Бухгалтерия — это сложный мир, в котором далеко не все руководители компаний хотят разбираться, поэтому многие предпочитают нанять штатного бухгалтера, который будет сводить дебет с кредитом и сдавать все отчеты. Но что делать, если вашему бизнесу не нужен постоянный бухгалтер, ваша потребность — это вовремя сданные отчеты и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Правильно — передать сдачу отчетности на аутсорсера.
Кто такой бухгалтер на аутсорсе
Если вы никогда не пользовались услугами бухгалтера-аутсорсера, то конечно, у вас могут возникнуть определенные вопросы:
- как будет происходить обслуживание;
- как заключить договор и наладить контакт с бухгалтером так, чтобы он не отличался от штатного специалиста;
- как проконтролировать работу аутсорсера;
- как, собственно, выбрать бухгалтера-аутсорсера.
По сути, бухгалтерский аутсорсинг ничем не отличается от иных видов аутсорсинга, кроме специфики своей деятельности — вы передаете учет своей компании в руки профессионального бухгалтера.
Кто несет ответственность за документы, если ведение учета передано на аутсорсинг
Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.
Если говорить о возможностях взыскать материальный ущерб за допущенные ошибки, то это почти невозможно сделать со штатным бухгалтером, аутсорсер обычно работает в рамках Гражданского законодательства, поэтому привлекать его к ответственности можно через суд.
Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.
Кто подписывает отчетность при ведении учета на аутсорсинге
Часто руководители компаний, нанимая бухгалтера на аутсорс считают, что они сняли с себя ответственность за ведение учета. Однако это далеко не так, ответственность за ведение и правильность учета лежит на руководителе компании.
С другой стороны, с компании, предоставляющей бухгалтерские услуги можно потребовать возмещение материального ущерба, что является плюсом по сравнению со штатным бухгалтером.
Что касается подписи отчетности, то, как правило, бухгалтерская компания оформляет на клиента электронно-цифровую подпись, и все делается удаленно. Вы заходите в личный кабинет или аккаунт, подписываете ЭЦП уж готовые отчеты и отправляете.
Как вариант, аутсорсер может получить доверенность на подписание отчетности и подписывать ее самостоятельно. Но это не значит, то за все допущенные ошибки он будет отвечать единолично.
Какую отчетность может сдать бухгалтер-аутсорсер
Бухгалтеры-аутсорсеры предлагают своим клиентам разные пакеты услуг:
- Полное ведение бухгалтерского и налогового учета;
- Ведение кадрового учета и подготовка отчетности по сотрудникам;
- Формирование и сдача отчетности в целом по организации или ИП;
- Проверка и отправка отчетных документов, подготовленных компанией самостоятельно;
- Отправка отчетных документов от имени налогоплательщика, за содержание форм несет ответственность сам предприниматель и другие услуги.
На аутсорсинг можно передать как полный пакет отчетных документов, так и выбрать конкретные формы. Оптимальное содержание предприниматель выбирает сам, исходя из своих потребностей.
Опытный аутсорсер может сдать за вас следующие виды отчетности:
- декларации по всем видам налогов;
- бухгалтерскую отчетность (баланс и приложения к нему);
- уточненные декларации и пояснительные документы;
- отчетность в ПФР и ФСС;
- нулевую отчетность.
Аутсорсер может сдать за вас отчетность как с помощью электронных форм, так и на бумажном носителе. Вы можете оформить для него электронную цифровую подпись или сделать доверенность на сдачу отчетности.
Совет аутсорсеру: сформируйте несколько пакетов самых востребованных услуг и, если клиент сомневается, предложите готовые варианты решений. Не забудьте указать, какой объем работ, количество обрабатываемых документов, входит в каждый пакет.
Как перейти на аутсорсинговую бухгалтерию, кому она подходит
Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.
Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.
Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:
- Полный аутсорсинг — полное ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, кадровый учет;
- Выборочный аутсорсинг — частичная передача функций бухгалтерии на внештатных сотрудников. Самыми популярными являются — расчет зарплаты, ведение первичной документации, кассовое обслуживание и т.д.
- Главный бухгалтер на аутсорсинге — одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.
Как предпринимателю выбрать бухгалтера-аутсорсера
- Обратите внимание на репутацию и известность бухгалтерской компании;
- Внимательно ознакомьтесь с условиями договора;
- Уточните, есть ли тестовый период ведения учета, чтобы выявить недостатки в сотрудничестве;
- Попросите провести экспресс-аудит вашей организации, хороший бухгалтер быстро увидит реальное состояние дел;
- Узнайте сможет ли компания представлять ваши интересы в налоговых и иных инстанциях;
- Поймите, как формируется счет за оказание бухгалтерских услуг;
- Узнайте, может ли бухгалтер вести учет в онлайн бухгалтерии и предоставить вам доступ к ней.
Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.
Как контролировать аутсорсера
Бухгалтер на аутсорсе для многих руководителей видится как «кот в мешке», не понятно, что он делает, как и когда проконтролировать его действия не ясно. На самом деле, уже не составляет труда вести контроль бухгалтера на удаленке, вот почему:
- Клиентам предлагаются Личные кабинеты, дающие возможность отслеживать, что именно сейчас в работе, в какие сроки будет выполнена та или иная задача;
- У всех клиентов есть доступ онлайн к бухгалтерской базе их компании 24/7;
- Бухгалтерская компания, которая дорожит своей репутацией будет сама заинтересована в постоянном улучшении контрольных процедур со стороны заказчика.
Поэтому, если вы думаете передать ведение учета вашей компании стороннему бухгалтеру, то не переживайте и смело доверяйтесь профессионалам.
Узнайте почему бухгалтерский аутсорсинг один из самых востребованных на сегодняшний день.
Важные моменты в договоре на бухгалтерский аутсорсинг
Если вы решились на передачу ведения своего учета бухгалтеру на аутсорсинг или вы сами оказываете подобные услуги, то обратите внимание на :
- Лимит ответственности бухгалтера — срок ответственности или сумма ущерба, которая максимально может быть выплачена; ответственность бухгалтера на аутсорсинге — это камень преткновения для многих клиентов. Поэтому помимо пункта в договоре неплохо бы удостовериться в наличии у бухгалтерской фирмы действующего полиса страхования профессиональной ответственности.
- Регламент и правила оказания бухгалтерских услуг — так как ведение учета на аутсорсе довольно сложная и комплексная процедура, то важно оговорить все правила ведения учета, чтобы обе стороны были в курсе.
В Школе бухбизнеса мы разбираем все этапы работы с клиентами, изучаем правила ведения договорных отношений с клиентом и особенности защиты от финансовых рисков.
Мы в Школе знаем как вам помочь!
Не забудьте подписаться :
- На этот блог
- На меня в Instagram
- И вступить в Закрытый клуб предпринимателей — аутсорсеров
Начать дискуссию