Какие документы нужны для отражения в бухгалтерском учете сотрудничества с самозанятыми
Основные документы при работе с самозанятыми: договор, передаточный документ, чек, платежный документ. Рассмотрим их подробно.
Договор
Договор — это основа любого сотрудничества. Он может быть как письменным, так и устным, если сумма сделки не превышает 10 тыс. руб. Но письменное оформление защищает стороны от неисполнения обязательств друг перед другом.
Перед тем, как заключать договор, проверьте статус самозанятого. Добровольный отказ или вынужденная утрата исполнителем права применять режим «Налог на профессиональный доход» в корне меняют порядок сотрудничества с физлицом. Поэтому запросите у исполнителя свежую справку или воспользуйтесь бесплатным сервисом ФНС.
Если статус самозанятого актуален, можно составлять договор. Помните, что самозанятый — это не сотрудник, самозанятый — подрядчик, исполнитель или поставщик. Поэтому договор оформляйте в соответствии с требованиями гражданского кодекса, а не трудового. В чем разница между договором ГПХ и трудовым читайте здесь. Обратите внимание, чтобы текст договора не содержал формулировок, которые вызовут у проверяющих подозрения в маскировке трудовых отношений.
Сотрудничайте с физлицами на платформе Qugo безопасно и без лишних хлопот: сервис берет на себя проверку статуса контрагента, качественное документальное оформление отношений, включая вопросы миграционного учета.
Передаточный документ
Если компания покупает у самозанятого товар, его передачу оформляют товарной накладной. На основании накладной покупатель приходует товар.
Важно: самозанятые вправе продавать только те товары, которые изготовили самостоятельно. Плательщикам НПД запрещено перепродавать купленные у третьего лица изделия.
Если самозанятый оказывал услуги или выполнял работы, их результат фиксируют в акте. Однако закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не требует обязательного оформления акта с самозанятым, и письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ это подтверждает.
Но подписанный акт — это гарантия для обеих сторон:
Исполнитель защищен от необоснованных претензий и задержек оплаты.
Заказчик получает подтверждение прозрачной и четко оговоренной сделки.
Порядок оформления и ответы на частые вопросы об актах с самозанятыми здесь.
Платежный документ
Заказчик вправе расплатиться с самозанятым безналичным перечислением денег со счета на счет или наличными.
Платежное поручение заполняется стандартно в соответствии с порядком, который указан в Положении Банка России от 29.06.2021 № 762-П, с одним нюансом: самозанятый — это, в первую очередь, физическое лицо, поэтому в платежных поручениях в адрес самозанятого необходимо заполнять поле 20 «Назначение платежа (кодовое)». На значение в этом поле банк ориентируется при принятии решения о возможности или невозможности удержать деньги при наличии в банке исполнительного документа в отношении физлица.
При выплате дохода исполнителю в поле 20 нужно указывать код «1» (п. 4 ч. 2 ст. 4 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, ч. 5 ст. 70, ст. 99 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
В текстовом назначении платежа заказчик должен указать максимум информации о том, за что платит. Чем подробнее расписан предмет расчетов, тем меньше возникнет вопросов у банка с точки зрения 115-ФЗ.
Выплата гонорара исполнителя наличными из кассы осуществляется с соблюдением требований пункта 6.2 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Нужно:
Выписать расходный кассовый ордер (РКО) на унифицированном бланке № КО-2 (утвержден постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).
Зарегистрировать РКО в журнале приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) и кассовой книге (форма № КО-4) из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Важно: если самозанятый — ИП, наличные расчеты с ним ограничены суммой в 100 000 рублей по одному договору (п. 4 указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Подписывайтесь на телеграм-канал Qugo и будьте первыми в курсе новостей из мира самозанятости и внештатного персонала.
Чек
Чек, который самозанятый сформировал в приложении «Мой налог» — это единственный документ, который дает право заказчику принять в налоговом учете расходы на оплату услуг самозанятого (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Для самозанятого чек — это декларация доходов. Чек подтверждает прозрачность сотрудничества. Самозанятый обязан выдать чек независимо от формы расчетов.
В чеке плательщик НПД указывает поступившую от заказчика или покупателя сумму, его реквизиты, дату прихода денег, а также наименование товара, работ или услуг по договору.
Срок предоставления чека заказчику — девятое число месяца следующего за месяцем, когда исполнитель получил вознаграждение.
С Qugo не нужно вручную собирать чеки с исполнителей — сервис автоматически сгенерирует чек от лица самозанятого по каждой проведенной операции и вышлет его заказчику.
Бухгалтерские проводки при работе с самозанятыми
Важно: самозанятый — это исполнитель, а не работник. Поэтому для отражения в бухгалтерском учете фактов сотрудничества с плательщиком НПД необходимо использовать счета 60 или 76. Использование счета 70 — нарушение правил бухгалтерского учета, а также повод для подозрений контролирующих органов в сокрытии трудовых отношений под видом гражданско-правовых.
Бухгалтерские записи при работе с самозанятыми зависят от того, напрямую ли сотрудничает компания с исполнителем или через посредническую платформу. Разберем оба варианта.
Прямое сотрудничество в самозанятым
Дебет | Кредит | Операция |
08, 10, 20, 23, 25, 26, 44, 91.2 — выбор счета учета затрат зависит от того, что именно и для каких целей делал исполнитель | 60 (76) | Самозанятый выполнил работы, оказал услуги или поставил товар |
60 (76) | 51 (50) | Компания перечислила (выплатила из кассы) гонорар исполнителю |
Если случился форс-мажор и самозанятый не смог выдать чек, заказчику нужно пересмотреть сотрудничество с ним как физлицом, у которого нет специального налогового статуса, сделать дополнительные проводки:
Дебет | Кредит | Операция |
08, 10, 20, 23, 25, 26, 44, 91.2 | 69 «Страховые взносы по единому тарифу» | Заказчик начислил страховые взносы сверх вознаграждения исполнителя |
69 «Страховые взносы по единому тарифу» | 68 «ЕНС» | Заказчик учел страховые взносы в составе совокупной налоговой обязанности |
51 (50) | 76 | Исполнитель вернул неудержанный НДФЛ |
76 | 68 «НДФЛ» | Компания удержала НДФЛ из доходов физлица |
68 «НДФЛ» | 68 «ЕНС» | Заказчик учел удержанный НДФЛ в составе совокупной налоговой обязанности |
68 «ЕНС» | 51 | Компания перечислила страховые взносы и НДФЛ в составе единого налогового платежа в бюджет |
Сотрудничество через онлайн-платформу
Дебет | Кредит | Операция |
08, 10, 20, 23, 25, 26, 44, 91.2 | 60 (76) | Самозанятый выполнил работы, оказал услуги или поставил товар |
76 «Расчеты с посредником» | 51 | Компания пополнила баланс счета личного кабинета посреднического сервиса |
60 (76) | 76 «Расчеты с посредником» | Компания перечислила гонорар исполнителю с баланса счета личного кабинета посреднического сервиса |
С Qugo заказчик защищен от невыдачи чека исполнителем: платформа вышлет чек автоматически после поступления оплаты или приостановит выплату вознаграждения, если исполнитель утратил статус плательщика НПД.
Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми
Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия
Получите полезную памятку для бизнеса
Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8KFXAa
Начать дискуссию