Работодатель должен вернуть работнику «избыточный» НДФЛ

В определенных ситуациях может оказаться, что работодатель должен работнику вернуть «излишнюю» сумму НДФЛ. Одной из причин для возврата является излишне удержанный НДФЛ в результате ошибки или иных факторов.

По какой причине появляется «избыточный» НДФЛ?

Принимаемые «задним» числом благоприятные поправки для наших граждан, вынуждают работодателей пересчитывать ранее удержанный НДФЛ ().

Например, законодателями в 2022 году принято решение в период с 2021 по 2023 не облагать НДФЛ материальную выгоду.

Чаще всего, материальная выгода возникает от так называемой экономии на процентах (). Речь идет о выданном работнику займу под низкую ставку — менее 2/3 ставки рефинансирования ЦБ либо беспроцентному займу в рублях. В случае выдачи займа в валюте, материальная выгода считается, если процентная ставка менее 9% годовых.

Поскольку размер материальной выгоды «завязан» на ключевой ставке ЦБ, выросшей более чем в два раза, то сумма НДФЛ, удержанная с работника, также выросла.

Получается, что из-за макроэкономической ситуации пострадали люди.

Кто должен возвратить «избыточный» НДФЛ?

Обязанность вернуть НДФЛ возникает у налоговых агентов — работодателей, начиная с 2021. Ведь именно они начисляли и удерживали НДФЛ у работников.

Для бухгалтера сам перерасчет НДФЛ не доставит лишних хлопот, но, если это касается других периодов, то придется уточнять «зарплатную» отчетность.

В каком порядке возвращается «избыточный» НДФЛ?

Первым делом, нужно в течение 10 рабочих дней уведомить работников, в т. ч. и бывших, об излишне удержанной сумме НДФЛ (). Как правило, в компании существует разработанный шаблон такого уведомления. Раз новая норма вступила в силу 26 марта 2022, то срок для уведомления работников заканчивается 8 апреля 2022 ( закон от 26.03.2022 № 67-ФЗ).

Далее уже работник должен написать заявление на возврат с реквизитами банковского счета.

Дело в том, что вернуть НДФЛ наличкой нельзя, даже если работникам выплачивалась заработная плата не на банковскую карту.

После получения заявления у работодателя есть три месяца для возврата налога. Как правило, на сумму возврата работодатель уменьшает причитающиеся текущие платежи в бюджет.

Бывает так, что размер текущих платежей намного ниже, чем возврат налога. Тогда работодатель может обратиться с заявлением в налоговую инспекцию ().

Какую отчетность придется уточнять работодателю?

Возврат налога требует корректировки отчетности, ведь налоговики должны увидеть в отчете излишне перечисленный НДФЛ (письмо ФНС от 28.03.2022 № БС-4-11/3695). Если же возврат НДФЛ осуществляется за периоды 2021 года, то нужно подать уточненки по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период: I,II, III, IV кварталы 2021.

Уточненки по 6-НДФЛ за 2021 нужно сдавать по форме, утвержденной приказом ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@, а за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев 2021 — по форме, утв. приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Править придется и справки по доходам за 2021 год в отношении работников, у которых изменились данные.

Какие особенности в отчетности нужно учитывать при корректировках налога?

Налоговый агент убирает облагаемый доход, то его нужно исключить из формы 6-НДФЛ. Ведь в данной форме не отражаются необлагаемые доходы.

Поэтому исправлению подлежит раздел 2, в котором указан НДФЛ по ставке 35%.

Налоговый агент также должен убрать и доход в поле 110 и соответствующий ему НДФЛ в поле 140. А раз налог фактически был удержан с работника в 2021 году, то поле 160 не исправляется, а «избыточный» налог отражается в поле 180 как «Излишне перечисленный налог».

Таким образом, в полях 110 и 140 указывается сумма за минусом материальной выгоды.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ не подлежит корректировкам.

Фактически возвращенный налог работнику показывается в том отчетном периоде, на который попадает месяц возврата. То есть заполняются поля 030 и 032 отчетности за соответствующий квартал 2022.

Например, если возврат произведен в апреле 2022, то заполняются данные поля за полугодие 2022. В отчетности за I квартал 2022 сумма материальной выгоды уже не должна отражаться.

При заполнении справок о доходах за 2022 — бывшая форма 2-НДФЛ, которая включена теперь в форму 6-НДФЛ, размер материальной выгоды и, соответственно, НДФЛ с нее, не отражается.

В том случае если работодатель до конца года так и не вернул работнику «избыточный» НДФЛ, то в справке эта сумма отражается в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом». Если НДФЛ возвращен частично, то в этом поле указывается оставшаяся невозвращенная часть НДФЛ.