Как внести изменения в график отпусков: порядок и правила

Ежегодно, не позднее двух недель до начала очередного календарного года, в каждой организации составляется график отпусков (ст. 123 ТК). Этот документ утверждает очередность, с которой сотрудники потратят свои законные 28 календарных дней на отдых.

Но несмотря на то, что все отпуска согласовываются заранее, приходится вносить изменения в график.

Например, причиной для этого может стать:

• прием среди года в штат новых специалистов;

• болезнь работника — временная нетрудоспособность;

• производственная необходимость;

• просьба работника, обусловленная личными обстоятельствами — например, отсутствуют авиабилеты на выбранные даты;

• нарушение работодателем установленного срока выплаты отпускных — не позднее трех дней до его начала (ч. 9 ст. ст. 136 ТК).

Если график отпусков по любой из возможных причин не может быть реализован, его нужно скорректировать правильно, чтобы не столкнуться с недовольством коллектива, профсоюза, а также со штрафами ГИТ.

Разберем для начала, как отличается порядок внесения изменений, в зависимости от причины переноса.

Если работодатель в течение года принимает в штат новых сотрудников, их оплачиваемый отпуск нужно внести в график отпусков. Учитывайте при этом следующие моменты:

• Новичок по общему правилу может взять ежегодный оплачиваемый отпуск после того, как отработает в организации не менее шести месяцев.

• В отдельных случаях работодатель обязан предоставить отпуск раньше шести месяцев (ст. 122 ТК). Это касается несовершеннолетних работников, женщин перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, усыновителей детей в возрасте до трех месяцев. Либо по договоренности с работодателем новый сотрудник также может взять свободные дни «авансом».

Важно: если новый сотрудник не берет отпуск в первый год, он переносится на следующий, но не может быть заменен денежной компенсацией (ст. 124 ТК).

В жизни происходят непредвиденные события. Сотрудник собирался в феврале кататься на лыжах, а накануне — в Красной Поляне растаял весь снег. Зимнее путешествие утратило актуальность, а вместе с тем, и запись в графике отпусков.

Чтобы перенести даты на другой месяц, работнику придется составить заявление. Это можно сделать в произвольной форме, но желательно указать в заявлении: ФИО, должность, структурное подразделение, просьбу внести изменения в график отпусков, даты и причины переноса. В некоторых случаях можно приложить подтверждающие документы. Далее работодатель также издает соответствующий приказ.

Если согласованные даты ежегодного отдыха совпадают с больничным, работник после выздоровления подает заявление на перенос или продление отпуска. А работодатель на основании заявления и листа нетрудоспособности издает приказ.

Изменение графика отпусков по причине болезни невозможно, если:

• сотрудник не оформил больничный лист — например, плохо себя чувствовал, но не обращался к врачу;

• болезнь наступила после последнего дня отпуска работника — в этом случае он уже считается завершенным;

• отпуск был неоплачиваемым (ст. 128 ТК).

Бывает, что запланированный отдых совпадает с рабочей командировкой или важным проектом, который требует присутствия сотрудника. В таких ситуациях работодатель может предложить перенос, согласовав его с работником. Какие тут могут быть варианты?

В обоих случаях обязательно письменное согласие работника. Оно и будет основанием для издания приказа о внесении изменений в график отпусков.

Согласно ст. 136 ТК, работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска работника.

Если деньги не выданы вовремя (полностью или в части), он вправе написать заявление о переносе и продолжить работу. А работодатель в свою очередь будет обязан издать приказ и внести изменения в график.

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

При внесении изменений в график отпусков учитывайте следующие моменты, если не хотите нарваться на штрафы проверяющих органов:

1. Удостоверьтесь, что работник, чей отпуск планируется перенести, не пропускал его в течение двух лет подряд. Даже если он сам просит об этом руководителя, это будет незаконно (ч. 4 ст. 124 ТК).

2. Нельзя переносить отпуск на следующий рабочий год несовершеннолетним и работникам с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК).

3. Если отпуск был отложен по производственной необходимости, сотрудник обязан отгулять его не позднее 12 месяцев после завершения рабочего года, за который он был предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК).

