Кассовая дисциплина–2025: как уберечь бизнес от штрафов ФНС

Нарушения кассовой дисциплины условно делятся на три основные группы:

1. Неприменение ККТ.

• Использование кассы или фискального накопителя (ФН), которые не числятся в реестре.

• Применение фискального накопителя, не соответствующего виду деятельности. ФН должен подбираться с учетом специфики бизнеса.

• Невыдача фискального документа (чека), что нарушает требования закона № 54-ФЗ и права покупателей.

• Работа с кассой, которая не зарегистрирована или снята с учета налоговым органом.

2. Нарушение правил применения и регистрации ККТ.

• Использование кассы, регистрация которой не завершена.

• Несвоевременная перерегистрация ККТ

• Нарушение сроков передачи фискальных данных в налоговый орган.

3. Ошибки в фискальных документах.

• Некорректные данные в обязательных тегах — такие чеки не принимаются ФНС и требуют срочного исправления

• Ошибки в необязательных тегах — принимаются ФНС с предупреждением, являются поводом для инспектора изучить бизнес внимательнее

• Работа на кассе с незавершенной регистрацией — чеки попадают в карантин до завершения регистрации

Основные нормативные документы:

1. Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ — регламентирует порядок применения ККТ.

2. Приказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ — утверждает дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы ФД.

3. Протоколы обмена данными между операторами фискальных данных (ОФД) и ФНС для различных форматов фискальных документов (ФФД 1.2., 1.1., 1.05).

4. Методические указания ФНС, уточняющие порядок работы с ККТ.

Соблюдение этих требований помогает избежать штрафов, проверок и других негативных последствий для бизнеса.

Ошибки при регистрации и перерегистрации касс могут привести к блокировке фискальных документов и другим неприятным последствиям. Рассмотрим основные нарушения:

1. Печать чеков до получения карточки регистрации. Если касса используется до завершения ее регистрации, налоговый орган не может ее учесть, а все выбитые чеки отправляются в карантин. Такие чеки не отразятся на сайте ФНС, и покупатели не смогут их проверить. Для устранения ошибки нужно завершить регистрацию, лишь в этом случае  чеки будут выведены из карантина.

2. Несвоевременная перерегистрация кассы. Перерегистрация обязательна, если меняются ключевые параметры, например, адрес установки кассы, оператор фискальных данных или фискальный накопитель. Нарушение сроков перерегистрации может вызвать проблемы с учетом данных и привести к штрафам.

3. Несоответствие данных кассы информации в карточке регистрации. Если фактические сведения о кассе (например, адрес или параметры оборудования) отличаются от данных, указанных в карточке, это считается нарушением.

С 1 марта 2025 года процесс перерегистрации касс становится проще. Теперь достаточно направить отчет об изменении параметров кассы через ОФД. Это происходит автоматически, без необходимости подавать заявление в ФНС.

Основные случаи, когда требуется перерегистрация:

• Обнаружены ошибки при регистрации.

• Изменился адрес или место установки кассы.

• Сменился ОФД.

• Изменились данные о применении кассы в составе автоматического устройства для расчетов.

• Произошла замена фискального накопителя.

• Касса переходит из автономного режима — в режим работы с ОФД или наоборот.

• Изменилось наименование пользователя (ФИО).

• Другие причины, влияющие на параметры кассы.

ФНС может снять кассу с учета без участия бизнеса в трех случаях:

1. Просрочка ключа фискального накопителя более 30 дней.  Если срок действия ключа истек, а бизнес продолжает пробивать чеки, это будет считаться нарушением (как если бы касса не использовалась вовсе). ФНС заранее уведомляет о снятии кассы с учета за 30 дней. После снятия необходимо в течение 60 дней передать отчет о закрытии фискального накопителя и отправить все фискальные данные.

2. Прекращение деятельности компании или ИП. Если бизнес закрыл свою деятельность, касса снимается с учета автоматически. В этом случае никаких дополнительных действий не требуется.

3. Несоответствие кассы требованиям законодательства. Если есть экспертное заключение о несоответствии кассы или изменились законодательные требования, ФНС может инициировать снятие кассы с учета.

