Чек-лист по работе с самозанятыми 2025: проверьте себя

Чтобы избежать рисков переквалификации отношений с самозанятыми в трудовые, нужно соблюдать ряд правил. 

Ниже — основные документы, которые нужно оформить с самозанятыми.

Письменный договор с самозанятым нужно оформлять почти всегда. Исключения:

• Обе стороны сделки — физлица, сумма договора не превышает 10 000 рублей (ст. 161 ГК).

• Если сделка происходит мгновенно (ст. 159 ГК). 

✅ В договоре укажите: 

• статус исполнителя — плательщик НПД;

• услуги, которые оказывает самозанятый; 

• объем услуг; 

• сроки оказания услуг;

• порядок оплаты — предоплата или постоплата, наличные или безналичные выплаты;

• права и обязанности сторон; 

• ответственность сторон за нарушение обязательств.

✅ Обязательно пропишите, что исполнитель обязан выдавать чеки, сообщать о потере статуса. 

✅ Добавьте пункт о том, что исполнитель может отказаться от оказания услуг, и установите срок для отказа — например, за один день до начала работ.

❌ В ГПД не должно быть терминов из трудового договора. Исполнитель не должен:

• следовать графику работы компании;

• соблюдать правила трудовой дисциплины;

• безвозмездно пользоваться оборудованием компании;

• нести материальную ответственность;

• соблюдать локальные акты компании.

❌ Исполнитель по договору ГПХ не может занимать должность в компании и не обязан подчиняться сотрудникам организации. Заказчик вправе проверять выполнение задач и качество услуг, но не может требовать, чтобы исполнитель исполнял просьбы и указания сотрудников компании. 

После оказания услуг подпишите с исполнителем акт. Хотя по закону это необязательный документ, он помогает подтвердить сдельный характер отношений между сторонами. 

Также акт — дополнительная защита для компании, если самозанятый решит аннулировать чек, не уведомив об этом заказчика. 

✅ В акте пропишите подробно, что именно делал исполнитель и в какой период. 

Чек — обязательный документ от плательщика НПД. Он формируется в приложении «Мой налог» (п. 1 ст. 14 422-ФЗ). 

✅ Информация, которая должна быть в чеке, указана в п. 6 ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

✅ Исполнитель может передать чек в бумажном формате лично или электронном — через электронную почту или мессенджеры:

• Если оплата наличными или с использованием электронных средств платежа, например, с помощью электронного кошелька — самозанятый должен предоставить чек сразу после получения платежа.

• Если безналичный расчет — чек направляется заказчику не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем расчета. 

Самозанятый может неправомерно отменить выданный чек в приложении «Мой налог». Если при этом он не вернул деньги, организация все равно сможет учесть такие расходы. Главное, чтобы чек находился у заказчика и он мог предоставить дополнительные документы, подтверждающие факт оплаты — например, акт выполненных работ.

Основание — письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@. 

✅ Перед началом сотрудничества с самозанятым и перед каждой выплатой, запросите у него справку, что он плательщик НПД. 

Исполнитель формирует ее в приложении «Мой налог». Также заказчик сам может проверить статус самозанятого на сайте ФНС. 

❌ Потеря статуса приводит к тому, что заказчик становится налоговым агентом самозанятого. Значит, он должен платить за него НДФЛ и страховые взносы.

Обратите внимание! Платформа Qugo автоматически проверяет статус самозанятого перед каждой выплатой. 

✅ Если сотрудничаете с исполнителем длительное время и оформляете рамочный договор, конкретные условия отдельной задачи пропишите в задании. 

Этот документ составляют в свободной форме. Он включает описание условий задачи, результата, сроки и порядок оплаты.

Соблюдение основных правил сотрудничества с самозанятыми минимизирует риск переквалификации отношений в трудовые. 

Проверьте, соблюдаются ли основные условия сотрудничества в вашей компании:

• Исполнитель — не ваш бывший работник, с момента увольнения которого прошло менее двух лет. 

• Перед заключением договора и перед каждой выплатой вы контролируете статус самозанятого. 

• У вас есть подписанный обеими сторонами договор ГПХ.

• В договоре указаны конкретные задачи, срок их исполнения.

• В ГПД нет терминов из трудового договора. 

• В договоре нет информации, что заказчик контролирует исполнителя, предоставляет ему место работы и оборудование. 

• Сроки выплаты зависят от периода завершения конкретных работ или услуг.

• Сумма вознаграждений зависит от объема сделанных работ или услуг. 

• После выполнения работ вы подписываете с самозанятым акт.

• Самозанятый предоставляет чек после каждой выплаты вознаграждения. 

Минимизировать риски сотрудничества с плательщиками НПД поможет платформа Qugo. Вы сможете:

• обмениваться документами в электронном виде;

• проводить выплаты физическим лицам на карты всех банков РФ, автоматически проверяя налоговый статус самозанятых;

• переводить оплату самозанятым от юридических лиц через отдельные поручения и с использованием загрузочных Excel-файлов;

• автоматически получать чеки после перевода вознаграждения;

• интегрировать платформу с вашей учетной системой, бухгалтерской программой или мобильным приложением.

Персональный менеджер проконсультирует по вопросам безопасного сотрудничества с внештатниками, поможет с регистрацией и первыми выплатами.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Получите полезную памятку для бизнеса

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: LjN8KRFPB