Та самая статья, из которой вы, наконец, поймете, как работает роботизация в бухгалтерии 

Что такое RPA и причем тут роботы

RPA-платформа — это компьютерная система автоматизации повторяющихся рутинных задач, которые обычно выполняют люди.

Робот RPA — это не робот в общепринятом понимании, вы не сможете его увидеть или потрогать, это — программа, установленная на ПК, поэтому его называют программным роботом. 

В бухгалтерском учете роботы RPA широко применяются для автоматизации ввода и сверки данных, подготовки налоговой и финансовой отчетности, начисления зарплат, оплаты командировок, больничных и учета корпоративных расходов, управления запасами. 

Крупные российские компании, например АЛРОСА, ВТБ, СОГАЗ, Газпром нефть, Роснефть и средний бизнес уже оценили возможности роботизации и сэкономили благодаря RPA сотни миллионов рублей и тысячи человекочасов.

Поговорим о том, как это работает и почему роботизация бухучета выгодна и сотрудникам, и компании.

80% операций в бухгалтерии — это рутина. И большую часть этой рутины можно отдать роботу RPA.

Обработка первичной документации и внесение данных в учетную программу

В среднем, бухгалтер тратит на обработку первичных документов от 2 до 8 часов в день. Робот RPA способен сократить это время в 10 раз.

Вот несколько операций с первичкой, которые можно ему делегировать:

• Сбор первичных документов. Робот RPA может сам забрать первичные документы из электронной почты или сервиса электронного документооборота (ЭДО).

• Считывание данных. Роботы RPA могут автоматически считывать информацию с первичных документов, таких как счета, накладные или банковские выписки. Они могут распознавать текст, числа и другую важную информацию и вносить их в соответствующие поля учетной программы.

• Проверка данных. Роботы RPA могут проверять правильность заполнения первичных документов и выявлять ошибки, такие как пропущенные данные или неверные суммы.

• Автоматический ввод данных в учетную программу. Роботы RPA могут создавать автоматические записи в бухгалтерской программе на основе сведений из первичных документов. Например, они могут вносить данные о поступлениях и расходах, заполнять соответствующие поля и вкладки, а также сохранять операции без необходимости ручного ввода.

• Уведомление об ошибках. Роботы RPA могут отслеживать процесс обработки первичных документов и автоматически отправлять уведомления, если возникают ошибки. Это позволит бухгалтеру быстро среагировать на проблему и принять меры, чтобы выявить причину ошибки и устранить ее.

Сверка расчетов с контрагентами

Сверка с контрагентами — это всегда аврал с документами, напоминания поставщикам и покупателям о сроках и просьбы подписать акты. Внедрение роботизации сократит время на сверку с контрагентами в 2-3 раза. Робот может помочь бухгалтеру в процессе сверки расчетов следующим образом:

• Автоматизация сверки. Робот RPA может автоматически извлекать данные из различных источников, таких как электронные таблицы, CRM-системы или электронная почта, и сравнивать их с данными контрагентов. По результатам сверки он составит протокол разногласий и направит его контрагенту. 

• Повышение точности процесса. Робот RPA способен выполнять сверку с высокой точностью и минимальным риском ошибок. Здесь отсутствует человеческий фактор, который может привести к некорректным результатам.

• Оптимизация процессов. Робот RPA выполняет сверку данных автоматически и в фоновом режиме, что позволяет бухгалтеру концентрироваться на более важных и срочных задачах.

• Отчетность по результатам сверки. Робот RPA может отслеживать все сверки с контрагентами, сохранять их результаты и формировать отчеты. Это помогает бухгалтеру быстро получать актуальные данные для анализа и принятия решений.

Формирование налоговой и бухгалтерской отчетности

Отчетность требует от специалиста квалификации, опыта и предельной концентрации внимания. Робот может стать полезным инструментом для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности и сэкономить до 70% вашего времени. 

• Автоматизация рутинных операций. Робот RPA может собирать, обрабатывать и конвертировать данные и без ошибок заполнять формы отчетности.

• Интеграция с программой учета. Робота RPA можно интегрировать с различными программами учета и отчетности, чтобы автоматически получить необходимые данные. Таким образом, он может обновлять и синхронизировать данные разных баз с минимальным участием бухгалтера.

• Усовершенствование процесса проверки. Робот RPA может выполнять автоматическую проверку данных и расчетов, что позволяет выявить ошибки и неточности. Также робот может проверять соответствие отчетности требованиям налогового и бухгалтерского учета.

• Оптимизация процессов обработки данных. Робот RPA может обрабатывать большой объем данных и выполнять задачи параллельно, что позволяет значительно ускорить формирование отчетности.

• Напоминание о сроках сдачи отчетов. Робот RPA напомнит бухгалтеру о том, что пора готовить документы.

Расчет заработной платы, НДФЛ и страховых взносов, командировки

Вот некоторые функции, которые смело можно делегировать роботам:

• Обработка данных. Робот RPA может собирать и обрабатывать данные о зарплате, такие как часы работы, ставки оплаты, дополнительные начисления и вычеты. Он может извлекать эти данные из различных источников и автоматически заполнять соответствующие формы в учетной программе.