Эти меры направлены на обеспечение строгого соблюдения кассовой дисциплины и упрощение контроля со стороны налоговых органов и, в некоторых случаях, для самого предпринимателя

Теги — это реквизиты, указанные в чеках, например, наименование товара, услуги или поставщика. Ошибки в этих данных могут привести к серьезным последствиям для бизнеса.

Ошибки в чеках приводят к:

1. Утрате доверия покупателей. Критические ошибки мешают покупателям проверить чек на сайте ФНС. Это снижает доверие к компании и может привести к жалобам в налоговую инспекцию.

2. Проверкам со стороны ФНС. Даже некритические ошибки фиксируются в автоматизированной системе «Налог-3». Это может привлечь внимание налоговых органов и стать причиной проверки, которая выявит другие нарушения.

3. Расхождениям с данными ФНС. Чеки со статусами «Прием в карантин» или «Отказ в приеме» не регистрируются в системе «Налог-3». Это приводит к несоответствиям между данными ФНС и декларациями компании, что также может вызвать проверки.

Как не допускать ошибки в чеках? Регулярно проверяйте корректность фискальных документов и своевременно исправляйте нарушения. Сотрудники, работающие с кассовой техникой, должны знать правила оформления чеков и следить за соблюдением кассовой дисциплины.

Когда вы пробиваете чек покупателю, данные передаются оператору фискальных данных, где выполняются три ключевые проверки:

• Передача фискальных данных в ФНС.

• Проверка статуса регистрации кассы.

• Контроль соответствия фискальных документов требованиям приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

ФНС анализирует чеки и присваивает им один из следующих статусов:

1. «Отказ в приеме» — присваивается при наличии ошибок в обязательных тегах, это приводит к:

• ФД не учитывается в системе «Налог-3».

• Чек нельзя проверить на сайте ФНС.

• Требуется исправление ошибок.

2. «Прием в карантин» — присваивается когда нарушен порядок регистрации кассы (например, работа начата до получения карточки регистрации).

• ФД не учитывается в системе «Налог-3».

• Чек недоступен для проверки на сайте ФНС.

• Необходимо пройти перерегистрацию кассы.

3. «Принят с предупреждением» — присваивается при наличии ошибок в необязательных тегах.

• чек принят, но такой статус является поводом для инспектора провести детальную проверку бизнеса на соблюдение законодательства

4. «Принят»:

• Ошибок не обнаружено, документ успешно прошел проверку.

Для успешного взаимодействия с ОФД и ФНС важно следить за корректностью кассовых операций и вовремя исправлять нарушения.

Эксперты «Платформы ОФД» провели исследование и определили самые частые критические ошибки, разделив их на категории по степени распространенности.

Чаще всего встречается ошибка «Отсутствие обязательного тега» — этот недочет присутствует в 90,79% случаев.

Другие ошибки, встречающиеся реже:

• Не указан НДС. Отсутствует хотя бы один из тегов 1102–1107.

• Незадекларированные теги. Присутствуют данные, которые не предусмотрены системой.

• Неверное время на кассе. Часы кассы опережают текущее время более чем на сутки или отстают от текущего времени более чем на год.

• Ошибка в данных поставщика. ИНН поставщика не указан в каждом предмете расчета. Признак агента требует наличия ИНН поставщика.

• Несоответствие сумм. Общая сумма чека не совпадает с суммой способов оплаты. Суммарное значение НДС превышает допустимое.

Контроль нарушений

Сервис для оценки вероятности угрозы налоговых проверок и штрафов

Попробовать

Если вы заметили критические ошибки в чеках или чеки в статусе «Отказ в приеме», то нужно оперативно устранить проблемы. Это снизит риск проверок и штрафов.

• Шаг 1. Разберитесь в причинах ошибок. Проанализируйте, почему возникла проблема. Например, если ошибка связана с отсутствием тега «Мера количества предмета расчета», значит, тег не заполняется автоматически. Проверьте настройки кассы и внесите изменения, чтобы ошибка не повторялась.

• Шаг 2. Исправьте чеки. После настройки оборудования необходимо сформировать корректирующие чеки (чеки коррекции). Это позволит привести данные в соответствие с требованиями.

