Как говорится в пословице: «Доверяй, но проверяй». Безграничное доверие сотрудникам может привести к недостачам либо убыткам компании. Важно заранее выстроить такую схему контроля, при которой кража имущества компании станет невозможной.
Мера № 1: проверка перед устройством на работу
Перед трудоустройством работника, которому доверяют материальные ценности, нужно запросить у него справку об отсутствии судимости, а также рекомендации с предыдущих мест работы. При согласии работника проводятся дополнительные исследования.
Например, прохождение полиграфа, заполнение специальных психологических тестов. Кадровику целесообразно проверить «черные списки» работников, которые есть в открытом доступе в Интернете.
Мера № 2: установка видеокамер
Видеонаблюдение целесообразно установить в местах хранения и отпуска материальных ценностей компании. Как правило, видеонаблюдение устанавливается в тех местах, где есть вероятность воровства и махинаций.
Сам факт установки камер дисциплинирует сотрудников и значительно снижает кражи.
Мера № 3: проведение внеплановых инвентаризаций
В одном известном фильме говорится, что от ревизии нас может спасти только кража. Ревизия может проводиться, как в плановом, так и в неплановом порядке. Если срок плановых ревизий известен заранее, то внеплановая ревизия проводится внезапно.
Такая инвентаризация может проводиться в отношении отдельных складов, конкретной номенклатуры ценностей, а также по материально ответственным лицам.
Мера № 4: введение процедур автоматизации бизнес-процессов
Каждый бизнес-процесс компании должен быть автоматизирован. Для учета и контроля над ценностями компании необходимо построить такую учетную систему, чтобы в режиме онлайн можно было контролировать движение материальных ценностей и денег компании.
Мера № 5: установка специальных программ для защиты информации компании
Украсть могут не только материальные ценности. Зачастую при увольнении менеджеров вместе с ним «уходит» наработанная клиентская база.
Для предотвращения утечки информации необходима дополнительная защита компьютеров с помощью установки специальных программ. Например, некоторые компании устанавливают DLP-программы. Благодаря работе этих программ невозможно скопировать файлы либо выгрузить их в «облако».
Изначально нужно разграничить доступ к данным компании в зависимости от функционала сотрудников. Нельзя, чтобы важные сведения о самой компании, а также ее клиентах находились в общем доступе.
Мера № 6: создание службы безопасности
Рост закупочный цен — повод задуматься, нет ли «откатов» от поставщиков. В подобных ситуациях служба безопасности сможет провести мониторинг рыночных цен закупаемой продукции, выйти на поставщиков. Как правило, службы безопасности создаются в крупных компаниях и мониторят закупочные цены.
Методика проверки сотрудников разрабатывается под специфику компании.
Мера № 7: подписание документа о неразглашении коммерческой тайны
Разглашение коммерческой информации работником может привести к убыткам компании. Работодателю необходимо разработать положение о хранении и неразглашении коммерческой тайны.
Сотрудника компании необходимо письменно ознакомить с этим ЛНА.
Мера № 8: разработка бизнес-процессов и инструкций для каждого сотрудника
В каждой компании должен быть разработан свод правил — конкретных действий работника при исполнении им должностных обязанностей. Разработанные бизнес-процессы должны исключать возможность сговора работников компании. На каждом этапе прохождения материальных ценностей должна быть возможность контроля со стороны определенных служб компании.
С работниками, обслуживающими ценности, должны быть заключены договоры материальной ответственности.
Мера № 9: наличие мотивации для каждого сотрудника
Сотрудники компании должны быть мотивированы работать честно. Так, можно ввести поощрительную систему выплат, если при проведении ряда ревизий у работника не будет выявлено недостач, ошибок, пересортиц.
Мера № 10 мера: контрольная закупка
Некоторые недобросовестные работники могут провести оплату товара мимо кассы. Впоследствии сотрудник может не пробивать чек либо пробить его на меньшую сумму. Поэтому для контроля тайный покупатель может провести закупку наличными средствами.
Подводим итоги
Если не разрабатывать различные системы контроля, направленные на предотвращение воровства, то компания может недосчитаться прибыли. Поэтому расходы на подобные мероприятия оправданы.
Начать дискуссию