Пора закрывать отчетный период: как сделать это быстро без вреда компании

Рассказываем, что нужно сделать, чтобы закрыть период раньше остальных, и причем тут автоматизация процессов в 1С.

Что мешает быстрому закрытию периода

Группа 1. Внешние факторы

Факторы, на которые организация может повлиять на процесс составления и получения учетных документов.

Проблемы

1. Нарушение сроков поступления документов от контрагентов (сюда можно отнести и генподрядчиков).

2. Неверно оформленные документы , которые нужно возвращать контрагентам.

Как исправить

Поменять взаимоотношения, скорректировать условия договоров:

• сделать шаблонизированные документы;
• добавить финансовые санкции в случае нарушения сроков предоставления документов;
• закрепить в договорах с конкретные сроки предоставления унифицированных форм.

Факторы, на которые сложно повлиять изнутри

Проблемы

Период и порядок подачи документов по контрагентам, которые закреплены в специализированных отраслевых группах. Например, документы за электроэнергию.

Как исправить

Необходимо проанализировать и скорректировать учетные бизнес-процессы:

• подключите функционал начисления резервов (accruals), при работе с таким подходом помогает график начислений, составленный на год. Таким образом, типичный расход, который является примерно одинаковым в любом месяце, можно прогнозировать и утверждать окончательно в вашей системе, при этом не дожидаться поступления документов от поставщика;
• провести сближение политик по РСБУ и МСФО;
• использовать методы повышения качества финансовых прогнозов — подключить систему бюджетирования по принципам МСФО.

Группа 2. Внутренние факторы

Факторы, которые полностью контролирует компания

Проблемы

• Нарушение сроков отправки документов в бухгалтерию ответственными специалистами отделов.
• Нехватка возможностей по контролю за сроками возврата документов, которые были отправлены на корректировку контрагентам.
• Возможные потери данных по документам, которые связаны с возвратом переоформленной информации.
• Периодические «торможения» документов на подписи у руководителей.
• Неравномерное распределение загрузки на специалистов при подготовки отчетности.

Как исправить

Провести оптимизацию текущей системы документооборота:

• настроить график документооборота так, чтобы он подчинялся цели «быстрое закрытие периода»;
• упростить процедуры оформления и согласования документов по текущим операциям;
• разработать бесперебойную систему контроля за движением данных;
• создать график почасового движения документов и их обработки всеми участниками процесса;
• разработать электронный архив документов, в котором будут учитываться данные о регистрациях движения электронных реестров, будет возможен одноразовый ввод первичной информации.

Группа 3. Факторы автоматизации

Зависят от уровня автоматизации процессов в системе 1С.

Проблемы

• Медленная работа по составлению и передачи отчетности из-за ручного вмешательства в подготовку документов.
• Отсутствие настроенной взаимосвязи между учетными подсистемами, что замедляет процесс консолидации отчетности.

Как исправить

• Усовершенствовать работу в 1С, автоматизировав рабочие процессы.
• Создать единую автоматизированную систему учета, которая будет объединять все задачи по подготовке отчетности.

Чаще всего автоматизации подлежат следующие блоки:

• начисление процентов по кредитам и займам;
• начисление резервов;
• начисление accruals и консолидация данных.

Регламент закрытия отчетного периода включает в себя:

• предоставление пользователям своевременной и достоверной информации об организации за отчетный период;
• формирование перечня и последовательности операций, которые необходимы, чтобы корректно закрыть отчетный период в системе 1С;
• обеспечение контроля за ходом закрытия периода в учетной системе 1С;
• утверждение сроков по предоставлению информации;
• снижение вероятности возникновения ошибок в учете деятельности организации за счет дополнительного контроля на всех этапах процесса, начиная от первичной документации и заканчивая формированием данных прошедшего периода.

При подготовке отчетности проведение автоматизации блоков РСБУ/МСФО/УУ, оказывается наиболее эффективным, когда данные блоки тесно связаны с другими подсистемами (бюджетирование, казначейство и т.д.). Таким образом, большинство организационных, управленческих проблем на этапе подготовки отчетности решаются с помощью автоматизированных в 1С инструментов контроля. К ним относятся чек-листы, сверки и расширенные аналитические отчеты.

Для процедуры закрытия отчетного периода разработка чек-листа — важный фактор, который не стоит отбрасывать в сторону. Естественно, в зависимости от сферы деятельности чек-лист разный. Но есть и общие параметры, которые можно разделить на два вида:

1. Операции для бухгалтера, которые нужно оперативно сделать (проверка первичной документации, начисление амортизации и т.д.).

Работу с первичной документацией нужно начинать в минус третий день, а не в первый, чтобы как можно раньше запустить процесс структурирования.

2. Список задач, которые связаны с формированием консолидированной управленческой отчетности.

При комплексных автоматизированных процессах в 1С работать с чек-листом становится проще, т.к. упрощается и ускоряется выполнение конкретных пунктов по нему, что положительно влияет на время закрытия периода.

Пример автоматизированного подхода для быстрого закрытия периода

Клиент: крупная компания из сферы ресторанного бизнеса.

Что сделали: проект по консолидации РСБУ и автоматизированию процессов бухгалтерского и налогового учетов.

Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:

• ведение процессов в 4х разрозненных базах 1С;
• постоянный рост числа доработок в конфигурациях, что затрудняло поддерживать актуальные данные 1С в связи с выходом обновлений;
• долгий процесс подготовки отчетности, когда сроки «горели»;
• расхождение информации в нормативно-справочных базах.

Чтобы прийти к удобному управлению и быстрому закрытию периода, было решено внедрить единую автоматизированную систему регламентированного учета в 1С. Для этого специалисты RDV проанализировали текущую методологию компании, разработали функциональные требования к ведению учета, оптимизировали текущие бизнес-процессы и настроили решения по сближению учетных принципов и унификации процессов в единой системе.

В итоге компания получила укомплектованную единую систему с настроенными автоматизированными процессами, что улучшило в несколько раз показатели работы:

• ощутимо сократились сроки по закрытию отчетного финансового периода;
• повысилась оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;
• максимально упростилась процедура прохождения внешнего аудита и повысилась прозрачность данных.

Настроим комплексную автоматизацию в 1С!

Бесплатно проконсультируем по текущим бизнес-процессам и предложим вариант под потребности бизнеса!

Отправить

А нужно ли стремиться к быстрому закрытию периода

• Пользователи быстрее получат доступ к надежной финансовой информации о компании. Это значит, что знание реального состояния бизнеса дает руководству не затягивать с принятием эффективных решений, а подразделения менеджмента могут лучше подготовиться к процессу планирования.
• Проще и быстрее выявлять и корректировать слабые стороны в финансовых операциях.
• Вырастет эффективность финансовых процедур, необходимых для быстрого закрытия периода.
• Ранний сбор отчетных данных позволит персоналу во всех подразделениях сосредоточиться на текущих показателях, но при этом прогнозировать будущие.

В итоге когда у компании есть полностью укомплектованная система 1С, в которой выстроена четкая иерархия автоматизированных процессов, то можно не беспокоиться о сроках закрытия периода - начнете сдавать отчетность в минимально короткие сроки.