Когда вы начинаете собственное дело, то, скорее всего, хорошо представляете как в нем все устроено — как и что продавать, но вот другая сторона бизнеса — бухгалтерский и налоговый учет — для вас закрытая книга. Последние годы большой популярностью пользуется услуга аутсорсинга — передача полностью или частично ведения учета специализированной компании или частному бухгалтеру. Но не все представляют какую ответственность несет аутсорсер за свою работу. Тем, кто занимается бухгалтерским обслуживанием, эта статья тоже будет полезна.
Для начала — услуги невозможно потрогать, в отличие от товара, сложно оценить их качество до какого-то критического момента. Например, налоговой проверки, аудита или истребовании необходимых бухгалтерских документов собственником.
Основные трудности при выборе аутсорсера
- таких услуг очень много и все компании предлагают качество, но невозможно его проверить;
- отсутствие регламента по продаже услуг (любых в принципе и бухгалтерских в частности);
- отсутствие четкой терминологии (например, понимание бухучета у каждого исполнителя и заказчика свое).
Оценить качество оказанных услуг заказчик сможет только после того, как уже оплатил их. Значит необходимо заранее определить критерии, которым необходимо следовать при выборе аутсорсера и дальнейшей с ним работе.
Запомните — стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга не может быть низкой. А если точнее — качественного аутсорсинга. Если речь о компании, то в ее штате будут обязательно присутствовать грамотные специалисты. Не только бухгалтера, но и, к примеру, юристы, эксперты в области ВЭД, налогообложения, аудиторы и т.д. Конечно тут многое зависит от специфики, но даже частный бухгалтер должен регулярно проходит обучение и повышать квалификацию. Причем не бесплатно.
Вывод: тех, кто предлагает вести вашу фирму от и до за 1000 рублей в месяц отвергайте сразу, сами подумайте — свой товар вы бы стали продавать ниже его себестоимости?
А сейчас требования к бухгалтерам только повышаются, например, востребовано ведение учета в соответствии с международным стандартам финансовой отчетности (МСФО). Уважающий себя специалист будет совершенствоваться и вкладываться в обучение, а значит и повышать стоимость услуг.
Но допустим вы нашли подходящего специалиста или компанию. На что стоит обратить внимание при заключении договора.
Хотите соответствовать высоким ожиданиям своих клиентов и держать марку в нише бухгалтерского аутсорсинга на высоте — приходите в Школу Бухгалтерского Бизнеса. По окончании курса вы сможете по желанию сдать экзамен и получить сертификат с присвоением квалификации Professional Accounting Outsourcer от IAPBE.
Условия договора аутсорсинга
В договоре должны быть четко прописаны зоны ответственности каждой стороны. Не только аутсорсеру необходимо придерживаться условий контракта. Заказчик обязан своевременно предоставлять документы для внесения их в учетную базу. Если он опоздал или вообще не предоставил документы, то ответственность за последствия ложится полностью на него. Поэтому контролировать придется не только исполнителя, но и собственных сотрудников, ответственных за передачу сведений и документов в обслуживающую организацию.
К тому же аутсорсинг может быть двух видов: полный и частичный. При полном ваш учет полностью от первички до сдачи отчетности переходит к аутсорсеру. При частичном передается только один или несколько участков учета. Можно, например, доверить сторонней организации только расчет зарплаты или подготовку и сдачу отчетов.
Обратите внимание! Если в договоре не указана ответственность аутсорсера. то доказывать ее придется в суде и в итоге шанс выиграть его невелик, ведь правоотношения возникающие между заказчиком и исполнителем услуг регулируются Гражданским кодексом. «По умолчанию» исполнитель вам не должен возмещать или компенсировать пени и штрафы по налогам или отчетам.
Конечно добросовестный исполнитель всегда стремиться не совершать ошибок, а если они происходят по его вине — возмещает ущерб. Но надеяться на порядочность лучше имея в руках подписанный договор, включающий пункт об ответственности.
Разграничение ответственности по закону
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит, что организация ведения бухучета в организации лежит на ее руководителе. Согласно п. 6 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) именно руководитель несет ответственность за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.
В соответствии с Налоговым кодексом за налоговые правонарушения отвечает также сам налогоплательщик. Ведь уплачивать своевременно налоги или подавать декларации — его обязанность.
Таким образом первоначально за все совершенные ошибки отвечает именно заказчик услуг. Хотя закон разрешает вести учет разными способами:
- руководителю компании самостоятельно;
- нанять бухгалтера;
- организовать бухгалтерскую службу;
- передать ведение учета сторонней организации.
Ответственность аутсорсера наступает только если она прописана в договоре. К примеру, можно указать, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, которые обязан был формировать и отправлять аутсорсер компенсируются заказчику. Эти суммы начисляются и взыскиваются как возмещение ущерба,причиненного ненадлежащим исполнением обязательств по договору.
Еще один важный момент. За сохранность документов компании также несет ответственность руководитель. Поэтому если вы передаете аутсорсеру документы, то необходимо составить их опись. Лучше всего конечно наладить электронный обмен документами и отсылать исполнителю, например, сканы документов, а не оригиналы.
За содержимое первичных документов отвечает тот, кто их предоставил. Если вы передали аутсорсеру накладную, где вместо 100 штук товара стояло 10 штук и в результате была искажена отчетность по НДС, то исполнитель не виноват, он не мог знать сколько именно штук вы отгрузили практически, он вправе был верить представленным документам.
Один из модулей курса Школы Бухгалтерского Бизнеса посвящен юридическому оформлению взаимоотношений с клиентами и защите от рисков. Расскажем как правильно организовать договорные отношения:
- Форма и состав договора
- Условия о конфиденциальности
- Ответственность бухгалтера
- Особенности расторжения договора
- Взыскание дебиторской задолженности (заказчику необходимо помнить, что он также имеет перед исполнителем обязательства)
Как защититься от финансово-юридических рисков:
- Управление информационной безопасностью
- Защита персональных данных переданных аутсорсеру
- Ответственность перед финмониторингом
- Судебные кейсы по спорам между аутсорсером и клиентом
Кроме того, вы можете вступить в профессиональный Закрытый клуб предпринимателей в нише бухгалтерского аутсорсинга, где вместе с другими профессионалами прокачаете свои профессиональные и управленческие навыки, внедрите профстандарт бухаутсорсинга в свой бизнес и станете предоставлять лучший продукт на рынке бухгалтерских услуг.
Начать дискуссию