• Расчет зарплаты. Робот RPA может проводить автоматический расчет зарплаты на основе предоставленных данных, включая начисление НДФЛ и страховых взносов.

• Создание отчетов. Робот RPA может формировать отчетность по зарплатным налогам и страховым взносам, такую как: расчет 6-НДФЛ, РСВ, форма ЕФС-1.

• Автоматический обмен данными. Робот RPA может упростить процесс обмена данными о зарплате с другими системами и приложениями. Он может автоматически импортировать данные из систем учета рабочего времени, управления персоналом и других источников, а также экспортировать данные в учетную программу.

• Обработка запросов и обращений от персонала. Робот RPA может помочь обрабатывать запросы и обращения сотрудников, касающиеся их зарплаты, автоматически формировать и отправлять работникам расчетные листки.

• Формирование авансовых отчетов по командировкам. Робот RPA может собирать информацию о командировочных расходах из разных источников и автоматически заполнять авансовые отчеты. Он также может проверить документы, подтверждающие расходы, такие как билеты на самолет или поезд, и прикрепить их к отчету. 

Складской учет и управление запасами

Проблемы с учетом приведут к перебоям в работе предприятия, нерациональному использованию складских площадей и увеличению расходов. Внедрение роботизации позволит сократить количество ошибок в 15 раз. Вот несколько способов, которыми робот может помочь:

• Автоматизация процессов складского учета. Робот RPA может автоматически считывать информацию о запасах с учетной программы и выполнять задачи по инвентаризации запасов.

• Оптимизация заказов на запасы. Робот RPA может анализировать информацию о потребности в запасах и автоматически формировать заявки поставщикам на заказ товаров. Это поможет бухгалтеру сэкономить время на ручных расчетах и управлении заказами.

• Мониторинг поставок и просроченных товаров. Робот RPA может отслеживать поставки товаров и уведомлять бухгалтера об их статусе. Он также может автоматически обнаруживать просроченные товары и помогать в их учете.

• Генерация отчетов. Робот RPA поможет бухгалтеру в формировании отчетности о запасах. Он может автоматически собирать необходимую информацию, а также генерировать отчеты на основе заданных параметров.

Пример из практики: как робот оптимизирует процесс приема актов выполненных работ 

Рассмотрим процесс приема актов выполненных работ в компании с роботом компании Primo RPA и без. Человеку нужно 30 минут, чтобы:

• получить акт; 

• проверить наличие файла; 

• сверить номера договоров, ИНН и прочих реквизитов;

• проверить данные в базе 1С;

• обработать документ; 

• сформировать протокол разногласия и направить его специалисту, если есть необходимость.

После внедрения роботизации обработка акта выполненных работ займет 5 минут. Причину разногласий специалистам придется искать самостоятельно, ведь робот не может заменить человека в решении сложных задач. 

Таким образом автоматизация бухгалтерских процессов с Primo RPA позволяет: 

• сократить на 95% ручную работу и освободить время ценного сотрудника для решения стратегических задач;

• ускорить взаимодействие с контрагентами за счет увеличения скорости внутренних процессов бухгалтерии;

• минимизировать количество ошибок, а, соответственно, и штрафов от контролирующих органов.

Кейсы ММК, ВТБ и ДОМ.РФ

Вот несколько примеров успешной роботизации в российских компаниях.

Магнитогорский металлургический комбинат (ММК). Компания отказалась от ручного ввода данных и первичных документов на бумажном носителе в своем учетном центре, роботизировала 69 процессов и сэкономила благодаря этому 85 млн руб. за год.

Внедрение роботизации в ВТБ позволило высвободить около 600 млн рублей и направить их на финансирование задач банка. Роботам делегировали отчетность, управление резервами, кредитование физлиц и обработка заявлений на субсидии. Сегодня в ВТБ задействованы 120 роботов, 70 из них работают на продуктиве.

В банке ДОМ.РФ благодаря роботам обработка валютного контракта занимает 15 минут. До внедрения роботизации на эту операцию уходило 40 минут. Теперь 80% задач роботы решают без участия специалистов.

Робот в бухгалтерии поможет автоматизировать рутинные, повторяющиеся задачи и существенно сократить время на обработку данных. Внедрение роботизации избавит учет и отчетность от ошибок, бухгалтера от стресса, а компанию от доначислений и штрафов. Но важно помнить, что робот — это инструмент бухгалтера, а не конкурент. Он позволит освободить время для решения важных задач, но не может полностью заменить человека. 

Чтобы внедрение RPA прошло успешно, сотрудничайте с опытными партнерами в данной области. Умная роботизация процессов любой сложности с Primo RPA, работающей на рынке с 2018 года. Платформа Primo RPA решает задачи роботизации в крупнейших компаниях из разных отраслей экономики страны, например, Газпром Нефть, ВТБ, ММК, Лента, Уралхим.

Primo RPA — это:

• Инновационная RPA-платформа для любых задач.

• Крупнейшие проекты роботизации в России.

• Экспертное внедрение и надежная поддержка.

Реклама: ИНН 9715426731, ООО «Примо РПА», erid: LjN8Jz3Kd