововведение внесено в ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Сегодня пользователям онлайн-касс нужно отправлять заявление о перерегистрации в электронном виде через личный кабинет на сайте налоговой службы или в бумажном варианте в любую инспекцию ФНС
С 1 марта 2025 года передавать заявление в ФНС больше не потребуется — достаточно будет просто передать отчет об изменении параметров регистрации через личный кабинет ОФД.
Как проверить статусы регистрации и перерегистрации в личном кабинете «Платформы ОФД»
В личном кабинете «Платформы ОФД» можно отслеживать статусы регистрации кассы. Если она не пройдена, ККТ в разделе «Мониторинг» получит статус «Регистрация ККТ не завершена».
Если кассу используют впервые:
Проверьте, что на ККТ сформировали отчет о регистрации с регномером, который был получен, когда вы подавали заявление. Если отчета нет, зарегистрируйте кассу и сделайте отчет.
Если отчет был сформирован, зайдите в ЛК налогоплательщика ФНС и проверьте статус завершенности регистрации.
Если регистрация пройдена, касса получит статус «ККТ зарегистрирована». Будет доступна карточка регистрации ККТ для скачивания.
Если кассе присвоен статус «Ожидает получения сведений по отчету о регистрации», завершите регистрацию в заявке. Введите требуемую информацию из отчета о регистрации, затем нажмите «Подписать и отправить».
Если касса перерегистрирована из-за замены ФН:
Убедитесь, что на кассе сделан отчет об изменении параметров регистрации, при этом прописана причина — «Замена ФН». Если нет, сформируйте отчет с новым ФН.
Если отчет сформирован, вернитесь в личный кабинет налогоплательщика ФНС и проверьте следующее, что подано заявление на перерегистрацию. Если нет, откройте детализированные данные по ККТ и следуйте инструкциям.
Если заявление подано, но перерегистрация не завершена, касса получит статус «Ожидается отчет о перерегистрации ФН». Нажмите на регномер, откройте детализированные данные и нажмите «Завершить регистрацию». Введите данные из отчета о перерегистрации. При успешном завершении касса получит статус «ККТ перерегистрирована».
Отслеживайте статус регистрации и перерегистрации кассы в разделе «Мониторинг» «Платформы ОФД», оперативно исправляйте ошибки и избегайте нарушений.
Что будет, если применять онлайн-кассу с нарушением порядка
Если продавец продолжит применять кассу с нарушением порядка регистрации или будет работать на ККТ без карточки регистрации, ему грозит штраф (п. 4 ст. 14.5 КоАП):
1 500–3 000 руб. для ИП и должностных лиц;
5 000–10 000 руб. — для организаций.
Чтобы избежать штрафа, направьте в ФНС письмо с объяснением причин, почему касса не отправляла данные.
Еще одно важное последствие того, что налоговая не примет чеки к учету, — расхождение между показателями в фискальных данных, полученных ФНС от онлайн-касс, и налоговой отчетностью. Если ФНС обнаружит такое расхождение, она проверит декларацию, запросит пояснения и проведет анализ расчетных счетов. В результате инспекция может принять решение о доначислении налогов или провести выездную проверку. Поэтому важно регулярно следить за статусами чеков и своевременно исправлять ошибки.
ОФД контролирует статусы чеков и касс, присвоенных ФНС, и уведомляет предпринимателей о найденных ошибках. В личном кабинете «Платформы ОФД» есть раздел «Мониторинг», где можно наблюдать за их работой в режиме онлайн. Также за статусами чеков и состоянием регистрации кассы можно следить в сервисе «Контроль нарушений».
Контроль нарушений
Сервис для мониторинга ошибок, позволяющий избежать штрафов по кассовым операциям
Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8K4yVB
Начать дискуссию