Составляем график отпусков на 2025 год в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

До 17 декабря 2024 года нужно успеть утвердить график отпусков на 2025 год. Составление графика отпусков на год имеет решающее значение для эффективного управления персоналом и поддержания бесперебойной работы предприятия. Расскажем, как составить этот документ в программе 1С:ЗУП.

Для чего нужно составлять график отпусков

График отпусков — это обязательный документ, как для работодателя, так и для его сотрудников. Есть унифицированная форма этого документа № Т-7 — утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но можно составить его и по собственной форме.

График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала нового года.

Почему так важно составлять график отпусков:

  • Позволяет руководству компании заранее планировать рабочий процесс, чтобы избежать ситуаций, когда большое количество сотрудников отсутствует одновременно.

  • Гарантирует, что все сотрудники, работающие в организации, смогут использовать свои отпускные дни в соответствии с законом и внутренними правилами компании.

  • Помогает рационально распределить загрузку сотрудников, учитывая периоды пиковой и низкой активности предприятия.

  • Позволяет сотрудникам распределить время на свой отдых и семейные мероприятия.

Автоматизировать составление графиков отпусков и прочих кадровых и бухгалтерских документов, связанных с учетом и расчетом заработной платы, помогает программа 1С:ЗУП от 1С:Франчайзи компании RG-Soft. Учет в программе организован в соответствии требованиями законодательства Российской Федерации. Все изменения законодательства, касающиеся учета, оперативно отслеживаются и включаются в состав регулярно выпускаемых обновлений конфигурации.

Оставить заявку

Как составить график отпусков в 1С:ЗУП

Приведем пошаговое руководство.

Шаг 1: Подготовка к работе

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права доступа к разделам, связанным с планированием отпусков. Вам понадобится роль Администратора, позволяющая работать с кадровым планированием и графиками отпусков.

Шаг 2: Вход в раздел планирования отпусков

Запустите программу 1С:ЗУП:

Перейдите в раздел «Графики, переносы отпусков»:

Шаг 3: Создание графика отпусков

Нажмите кнопку «Создать», чтобы начать формирование нового графика и выберите пункт «График отпусков»:

Выберите пункт «Добавить», чтобы создать новый график отпусков:

Кстати, вы можете загрузить готовый график отпусков:

Задайте период, на который составляется график (обычно — календарный год):

Шаг 4: Заполнение графика отпусков

В открывшемся окне графика отпусков добавьте сотрудников, которым будет предоставлен отпуск:

Для каждого сотрудника укажите период предоставления отпуска, согласовав его с руководителем подразделения и самим сотрудником.

Проверьте, чтобы периоды отпусков не пересекались для сотрудников одного подразделения или важных специалистов, если это критично для работы организации.

Шаг 5: Утверждение графика отпусков

После заполнения графика отпусков необходимо его утвердить. Это должен сделать руководитель компании или уполномоченное лица.

Шаг 6: Распечатка и информирование сотрудников

Распечатайте утвержденный график отпусков:

Проинформируйте каждого сотрудника о периоде его отпуска индивидуально.

Шаг 7: Ведение учета изменений

Если в течение года возникают изменения в длительности и очередности отпусков (например, по заявлению сотрудника или в связи с изменением производственной необходимости), внесите корректировки в программу:

Шаг 8: Отслеживание исполнения графика отпусков

Регулярно проверяйте исполнение графика отпусков и при необходимости корректируйте его, учитывая текущую ситуацию в компании и пожелания сотрудников. Если в компании нет графика отпусков, ей грозит штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб., ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

Обратите внимание, что интерфейс и функциональные возможности программы 1С:ЗУП могут отличаться в зависимости от версии и настроек системы, поэтому эти шаги могут немного варьироваться. Всегда следуйте актуальному руководству пользователя для вашей версии 1С:ЗУП.

Заключение

Безусловно, один из важных аспектов работы — выбор качественного программного обеспечения. Но для того, чтобы успешно планировать и прогнозировать деятельность компании, необходимо грамотно организовывать взаимодействие между кадровыми специалистами, руководством и сотрудниками.

Программа «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» позволяет автоматизировать расчеты заработной платы персонала и помогает в реализации кадровой политики организации. Это отличное решение для сотрудников службы персонала и бухгалтерии. 

Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!

Экспресс обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: LjN8KKVkt

Начать дискуссию