Самозанятый должен подтвердить свой статус
Необходимо в обязательном порядке проверять статус самозанятого. Иначе возникнут проблемы в части уплаты налогов и взносов. После оплаты физическому лицу без специального статуса бизнес автоматически становится налоговым агентом исполнителя.
В этом случае заказчик обязан удержать и перечислить 13% НДФЛ и заплатить 27,1% страховых взносов от суммы вознаграждения, а также сдать отчетность в ПФР и ФНС.
Если этого не сделать, то ФНС доначислит налоги самостоятельно, а еще назначит штрафы до 40% от суммы неуплаты.
Как проверить статус самозанятого
- Запросить у исполнителя справку о постановке на учет. Он может ее сформировать в мобильном приложении.
- Найти самозанятого на сайте ФНС по ИНН.
- Проверять статус автоматически на ежедневной основе, а также перед каждой выплатой. Это особенно важно, если самозанятых, с которыми вы сотрудничаете, много. На платформе Qugo проверка статуса проходит быстро, в «фоновом режиме», специально никаких действий предпринимать не требуется. Если самозанятый утратил статус, система сообщит об этом заказчику.
Самозанятый может потерять статус, если его доход за календарный год составил более 2,4 млн руб. Вот почему заказчику нужно проверять статус исполнителя не только при заключении договора, но и перед каждой новой выплатой. Недобросовестный исполнитель может солгать о своем статусе из личной выгоды или просто забыть сообщить об этом.
Qugo рекомендует зафиксировать в договоре обязанность исполнителя уведомить об утрате статуса и установить ответственность, сопоставимую с затратами заказчика на взносы и штрафы. Если ситуация дойдет до санкций со стороны ФНС за работу с физлицом без статуса самозанятого, то таким образом можно будет возместить непредвиденные траты за счет исполнителя
Если самозанятый не предоставил закрывающие документы по сделке
При проверке деятельности заказчика со стороны ФНС, он должен предоставлять закрывающие документы по сделкам: акты выполненных работ, счет-фактуры, товарные накладные и т. д. С контрагентами проблем, как правило, не возникает, а вот самозанятые не всегда готовы вовремя и в полном объеме предоставить документы.
По закону заказчик вправе требовать от исполнителя только чек. Но, как показывает практика, в т. ч. и судебная, дополнительные документы, такие как акт, счет и, конечно, договор, способны повлиять на исход споров с налоговиками в пользу заказчика.
Поэтому, чтобы избежать проблем с налоговой, необходимо требовать от самозанятого акты на весь объем услуг или на каждый этап их исполнения. Если исполнитель не готов подписать договор, чтобы закрепить свои обязательства, это может означать, что он не хочет отвечать за свою работу.
О том, как налоговая проверяет работу с самозанятыми, мы рассказывали тут.
Кроме того, акт должен быть юридически значимым документом, а не просто формальной бумажкой, так что копии или сканы не подойдут — нужны подписанные оригиналы.
Если исполнитель выполняет задачу удаленно (создает сайт, рисует макеты, проводит рекламную акцию в соцсетях и т. д.), то получить от него закрывающие документы проще всего по ЭДО. Для этого исполнителю не нужно устанавливать какие-то программы, разбираться в настройках, загружать сертификаты — достаточно подключиться к платформе Qugo.
Документы будут сформированы автоматически (вы также можете использовать собственные шаблоны при необходимости), подписать и передать их также можно через платформу. Где бы ни находился ваш исполнитель, документы он сможет подписать за считанные секунды.
Обратите внимание, что в акте с самозанятым обязательно должны быть прописаны:
- срок оказания услуги;
- список услуг;
- стоимость.
Также необходимо обратить внимание на:
- Дату подписания акта. Она должна быть позже даты подписания договора, но входить в сроки, оговоренные договором.
- Объем и состав работ: всё должно соответствовать содержанию договора между самозанятым и заказчиком.
Необязательным документом является счет, но сейчас самозанятому легко его сформировать прямо в приложении «Мой налог». Например, при получении предоплаты, когда акт еще не выставлялся, он может создать его и переслать по электронной почте. Главное, чтобы реквизиты счета и те, что указаны в договоре, совпадали.
Если самозанятый не выдал или аннулировал чек
Для заказчика чек от самозанятого является подтверждением выполненной работы. Только благодаря чеку заказчик может снизить свою налогооблагаемую базу.
Но бывают случаи, когда исполнитель «забыл» выдать чек или аннулировал его. В таких случаях заказчик может обратиться с жалобой в налоговые органы.
ФНС сделает проверку исполнителя и потребует выписать документ. А если выявится недоимка уплаты налогов, то начислят штраф — 20% от суммы платежа.
Причиной аннулирования чека могут быть только неверная информация в документе или возврат денег заказчику.
Например, самозанятый сформировал чек, указав неверный ИНН организации-заказчика. В этом случае он должен аннулировать неправильный чек, создать новый с верным ИНН и передать его заказчику.
Если по каким-то причинам исполнитель возвращает заказчику оплату, то чек просто аннулируется.
Но бывают случаи, когда самозанятый просто не хочет платить налог. Тогда он аннулирует чек, тем самым уменьшая свою налогооблагаемую базу. Заказчик же об обнулении чека не узнает, если он не подключен к такой платформе, как Qugo. Сервис сразу «узнает» об аннулировании чека и предупредит заказчика. В этом случае нужно или добиться от исполнителя восстановления чека, или обратиться в ФНС с жалобой.
Если работа сделана некачественно
Найти хорошего исполнителя довольно непросто, особенно на нестандартную или объемную задачу, вроде создания сайта, заполнения карточек на маркетплейсе или дизайна интерьера магазина.
