Проблема клиента
В Qugo обратилась логистическая компания из Екатеринбурга. У нее возникли сложности в процессе сотрудничества с самозанятыми, и нужно было наладить систему взаимодействия, чтобы она полностью удовлетворяла требованиям № 422-ФЗ (о введении НПД).
На тот момент компания уже начала привлекать самозанятых, но возникли трудности со сбором закрывающих документов от исполнителей. Мы неоднократно рассказывали, что для организации безопасной работы с исполнителями на НПД необходимо наладить постоянный оборот следующих документов:
- договор оказания услуг (или выполненных работ);
- акт оказанных услуг (или выполненных работ);
- чек.
Помимо этого, необходимо, чтобы документы были составлены правильно. Чтобы обезопасить себя от претензий ИФНС нужно корректно сформулировать договор с плательщиком НПД.
Ни в коем случае нельзя использовать элементы трудового договора для оформления договора ГПХ с самозанятым.
Чек - это первичный документ исполнителя на НПД. Поэтому он должен включать все обязательные реквизиты.
Отношения заказчика и исполнителяподтверждаются актом. Организации акт нужен с целью подтвердить расходы. Самозанятому акт пригодится в суде при решении спорных вопросов для подтверждения факта оказанных услуг.
Также у компании возникла проблема с обслуживающим банком, так как начали приходить запросы по транзакциям в адрес физических лиц в рамках исполнения норм № 115-ФЗ. Возник риск блокировки расчетного счета.
На основании представленного запроса Qugo была поставлена задача - нивелировать риск блокировки расчетного счета и автоматизировать процесс сбора закрывающих документов с интеграцией в приложение заказчика.
Решение поставленной задачи
Команда Qugo совершила следующие действия, направленные на устранение проблемных вопросов:
- Провели подробный HR-аудит, с вычиткой действующих договоров, по которым работает заказчик с самозанятыми исполнителями.
- Провели анализ возможностей приложения заказчика. Определили, какой функционал заложен в логику работы приложения и на каком этапе можно провести интеграцию по open API с Qugo, автоматизируя процесс сбора закрывающих документов, проведения регистрации исполнителей и проведения транзакции/выплат.
Результат проведенной работы
Мероприятия по решению поставленной задачи привели к следующим результатам:
- Команда Qugo подготовила и согласовала с заказчиком юридическую конструкцию взаимодействия с самозанятыми исполнителями.
- Также специалисты Qugo внесли правки в договор оказания услуг, относительно № 422-ФЗ, соблюдая все законодательные аспекты работы юридического лица с самозанятыми. Это важно, чтобы отношения с плательщиком НПД не были переквалифицированы в трудовые. Про опасные условия договоров мы писали тут.
- Составили техническое задание для интеграции в приложение заказчика путем совместной работы бизнес-аналитиков, команды разработчиков - как со стороны Qugo, так и со стороны заказчика, согласовали с юридическими и административными службами.
- Провели техническую реализацию интеграции с пуско-наладочными работами и отшлифовкой всех шагов, описанных в ТЗ.
- Перевели все взаимоотношения юридического лица заказчика с самозанятыми исполнителями в плоскость автоматизированного процесса в онлайн, без необходимости личного контакта и бумажного документооборота.
Подведем итоги
Команда Qugo провела работу по выявлению пробелов и сложностей в отношениях с самозанятыми исполнителями.
В результате:
- Настроена интеграция личного кабинета платформы Qugo с приложением заказчика: можно в режиме одного окна можно управлять более 1 000 исполнителями.
- Все претензии со стороны банка сняты, благодаря юридически грамотно составленным закрывающим документам по отношениям компании с самозанятыми исполнителями.
- Оптимизирована система взаимодействия между исполнителями и support службой заказчика.
- Автоматизированы все процессы: от регистрации исполнителя до получения закрывающих документов по проведенным транзакциям. И самое главное, все это соответствует требованиям № 422-ФЗ.
Благодаря сервису Qugo взаимодействие с самозанятыми - это действительно безопасно, легально и просто.
Платформа для работы с самозанятыми
Возьмем на себя всю рутинную работу, автоматизируем документооборот и выплаты.
Получите образец договора с самозанятым
Оставьте свои контакты, и мы пришлем вам документы:
Начать дискуссию