Как успешно пройти проверку при сотрудничестве с самозанятыми: гайд для бизнеса

В них не должно быть условий из трудовых отношений. Причем неважно, используете вы свои разработанные договоры или интернет-«рыбы». 

Исключите из договоров: 

• Требования — соблюдать график, трудиться с 9 до 18 на рабочем месте, только лично выполнять задания. 

• Условия — предоставление отпусков, больничных, выплата премий.

• Трудовую терминологию — «работник», «работодатель», «зарплата», «внутренний трудовой распорядок», «увольнение».

✅ Можно включить в договор условие о том, что вы платите за самозанятого взносы на травматизм — это не запрещено и не свидетельствует о трудовых отношениях.  

Что рискованно включать в договор: 

• Оплату услуг без учета результата, зафиксированного в актах приема-передачи. 

• Выплаты самозанятому два раза в месяц, которые совпадают с «зарплатными» днями для штатных сотрудников. 

Проследите, чтобы были документы:

1. Справка о постановке на учет в качестве плательщика НПД. 

Исполнитель берет эту справку из приложения «Мой налог».

В идеале нужно проверять статус самозанятого при заключении договора и перед каждой выплатой. Может оказаться так, что исполнитель на самом деле не самозанятый или снялся с учета. Тогда заказчику придется платить НДФЛ и страховые взносы с каждой выплаты.

2. Чек. Самозанятый должен его предоставить на каждую оплату услуг. 

Проверьте в чеке реквизиты: 

• ИНН и наименование заказчика;

• сумму;

• описание услуги в строгом соответствии с формулировкой договора;

• ИНН и ФИО исполнителя.

3. Акт. Это необязательный документ, но желательно, чтобы он был. Акт помогает подтвердить сдельный характер отношений между заказчиком и исполнителем.

❌ Не оформляйте отношения с самозанятым, который уволился от вас менее двух лет назад (ст. 2, ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). 

Если поступило требование ФНС, скорее всего в сотрудничестве компании с самозанятыми есть признаки трудовых отношений. Проведите ревизию всех документов — проверьте все ли нужные документы в наличии и правильно ли они оформлены. 

Составьте ответ на требование — это нужно сделать в любом случае. 

Срок отправки требования вместе с документами — не позднее пяти дней с даты получения или на шестой день, если пятый был выходным. Иначе последует штраф — от 5 000 до 20 000 руб.

Основание — п. 7 ст. 6.1, п. 1, 2 ст. 129.1 НК.

• Интересующий гражданин — самозанятый, что подтверждает справка ф. КНД 1122035 (копия прилагается).

• Гражданин штатным сотрудником не является и не являлся им в течение двух предшествующих лет.

• Сотрудничество осуществляется на основании договора ГПХ (копия прилагается).

В штатном расписании нет соответствующей единицы, нет постоянной необходимости в подобных услугах.

Возникли объективные потребности в продлении договора. Например, в процессе настройки ПО потребовалась доработка в связи с внесением в НК новых правок. Или возрос объем заказов именно на вашу продукцию, нужны дополнительные курьеры и т.п.

Например, исполнитель выбирает время оказания услуг по своему усмотрению, согласовывая со штатными сотрудниками только для того, чтобы не нарушить их график.

Укажите, что вы не выполняете функции работодателя, но оказываете содействие для выполнения заказа. При этом передаете исполнителю инвентарь по договору аренды или включаете его стоимость в вознаграждение самозанятого. Это предусмотрено гражданским законодательством.

Основание — ст. 713, 718 ГК.

✅ У вас должно быть готово обоснование необходимости заключения именно ГПХ-договоров.

Кто-то из заказчиков может столкнуться с такой ситуацией: пересмотрели документы и обнаружили, что есть критерии, которые могут привести к переквалификации отношений с самозанятыми в трудовые. Чтобы избежать штрафов:

• удержите с выплаты НДФЛ, начислите страховые взносы и перечислите в бюджет.

• отразите выплаты в пользу самозанятого в отчетности по НДФЛ и страховым взносам. 

✅ Аннулирование чека — не проблема, если он был выдан и был корректен, ведь у вас есть копия. Если у налоговых инспекторов возникли вопросы, обратитесь со встречным обращением: просите проверить недобросовестного самозанятого, приложив документальное подтверждение реализации, факт оплаты. Так вы сможете отстоять свои расходы. С этим ФНС не спорит — письмо от 28.10.21 № ПА-4-20/15213.

Лучший способ снизить риски сотрудничества с самозанятыми — выбирать исполнителей, которые понимают суть ваших отношений. Минимизируйте риски, сотрудничая с самозанятыми через платформу Qugo. Сервис обеспечит безопасную работу с любым количеством самозанятых — возьмет на себя проверку статуса перед заключением договора и каждой выплатой, перечисление выплат исполнителям и оформление электронных закрывающих документов.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Получите полезную памятку для бизнеса

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8KaKqg