О порядке исправления уже утвержденного документа долгое время не утихали споры. Формально ТК не требует вносить изменения в график, если у сотрудников или работодателя меняются планы в течение года. В принципе о такой возможности нет ни слова в трудовом законодательстве.

Но, согласно ч. 2 ст. 123 ТК: график отпусков является обязательным к исполнению как для работодателя, так и для сотрудника. Это значит, что отпуск должен предоставляться строго в сроки, которые стороны согласовали и зафиксировали в локальном документе. Поэтому все изменения нужно отразить в утвержденном графике.

Алгоритм действий для работодателя будет такой:

• Шаг 1. Получение от работника заявления об изменении дат отпуска (или письменного согласия на случай переноса по производственной необходимости).

• Шаг 2. Издание на основании заявления (согласия) приказа о переносе отпуска.

• Шаг 3. Издание приказа о внесении изменений в график отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусков как самостоятельный документ — вообще не обязателен.

Например, при приеме на работу новых сотрудников Роструд считает достаточным, если работодатель составит дополнение к утвержденному графику отпусков. Кроме того, сама форма графика (если вы пользуетесь бланком № Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) включает отдельные графы для переноса — их можно заполнить от руки в случае необходимости.

Но приказ часто используется на практике. Многие компании хотят таким образом перестраховаться и иметь для ГИТ полный комплект документов. Также это самый удобный и простой способ донести информацию о корректировках до специалиста по кадрам.

Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется в свободной форме, унифицированного бланка нет.

Но рекомендуем указать в нем:

• ФИО отпускника, должность и структурное подразделение (при его наличии);

• суть изменений графика и их причину;

• документ-основание — заявление работника о переносе отпуска или согласие;

• новые даты отпуска и его продолжительность;

• должность и имя сотрудника, которому поручается внести изменения в график — как правило, это специалист по кадрам;

• другие поручения — например, уведомить работника не позднее, чем за две недели о начале отпуска по новым датам.

Предлагаем воспользоваться следующим шаблоном приказа о внесении изменений в график отпусков. Но вы можете разработать другую форму для своего предприятия.

Главное оформить документ по правилам делового оборота и включить всю необходимую информацию, чтобы у проверяющих органов не возникло вопросов.

Теперь перейдем к практической части. Как внести изменения непосредственно в график отпусков (при условии, что вы пользуетесь формой № Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1)?

1. В графе 8 укажите реквизиты документа-основания. Например, «Приказ № 14 от 30.01.2025 г.»

2. В графу 9 нужно вписать дату (измененную) начала отпуска, в соответствии с приказом.

3. В графе 7 укажите фактическую дату начала (если отдых переносится на текущий календарный год).

4. В графе 10 «Примечание» можно указать, например, количество дней, которые работник не использовал из-за отзыва.

Если вы используете собственную форму графика, рекомендуем предусмотреть в ней соответствующие поля и таким же способом фиксировать изменения дат при необходимости. Работодателя, который нарушает правила переноса, могут привлечь к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. Например, если отдых был перенесен на следующий календарный год, когда это было запрещено законом (ч. 4 ст. 124 ТК).

Изменения в графике отпусков неизбежны, но важно вносить их правильно, чтобы избежать нарушений. Причины могут быть разными — от болезни сотрудника до производственной необходимости. Главное — соблюдать ограничения, установленные трудовым законодательством, и фиксировать корректировки документально. Приказ о внесении изменений не является обязательным, но на практике он помогает работодателям упорядочить кадровый документооборот и защитить себя от возможных претензий инспекции труда.

Команда СберРешений поможет выбрать оптимальный налоговый режим, рассчитать налоги и подготовить бухгалтерскую отчетность. Кроме того, специалисты возьмут на себя ведение кадрового и воинского учета, обеспечивая полный порядок в документах.

Читайте также:

• Срочный трудовой договор: срок действия, как принять на работу временного работника.

• Изменения по налогу на прибыль с 2025 года: подробный гайд для бизнеса.

• УСН с 2025 года: что изменится для упрощенцев.

Передайте бухгалтерию СберРешениям

Мы берем на себя бухгалтерию — а вы развиваете бизнес

Попробовать

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: 2W5zFGT91DA