5 инструментов успешного аутсорсера

Так часто случается, что бухгалтер-аутсорсер может быть не знаком лично со своим клиентом. А все потому что он пользуется всеми возможностями, подаренными дистанционными технологиями — документы можно передать через облако, доступ к 1С может быть также удаленно, телефон и WhatsApp для оперативных вопросов, электронная цифровая подпись для документов и все, учет налажен.

Сегодня обсудим 5 самых популярных и необходимых инструментов для успешного аутсорсера.

Облачная бухгалтерия

Одна из причин, почему предприятия передают ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг — нежелание платить за доступ к программам для ведения учета, а также платить штатному бухгалтеру. Поэтому любой бухгалтер, работающий удаленно должен иметь в своем активе доступ к облачной бухгалтерии. Выбор сейчас огромен:

1. 1С ФРЕШ. Не требуется установки программы на компьютер, работаете полностью на серверах разработчиков. Тестовый период 30 дней — совершенно бесплатно. Запускается даже с мобильного телефона или планшета. Все обновления устанавливаются автоматически. ЭЦП хранится в облаке, поэтому подписать документ можно из любой точки мира. Возможность выгрузки отчетности во все фонды.
2. Контур Эльба. Бесплатная ЭЦП. Все начисления, отчеты и кадровые документы в одной программе. Интеграция с банками. Возможность выставлять счета с помощью мобильного приложения. 30 дней бесплатно.
3. Моё дело. Возможность ведения нескольких организаций одновременно. Индивидуальный консалтинг. Вся бухгалтерия и отчетность в едином приложении. Возможность интеграции с CRM системой или вашим собственным сайтом. Все обновления устанавливаются автоматически.

Определиться с какой программой работать необходимо лично вам, потому что клиенты не всегда готовы вникать в тонкости учета. Выберите комфортное для вас программное обеспечение и работайте с ним удаленно.

О том как запустить бухгалтерский бизнес на аутсорсе и все предусмотреть — в видео на моем YouTube канале

CRM системы

Многие компании ведут деятельность в оффлайне и онлайне, поэтому нуждаются в интеграции площадок продаж, чтобы не упустить потенциальных клиентов, отследить воронку продаж, финансовые потоки и многое другое. Умение работать с CRM-системами будет большим конкурентным преимуществом для аутсорсера, потому что вы не только сможете вести бухгалтерский и налоговый учет, но и выполнять функции аналитика и экономиста, в части прогнозов продаж, формирования воронки, помощи в сопровождении сделок.

К тому же и для собственной компании аутсорсер может использовать CRM-систему, особенно если клиентов много.

1. Битрикс 24 — облачный сервис для организации совместной работы в любой компании. Он объединяет проверенные временем инструменты управления проектами, CRM и корпоративную социальную сеть. Привычные всем задачи, проекты, календари, CRM, совместная работа с документами ведутся в едином рабочем пространстве с помощью групп и обсуждений, мгновенных сообщений и ленты новостей. Вы всегда в курсе событий.
2. MANGO OFFICE — облачный сервис для ведения базы клиентов, обработки входящей информации и автоматического обзвона, управление воронкой продаж. Единое пространство для работы менеджеров, экономистов, руководителей и бухгалтеров.

Облачные технологии для хранения и обмена данными

Не всегда у клиента есть возможность привести первичные документы к вам лично, а вести учет нужно. Чтобы не захламлять почту и телефон, можно воспользоваться облачными технологиями для хранения данных. Некоторые из них предоставляют определенные объемы памяти совершенно бесплатно и если вовремя удалять лишнее из облака, можно за него не платить.

1. Dropbox. Позволяет пользователю размещать файлы на удалённых серверах при помощи клиента или с использованием веб-интерфейса через браузер. При установке клиентского программного обеспечения Dropbox, на компьютере создается синхронизируемая папка.
2. Яндексдиск. Облачный сервис, который предоставляет вам бесплатно дополнительное пространство для хранения фотографий, видео, альбомов и другой электронной информации с последующим ее использованием как вами, так и другими людьми с предоставлением совместного доступа.
3. ОблакоMail.ru — это персональное надежное хранилище в интернете. Все нужные файлы всегда под рукой, доступны вам в любой точке мира с любого устройства. В облаке 8 ГБ предоставляется бесплатно, но вы можете купить дополнительную память. Нужные файлы всегда под рукой. Облако Mail.ru работает на всех самых популярных десктопных и мобильных платформах: Windows, MacOS, Android, iOS.
4. Google Docs или Гуглдокументы — онлайн-инструмент работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями. В общем и целом, он повторяет функционал MS Office, в чём-то ему уступая, но в отдельных моментах предлагая больше возможностей. У вас появляется возможность вносить изменения в документ параллельно с командой, оставлять комментарии и замечания.

Старый добрый Excel

Excel незаменимая программа для любого бухгалтера — аутсорсера. Все документы, выгруженные из 1С в 80% случаев в формате Excel. Также в Excel можно провести необходимые расчеты, можно загрузить в 1С номенклатуру товаров, данные контрагентов, прайс-листы и многое другое. Если вы еще думаете, что Excel только для расчетов в столбик, то помните, что там еще можно:

• Сортировать данные. Если у вашего клиента большой номенклатурный ряд, то вам порой просто необходимо уметь делать выборки по конкретному товару или номенклатурной группе. В помощь вам инструмент — Excel.
• Сопоставлять показатели. Если вам нужно проверить динамику показателя. Например, сравнить стоимость материалов по двум или более прайс-листам. Сравнение приходится делать с данными за разные годы, кварталы, месяцы или из разных источников.
• Поиск опечаток в таблицах. 1С не принимает ваш документ, потому что в нем ошибка, а как найти ошибку в 1000 строк? В Excel есть прекрасная функция «Проверка данных».

Это лишь малая часть возможностей классического офисного приложения — используйте его по максимуму!

Сообщества профессиналов аутсорсинга

В Школе бухбизнеса мы обсуждаем различные инструменты для ведения бизнеса на удаленке. А в Закрытом Клубе предпринимателей на аутсорсинге коллеги поделятся собственным опытом и наработками.

Членство в клубе дает огромное число преимуществ:

1. Налоговый дайджест каждую неделю — обзоры новых законов и свежих разъяснений контролирующих ведомств, горячая судебная практика и актуальные тенденции;
2. Ежеквартальные повышения квалификации — с профессиональными налоговыми консультантами, аудиторами, судебными юристами;
3. Маркетплейс — лучшие спецпредложения от партнеров Школы ББ;
4. Ежемесячные вебинары, мастер-классы и воркшопы — с экспертами Школы ББ и приглашенными спикерами по наиболее актуальным тематикам и вопросам развития бухгалтерского бизнеса.

Отличная площадка для тех, кому необходимо прокачать свои навыки в сфере бухгалтерского учета, бухгалтерского аутсорсинга, получить новые знания, навыки и поддержку от коллег.

Присоединиться к Клубу можно уже сейчас

Не забудьте подписаться :

• На этот блог
• На меня в Instagram
• И вступить в Закрытый клуб предпринимателей — аутсорсеров