• Шаг 3. Уведомите налоговый орган. Сообщите налоговой инспекции об устранении нарушений. Для этого напишите письмо, в котором укажите, какую ошибку вы обнаружили, и опишите предпринятые меры.

Исправление чеков зависит от формата фискальных данных и типа нарушения. Рассмотрим основные варианты.

Для ФФД 1.05:

1. Сформируйте документ с обратным признаком расчета: создайте кассовый чек (БСО) с признаком возврата (тег 1054).

2. Создайте чек с правильными реквизитами: сформируйте приходный чек с корректными данными, указав тег 1192 (основание коррекции) и фискальный признак исправляемого документа. Этот чек отправляется в ФНС.

Для ФФД 1.1 и 1.2:

1. Сформируйте кассовый чек (БСО) коррекции с обратным признаком расчета.

2. Сформируйте кассовый чек (БСО) коррекции с правильными реквизитами.

 Укажите в нем следующие реквизиты:

• 1173 — тип коррекции;

• 1174 — основание для коррекции;

• 1178 — дата корректируемого расчета;

• 1179 — номер предписания налогового органа.

Для чеков со статусом «Отказ в приеме»:

1. Согласно письму ФНС от 12.12.2023 № АБ-4-20/15520@, формировать чек с обратным признаком расчета не нужно.

2. Требуется создать только кассовый чек (БСО) коррекции с верными реквизитами, заполнив также:

• 1173 — тип коррекции;

• 1174 — основание для коррекции;

• 1178 — дата корректируемого расчета;

• 1179 — номер предписания налогового органа.

Уведомление налоговой. После исправления ошибок обязательно уведомите ФНС.

Сообщите, какие нарушения были выявлены, и опишите предпринятые вами действия для их устранения. 

Расхождение фискальных данных и отчетности может стать основанием для детальной проверки (ст. 14.5 КоАП). Рассмотрим основные виды нарушений и наказания.

Неприменение ККТ:

• Для должностных лиц и ИП — штраф от 25 до 50% от суммы расчета, но не менее 10 тыс. руб.

• Для организаций — штраф от 75 до 100% от суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб.

Нарушение порядка использования ККТ:

• Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф от 1,5 до 3 тыс. руб.

• Для организаций — предупреждение или штраф от 5 до 10 тыс. руб.

Невыдача чека покупателю:

• Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф в размере 2 тыс. руб.

• Для организаций — штраф в размере 10 тыс. руб.

Непредставление информации о применении ККТ или нарушение сроков подачи:

• Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф от 1,5 до 3 тыс. руб.

• Для организаций — предупреждение или штраф от 5 до 10 тыс. руб.

Повторное неприменение ККТ (если сумма расчетов без ККТ превышает 1 млн руб.):

• Дисквалификация должностных лиц на срок от 1 до 2 лет.

• Приостановление деятельности организации до 90 суток.

Сроки давности нарушений:

• По нарушениям в применении ККТ — 1 год.

• Для запросов фискальных документов в рамках выездной налоговой проверки — 3 года. Это значит, что налоговый орган может запросить документы за последних три года.

Соблюдение кассовой дисциплины — это не только обязательное требование закона, но и способ минимизировать риски для бизнеса. Ошибки в работе с ККТ могут привести к серьезным последствиям: от штрафов до блокировки кассового оборудования и налоговых проверок.

Чтобы избежать этих проблем, важно:

• Регулярно проверять корректность работы кассовой техники и правильность данных в чеках.

• Своевременно регистрировать и перерегистрировать кассы, соблюдая требования законодательства.

• Использовать кассовую технику и фискальные накопители, соответствующие виду деятельности и зарегистрированные в реестре.

• Быстро исправлять ошибки в чеках и уведомлять ФНС об их устранении.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете защитить свой бизнес от штрафов, сохранить доверие клиентов и наладить прозрачные отношения с налоговыми органами.

Читайте также: 

• Новые правила работы с кассами и ОФД в 2025 году.

• Как контролировать ошибки по чекам, кассам и избежать проверок ФНС в 2025 году.

• Когда налоговая может снять кассу с учета в одностороннем порядке в 2024 и 2025 годах.

Контроль нарушений

Сервис для оценки вероятности угрозы налоговых проверок и штрафов

Попробовать

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFHoz7Za