Подтверждение самозанятости
Справку о самозанятости необходимо получить в начале сотрудничества. А далее, каждый раз перед тем, как произвести выплату, нужно проверять статус исполнителя. Если самозанятый не хочет выдавать справку — скорее всего, он утратил статус или просто неаккуратно относится к документальному оформлению своей работы. И то, и другое — потенциальный источник проблем для заказчика.
Ведь если выяснится, что вы работали с обычным частным лицом, а не плательщиком НПД, то вам придется доплатить НДФЛ, страховые взносы, и, скорее всего, штрафы.
Справка должна содержать, помимо паспортных данных, адреса самозанятого и ИНН еще и дату постановки на учет в качестве плательщика НПД. Подделка не исключена, поэтому для подстраховки желательно пробивать исполнителя по ИНН на сайте ФНС.
Это несложно, когда исполнителей один или два, а что делать, если их десятки, а то и сотни? На помощь приходит Qugo — удобный сервис для работы с самозанятыми. Ему спокойно можно поручить всю текущую работу, прежде всего — автоматическую проверку налогового статуса исполнителя перед каждой выплатой.
Правильный договор
Подойдет договор подряда или оказания услуг. Главное, чтобы не было и намека на то, что этот договор маскирует трудовые отношения.
Описываем в тексте конкретный результат оказания услуг по ремонту, сроки выполнения, ответственность сторон. Стоит включить пункт об ответственности за неуведомление об утрате права на НПД, за просрочку предоставления (или непредоставление) чеков.
Смету и технические требования лучше вынести в приложение к договору. Чем подробнее вы распишете все нюансы, тем меньше разногласий возникнет у вас с исполнителем и, в дальнейшем, при подтверждении расходов перед налоговой службой.
В Qugo вы можете использовать готовые шаблоны документов или прикрепить свои — те же сметы, например.
Нужен ли акт?
Этот вопрос задают довольно часто. Отвечаем: формально — нет.
Однако акт приема-передачи выполненных работ позволяет указать точные сроки выполненных работ, отсутствие взаимных претензий, другую важную информацию (например перечень фактически использованных материалов). Такой акт ляжет в основу подтверждения расходов, это основное доказательство выполнения работ в целом и поэтапно.
Счет на оплату
Еще один формально необязательный, но очень нужный документ. Счет на оплату формируется в личном кабинете на сайте ФНС России или в приложении «Мой налог» и высылается после выполнения определенного объема работ или по итогам выполнения всего оговоренного ремонта. Самозанятый отправляет счет, а платежку формирует заказчик.
В счете должна быть информация об исполнителе, оказанных услугах и стоимости, а также данные о заказчике. Составляя платежку, избегайте «трудовых» слов («премия», «зарплата» и т. п.).
Чек
А вот чек — с указанием суммы, наименования услуги, даты, ФИО и ИНН исполнителя, а также данных заказчика — нужен всегда. Заказчик переводит деньги — самозанятый выдает чек. Отсутствие вышеописанных документов — акта, счета на оплату, даже договора — не фатально, но отсутствие чека автоматически лишает заказчика права учесть данные расходы.
Платформа для работы с самозанятыми
Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты
Получите образец договора с самозанятым
Если самозанятый игнорирует требования об отправке чека, если, получив деньги, аннулирует чек и не возвращает полученное — не стесняйтесь жаловаться в ФНС.
Сервис Qugo — это 100%-ная автоматизация работы с исполнителями. Безопасные сделки, автоматическое депонирование и уплата налога за исполнителя, полноценный ЭДО с сохранением договоров, актов, чеков, в том числе аннулированных.
Другие документы
Один из самых спорных вопросов при работе с самозанятым-ремонтником — это материалы. Кто будет их закупать, как подтверждать их передачу, как компенсировать расходы и т. д. Отвечаем по порядку.
Материалы может предоставлять заказчик. В этом случае стоит указать в договоре, что передаются они, например, по акту или накладной на отпуск материалов на сторону (есть даже унифицированная форма М-15, но можно разработать свою).
Предусмотрите ответственность исполнителя на случай порчи материалов. Дорогие обои или ламинат, залитые краской, должны быть или компенсированы деньгами, или закуплены заново на собственные средства исполнителя. 
Если исполнитель использует свои материалы, также укажите это в договоре. Можно прописать, какие конкретно марки и цвета имеются в виду. Так ваш офис не станет нежно-розовым вместо темно-синего.
Можно ли компенсировать расходы самозанятому на покупку материалов? Конечно, не каждый заказчик готов ездить по строительным магазинам и закупать краску, доски и кафельную плитку. Можно поручить эту задачу исполнителю, предварительно обсудив проект будущего ремонта и его бюджет. Но вопрос в том, как возместить в дальнейшем такие расходы.
Тут есть два варианта:
Самозанятый включает расходы на материалы в стоимость услуг по ремонту. Тогда отдельно они могут нигде не выделяться.
Исполнитель получает компенсацию за купленные материалы.
Во втором случае вам потребуется получить от исполнителя оригиналы (в идеале) или копии документов, подтверждающих покупку материалов — чеки, товарные чеки, товарные накладные.
Тут есть подводный камень — самозанятый может задаться вопросом, а не будет ли сумма компенсации облагаться налогом на профессиональный доход? Например. стоимость материалов для ремонта пола — 20 000 рублей, а стоимость работы — 5000 рублей. Материалы исполнитель купил сам, но их стоимость заказчик обязался компенсировать и перевел исполнителю 25 000 рублей. Если исполнитель должен заплатить налог только с суммы вознаграждения, то он составит — 300 рублей, а если со всей суммы — 1500. Существенная разница.
Подход к этому вопросу со стороны налоговиков однозначный — расходы исполнителя включаются в цену услуги. Это проистекает из п. 2 статьи 709 ГК. Поэтому цена материалов по умолчанию входит в стоимость услуги подрядчика. Если же принято решение все же компенсировать их отдельно, то сумма компенсации также облагается налогом.
То есть даже если вы компенсируете издержки, самозанятому нужно включить эту сумму в доходы и выставить чек. В противном случае заказчик не сможет включить стоимость материалов в расходы.
Все переговоры с исполнителем, обмен документами и их подписание можно провести на платформе Qugo. Благодаря электронной подписи договор, акт и другие документы будут иметь юридическую силу. Их можно предъявить налоговой службе или в суде.
Платформа для работы с самозанятыми
Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты
Получите образец договора с самозанятым
Комментарии
3Не совсем поняла, если мы купили материалы и передали их по акту исполнителю-самозанятому (давальческие) для производства работ, то с суммы материалов также надо платить НПД? или же НПД возникает если материалы покупал сам самозанятый?
только если исполнитель сам закупал, а вы ему компенсируете стоимость
е расходы, что не входят в вознаграждение, являются личными расходами самозанятого. Соответственно у физического лица образуется обязательство по уплате НДФЛ, а заказчик обязан удержать НДФЛ в размере 13% от выплат. Поэтому самозанятый должен включить свои расходы в стоимость вознаграждения.
По нормам закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ самозанятый платит налог с дохода, которое он получил за выполнение работ (оказание услуг). Расходы при определении налоговой базы по НПД не учитываются. Поэтому самозанятый обязан выдать чек на всю сумму, которую он получил от заказчика.