Что должно быть в чеке?
Чек самозанятого — это первичный документ, поэтому все реквизиты должны быть на месте, а именно (п. 6 статьи закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, далее — закон об НПД):
наименование, то есть слово «чек»;
дата и время расчета;
Ф.И.О. (последнее — при наличии) исполнителя;
ИНН исполнителя;
указание на применение режима НПД;
описание оказанной услуги;
сумма расчетов;
ИНН заказчика, если он — организация или ИП;
QR-код с зашифрованной машиночитаемой информацией об услуге;
УИН чека, то есть номер записи о чеке в АИС ФНС, который присваивается каждому чеку при формировании.
Если в отношениях участвует третье лицо — кредитная организация или электронная площадка, — то чек должен содержать еще два реквизита: ИНН посредника и его наименование.
Такие реквизиты появятся, когда вы оцените преимущества работы с самозанятыми Qugo. Бесплатный консалтинг, надежные исполнители из любой точки России, собственный колл-центр с функцией онбординга, легкая API-интеграция, интуитивно понятный личный кабинет и закрепленный персональный менеджер.
Неверное указание сумм в чеках
Важно еще на стадии переговоров о сотрудничестве подчеркнуть, что самозанятый сам, за свой счет, исполняет обязанности по уплате налога, а в дальнейшем он должен контролировать правильность указания сумм в чеках.
Если, например, вместо оговоренных и выплаченных 1000 рублей за доставку корреспонденции курьер выставил чек на 940 рублей, скорее всего, он решил, что выдать чек надо на сумму, которую он по факту заработал, без учета налога.
В сервисе Qugo есть автоматическое депонирование и уплата налога за исполнителя. Чек также будет сформирован в автоматическом режиме, что исключает подобные ошибки в самом главном для заказчика документе.
Ошибки в реквизитах
Не все ошибки совершаются по злому умыслу. Нередко самозанятые — начинающие или просто невнимательные исполнители — желая выбрать заказчиком организацию, выбирают позицию «Физическое лицо». Итог: в чеке отсутствует ИНН заказчика.
Еще пример: при работе через платформу исполнитель выставляет чек на посредника, а не на реального заказчика. Как уже было сказано выше, в чеке должны быть указаны реквизиты реального заказчика.
Еще одна распространенная ошибка — неверное указание ИНН заказчика. ИНН предоставляет заказчик, и в подавляющем большинстве случаев это корректный ИНН. Опечатываются, как правило, исполнители, а потом еще «не замечают» того, что в чеке присутствует наименование незнакомой организации. Итог: мы оплатили услуги, а чек оформлен на какого-то постороннего заказчика.
Неточное указание услуги
Неправильное наименование оказанной услуги одна из самых частых ошибок самозанятых. Например: в чеке нет расшифровки того, какая именно услуга оказана — просто указаны реквизиты договора.
Возможно, для исполнителя это не критично, но у контролирующих служб могут возникнуть сомнения: не маскируете ли вы под самозанятостью трудовые отношения.
Еще хуже, когда исполнитель пишет общие формулировки, даже без отсылки к договору: «за услуги», «доставка», «работы». Если договоров несколько, оплаты вы проводите безналом, а чек исполнитель выставляет не сразу по факту оплаты (допускается законом), то это приведет к путанице с распределением — к какому договору какой чек сформирован.
Прямой путь к получению претензий со стороны ФНС — соглашаться с тем, что исполнитель будет пробивать чек раз в месяц с общей ссылкой на заключенный договор, без детализации.
Платформа для работы с самозанятыми
Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты
Получите образец договора с самозанятым
Может возникнуть вопрос: в чем криминал?
Строго говоря, ни в чем, но конструкция закона об НПД предполагает оказание именно разовых услуг, а не постоянное сотрудничество.
Поэтому безопаснее будет:
каждую услугу самозанятого оформлять отдельным чеком;
формировать оплату по факту выполненного задания.
Разумеется, необходимо детально прописывать суть оказанной услуги.
Об учете документов от самозанятых, в том числе в случае, когда даты в акте и чеке отличаются — мы рассказывали здесь.
Как исправить ошибки?
Самозанятый должен сам аннулировать неправильно оформленный чек и переоформить его корректно с той же датой. Оформление чека задним числом допускается.
Если ошибка выявлена, когда сделка уже закрыта, а срок договора истек, то получить корректный чек будет непросто, а то и вовсе невозможно. Поэтому необходимо проверять правильность оформления чеков сразу по поступлении, а также отслеживать их актуальность как минимум в течение месяца, пока самозанятый не заплатит налог.
«Я же отправлял!»
Даже безукоризненно сформированный чек со всеми реквизитами может просто не дойти — вследствие технической накладки или недоброго умысла. Казалось бы, что проще:
отправить гиперссылку на скачивание чека;
отослать в графическом виде изображение чека на электронную почту или в мессенджер контактному лицу;
просто показать на экране смартфона QR-код чека при личном взаимодействии;
воспользоваться принтером, наконец.
Увы, самозанятые при всем богатстве вариантов умудряются или вообще не выставлять чеки, или, выставив, аннулировать их. Первое «лечится» включением в договоры условий об ответственности за опоздание с выставлением чеков, со вторым справиться сложнее.
Непросто постоянно отслеживать, актуальны ли полученные чеки, а ведь если чек уже принят заказчиком на расходы, а потом аннулирован самозанятым, то придется доказывать ФНС отсутствие умысла с вашей стороны для занижения налоговой базы.
О том, как доказать законность расходов мы рассказывали здесь.
Платформа Qugo гарантирует отсутствие проблем с аннулированием чеков. Все чеки хранятся в базе, в том числе и аннулированные, вы можете получить их в любой момент. Когда исполнитель аннулирует чек, сервис направляет заказчику уведомление. Таким образом, если ваш исполнитель ведет себя недобросовестно, вы можете сразу сообщить об этом факте в налоговую, приложив чек, и обезопасить себя от претензий.
Платформа для работы с самозанятыми
Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты
Начать дискуссию