Если вам повезло с исполнителем — отлично. Но что делать, если заказчику не нравится, как самозанятый справился с заданием?
Тогда, согласно Гражданскому кодексу, клиент вправе требовать:
- Устранения всех недочетов за счет подрядчика.
- Пересмотра размера оплаты.
- Выплаты штрафа, неустойки, пени, предусмотренных договором.
Конечно, все это работает, только если вы заключили договор и четко прописали все важные моменты по заказу. Иначе, придется копаться в ГК и выяснять, какие права «по умолчанию» дает вам кодекс. Кроме того, придется доказать, что у вас вообще были какие-то взаимоотношения с самозанятым.
Без договора для этого придется привлекать свидетелей, использовать данные переписки, аудиозаписи и прочие доказательства. Но далеко не всегда такими аргументами запасаются заранее. Недобросовестный исполнитель может и вовсе сменить номер телефона, чтобы невозможно было с ним связаться, а переписки некоторые мессенджеры позволяют полностью удалить.
Qugo сводит риски работы с недобросовестными исполнителями к нулю. От договора до чека — все документы вы получаете и подписываете онлайн. Вся документация и переписка сохраняются даже после того, как работа была сдана по акту.
Если нарушены сроки
При заключении договора между заказчиком и самозанятым оговариваются сроки выполнения задачи. Но если договоренности нарушены и исполнитель не идет на контакт, то заказчик может снова обратиться к Гражданскому кодексу. За нарушение условий договора заказчик вправе взыскать неустойку. Ее размер должен быть оговорен в договоре. Также можно потребовать возмещения убытков. Это может быть и ущерб, и упущенная выгода заказчика.
Доказательствами в суде могут служить договор, акты, дополнительные соглашения, претензии, заключения экспертизы и другие документы.
К примеру, самозанятый взялся оказать услугу по созданию и наполнению контентом небольшого интернет-магазина. Был оговорен срок реализации проекта — 3 месяца. За это время заказчик провел прогревающие и стимулирующие акции для своих клиентов, анонсируя старт продаж в интернет-магазине, который был приурочен к праздничному дню.
Но в срок исполнитель не уложился: он создал сайт, провел технические работы, но не заполнил его (не оформил стартовую страницу, не создал карточки товаров, не настроил формы оплаты и т. д.). В результате заказчик понес репутационные потери, а также был вынужден вернуть деньги за полученные ранее предзаказы на товары, которые покупатели должны были получить вместе с подарками после регистрации в интернет-магазине.
Если денежные потери в этом случае можно доказать, то вот репутационные гораздо сложнее не только доказать, но и оценить. Их может компенсировать неустойка, но только при условии, что она была зафиксирована в договоре с исполнителем.
Не каждый заказчик обладает должным опытом или обращается к услугам юриста для заключения договора с самозанятыми. Qugo формирует документы на платформе с учетом действующего законодательства и учитывает интересы заказчика.
Вы можете контролировать сроки выполнения работ или оказания услуг онлайн, постоянно поддерживать связь с исполнителем и при необходимости предоставлять переписку в качестве доказательства в суде. Например, если исполнитель убеждал вас в готовности работы, а в итоге не уложился в срок.
Если самозанятый взял предоплату и исчез
В договоре между самозанятым и заказчиком можно оговорить предоплату. Но есть ситуации, когда исполнитель получил средства, а работу не выполнил, да еще и не выходит на связь.
В этом случае заказчика защищает , которая обязывает должника (в данном случае — самозанятого) не только вернуть средства, но и заплатить проценты на сумму долга.
При этом есть два варианта:
- В договоре неустойка не указана. В этом случае в расчет берется ключевая ставка ЦБ. На 27 июля 2022 года она составляет 8%.
- Договор включает условие о размере неустойки. Он может быть больше или меньше, установленного законом.
Например, самозанятый получил аванс в сумме 10 000 рублей, договор не заключался. Он обязался оказать услуги по доставке товара в другой город, но за товаром на склад не приехал. Срок оказания услуги — 3 дня. Заказчик потребовал вернуть деньги, но самозанятый перестал выходить на связь. Тогда спустя некоторое время заказчик обратился в суд с требованием взыскать сумму долга и неустойку. Прошло, допустим, 30 дней. Размер процентов за пользование средствами заказчик посчитал так:
10 000 * 8% = 900 рублей;
800 / 365 * 30 = 65,75 — неустойка за 30 дней
Сумма получилась незначительная. Если бы с самозанятым заключили договор и указали в нем сумму неустойки, то ее размер мог быть значительно выше. Неустойку также можно четко зафиксировать в определенной сумме или указать, что в случае просрочки возврата предоплаты за неоказанные услуги исполнителю назначается штраф.
Чтобы не возникало неприятных ситуаций при взаимодействии с самозанятыми, пользуйтесь онлайн-платформой Qugo. Вы можете работать с исполнителями через сайт платформы или собственную систему с помощью API.
Основные преимущества работы с Qugo:
- Безопасность сделок: вы максимально защищены от недобросовестных исполнителей и перед проверяющими из ФНС.
- Формирование полного электронного пакета документов (акты, чеки, договоры).
- Автоматическая уплата налогов за исполнителя. Самозанятый не сможет уклониться от уплаты налога или необоснованно аннулировать чек.
За вами закрепят персонального менеджера, который поможет настроить работу с самозанятыми и ответит на любые вопросы. Оставьте заявку, чтобы больше узнать о работе с платформой.
Платформа для работы с самозанятыми
Не знаете, как встроить самозанятых в работу компании? Хотите сократить расходы на персонал?
Проведем бесплатный HR-аудит и ответим на все вопросы
Начать дискуссию