Что делать бизнесу, если отношения с самозанятыми признали трудовыми: пошаговая инструкция для заказчика

В каких случаях ГПД переквалифицируют в трудовой договор

Обычно гражданско-правовой договор переквалифицируют в трудовой, если установят совокупность признаков трудовых отношений. Например, среди этих признаков выделяют такие:

• По договору подрядчик выполняет не разовое задание, а работы постоянного характера. Контролирующие органы считают их трудовой функцией.

• В договоре не зафиксировали конкретный объем услуг, которые должен выполнить подрядчик. Это может говорить о том, что для сторон важен не результат услуг, а сам процесс их выполнения.

• Услуги оплачивают ежемесячно в фиксированной сумме, независимо от объема и результата услуг, при этом в течение года сумма не меняется. Такой порядок оплаты могут расценить как зарплату.

• В договоре используют термины и конструкции из трудового права — например, на подрядчика возлагают материальную и дисциплинарную ответственность, обязывают его подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка и другим локальным нормативным актам заказчика, а также выполнять его распоряжения.

• В договоре отсутствует уточнение сроков оказания услуг. Это признак устойчивости взаимоотношений сторон, которая характерна для трудового договора.

Эти условия анализируют при проверке разных гражданско-правовых договоров с физлицами, в том числе подряда и оказания услуг. При этом неважно, какой налоговый режим применяет подрядчик (исполнитель). Переквалифицировать могут гражданско-правовой договор как с физлицом без специального налогового статуса, так и с плательщиком НПД.

Что делать, если ГПД переквалифицировали в трудовой договор

Если отношения сторон признали трудовыми, потребуется их документально оформить. Для этого можно действовать так.

Шаг 1. Проверить штатное расписание

В штатном расписании может отсутствовать должность, на которую заказчик принимает исполнителя. В таком случае потребуется внести изменения в штатное расписание и предусмотреть ее.

Шаг 2. Заключить с исполнителем трудовой договор

Это нужно сделать в течение трех рабочих дней со дня, когда отношения между заказчиком и исполнителем признали трудовыми (ч. 2 ст. 67 ТК). Исключение — если суд определил другие сроки.

В договоре пропишите, когда он был заключен и когда исполнитель фактически начал работу по ГПД. Указание обеих дат поможет избежать вопросов контролирующих органов.

Шаг 3. Заполнить трудовую книжку

В трудовой книжке отражают запись о приеме сотрудника на работу. Это делают по общим правилам ведения трудовых книжек, но есть одна особенность — нужно правильно отразить дату приема на работу. Поскольку трудовые отношения считают возникшими со дня, когда исполнитель был фактически допущен к выполнению обязанностей по договору, датой приема на работу будет день, когда был заключен ГПД.

Шаг 4. Подать отчетность

Во-первых, необходимо подать форму ЕФС-1 в СФР. Здесь может быть два варианта:

• Заказчик раньше не подавал сведения о заключении ГПД с исполнителем. Тогда достаточно заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и направить отчет в СФР не позднее дня, следующего за днем заключения трудового договора.

• Заказчик уже направлял форму ЕФС-1 с информацией о том, что заключил ГПД с исполнителем. В такой ситуации нужно подать в СФР корректирующую форму.

Во-вторых, потребуется предоставить корректирующую отчетность — например, РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах.

Шаг 5. Проверить, какие трудовые гарантии нужно предоставить сотруднику

Перечень гарантий в каждом конкретном случае может отличаться. Например, если сотрудник работал сверхурочно, нужно будет оплатить такую работу или предоставить ему дополнительные дни отдыха.

В большинстве случаев сотруднику придется предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск за все то время, которое он трудился по ГПД. Отпуск предоставляют за каждые 12 месяцев со дня заключения такого договора.

Шаг 6. Уплатить недоимку

При переквалификации ГПД в трудовой договор заказчику могут доначислить обязательные платежи:

• Страховые взносы на травматизм. Это связано с тем, что все выплаты по трудовым договорам облагают такими взносами.

• Страховые взносы на ОПС, ОМС и по ВНиМ за период до 2022 года — если ГПД был заключен до 1 января 2023 года, а самозанятый не предоставлял чеки об оплате своих услуг (письмо Минфина от 11.03.2019 № 03-11-11/15357).

• НДФЛ — если самозанятый не предоставлял чеки об оплате своих услуг.

Также заказчику могут начислить пени и назначить штрафы.

Шаг 7. Оплатить штраф

Если заказчика привлекли к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП, ему придется оплатить штраф:

• за первичное нарушение — до 10 000 рублей для ИП и до 100 000 рублей для юрлиц;

• за повторное нарушение — до 40 000 рублей для ИП и до 200 000 рублей для юрлиц.

Малые и микропредприятия могут рассчитывать на пониженные штрафы с учетом ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП.

Шаг 8. Скорректировать условия типовых договоров с самозанятыми

Переквалификация ГПД в трудовой договор — это повод внимательнее посмотреть на форму договора, которую заказчик использует в отношениях с контрагентами. Стоит исключить условия, которые указывают на признаки трудовых отношений, и детально прописать самые важные положения — например, объем и срок выполнения работ (оказания услуг), правила приемки результатов и их оплаты, статус подрядчика (исполнителя) и его ответственность.

Работа с самозанятыми контрагентами может быть комфортной и эффективной вместе с Qugo. Быстрая проверка статуса контрагента, расчеты в пару кликов через онлайн-платформу, автоматизация документооборота — это только часть процессов, которые мы упростили для бизнеса. Оставьте заявку на нашем сайте, и мы предложим самое подходящее решение для вашей компании.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Просто заполните форму ниже:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8K8REJ