Автоматизация учета

«Иль де Ботэ» сдает все виды отчетности с первого раза. Кейс: как справляться с документами быстрее, чем с подбором теней

Следовать за IT- технологиями также важно для розничного бизнеса, как разбираться в трендах бьюти-индустрии. В сети «Иль де Ботэ» наступил момент выбора современного провайдера. Без специальной программы сотни отчетов, сложные сверки и ручная подготовка документов отнимали у сотрудников массу времени.

Рассказываем, как с помощью СБИС (Saby) удалось разгрузить бухгалтеров и ускорить работу с госинспекциями.

Сизифов труд, или почему отчетность нужно автоматизировать

«Иль де Ботэ» — это масштабная розничная сеть и крупнейший работодатель России. В структуру бизнеса входят почти 100 магазинов, в которых числится 1 000 сотрудников.

По каждому кадровому или финансовому процессу необходимо регулярно проделывать большую работу в части отчетности. Особенно в преддверии отчетного периода.

Перед отправкой деклараций нужно проверить отчеты и сверить показатели с первичными документами. Но даже после доскональной проверки инспекция может выявить ошибки или противоречия между сведениями в документах и направить требования. Например, объяснить, почему расходятся данные между базой по прибыли и НДС.

Как «Иль де Ботэ» выбрал CБИС без программистов

Рутина в период отчетности пожирает рабочее время кадровика и бухгалтера. Ручной ввод первички, перенос данных между программами, сверка с контрагентами, подготовка документов и тысяча других мелких задач.

«Иль де Ботэ» требовалась одна платформа с автоматизированными функциями для быстрой сдачи отчетности. А с помощью CБИС (Saby) можно было делать сотни операций в 1 окне. Именно такое удобное решение в пользовательском интерфейсе стало аргументом при выборе программы.

К тому же СБИС не требовал дополнительных затрат на IT-команду. Поэтому скорость внедрения, приятная цена и простота функционала стали хорошим бонусом для «Иль де Ботэ». Личный менеджер перенес структуру, настроил регламенты и запустил программу в работу.

А если у пользователей «Иль де Ботэ» возникали вопросы по работе программы, им уже не требовалось обращаться к менеджеру. Встроенный чат с технической поддержкой всегда был под рукой. Оперативный ответ можно было получить даже в самый неудобный момент, когда горят сроки по сдаче пакетов документов в ИФНС.

Фишка № 1. СБИС находит ошибки в документах отчетности по НДС и не только

Работая с многотысячной базой контрагентов, есть большой риск столкнуться с разрывом по НДС. Но бухгалтеры «Иль де Ботэ» еще до отправки отчетности обходят стороной возможные замечания инспекции и снижают налоговые риски.

Открыв документ по первичке в СБИС (Saby), бухгалтер сразу видит расхождения по суммам и на чьей стороне допущены ошибки. Система выделит поля красным цветом, чтобы пользователь сверил данные в книге покупок с книгой продаж контрагента.

Бухгалтер «Иль де Ботэ» Юля Глебова: «Программа подходит для учета, с которой можно проверять каждый документ перед отправкой. Это минимизирует риски при сдаче отчетности. Например, отчет по НДС занимает 20 000 строк. Но сдача отчета занимает всего пару минут».

Фишка № 2. СБИС сам сдает отчеты по каждой обособке

Отчет по налогу на прибыль в «Иль де Ботэ» сдается по головной организации и 40 ответственным обособленным подразделениям. По каждому из них приходилось формировать декларации в 1С.

Теперь бухгалтер компании заполняет только 1 декларацию по прибыли головной организации. Далее готовый документ выгружается из 1С в СБИС (Saby) с помощью модуля интеграции, а данные по обособкам подгружаются автоматически из декларации по голове.

И неважно, сколько к ней относится обособленных организаций. Их может быть 60, 1 000 и больше. Данные автоматически подтягиваются по каждой компании и отражаются в одном окне.

С нажатием одной кнопки готовые электронные документы автоматически направляются в нужную инспекцию.

Сдавайте отчетность вместе со СБИС, как это уже сделал гигант бьюти-индустрии «Иль де Ботэ»

Фишка № 3. СБИС работает даже с кадровой отчетностью: ЕФС-1 и документооборот с СФР

«Иль де Ботэ» работает с многотысячным штатом сотрудников и легко подает ЕФС-1 в СФР. С системой СБИС (Saby) отдел кадров не забывает направлять документы, ведь алгоритм контролирует кадровые события компании и заранее предупреждает, когда необходимо заполнить данные. Это особенно удобно, если некоторые виды отчетности сдаются всего раз в год.

Кроме того, в СБИС (Saby) настроен документооборот с СФР, по которому удобно работать с больничным листам. Ответственный специалист видит в программе, когда сотрудник обратился в поликлинику, и даты больничного. СБИС (Saby) проверит подлинность документа, уведомит, если человек забыл закрыть больничный лист, а еще рассчитает суммы выплаты пособия за первые 3 дня больничного и предоставит информацию в СФР для оплаты остальной суммы.

Кадровый специалист «Иль де Ботэ» Сергей Николюкин: «Проверка больничных листов — преимущество СБИС. Наша компания напрямую взаимодействует с розничными точками, поэтому нам регулярно поступают звонки по вопросу оплаты больничных. Для этого не нужно бежать в бухгалтерию. Все есть в карточке сотрудника. В нее можно провалиться и увидеть всю информацию».

Еще об интересных фичах в отчетности «Иль де Ботэ»

Фишки, что описаны выше, — не единственные инструменты, которые помогают сотрудникам «Иль де Ботэ» в периоды отчетной загруженности.

Вот еще 3 интересные фичи интерфейса СБИС, которые вписались в бизнес-процессы «Иль де Ботэ»:

1. Поддержка всех отчетов.

Настроенный функционал в кабинете «Иль де Ботэ» позволяет направлять даже специфичные отчетные документы в электронном виде.

Например, по инвестиционному капиталу (отчет по форме 1-ПИ) для Центробанка. Это можно сделать в электронном формате. Без СБИС пришлось бы печатать пакет документов или нести в Центробанк данные на специальном диске.

2. Продление доверенности.

Часто руководители делегируют свое право подписи, чтобы не терять время на подписание каждого документа. Так можно позволить другим сотрудникам заверять финансовые, кадровые и другие документы

В «Иль де Ботэ» выстроены цепочки передоверия права подписи. Если хоть у одного ответственного подписанта закончился срок доверенности, СБИС (Saby) попросит его сначала продлить и только после этого даст подписать документ. Это делается автоматически, в 1 клик. И не нужно ждать обработку запроса.

3. Ответ на требования инспекций.

Если «Иль де Ботэ» в системе получает запрос от инспекции «Пояснения к декларации», то СБИС (Saby) определяет вид декларации и отчетный период.

Система распознает, на какую статью закона ссылается налоговая, и рассчитывает, через сколько нужно предоставить ответ. Нейросеть свяжет требование с отчетами и сформирует шаблон ответа.

Смотрите больше о кейсе в видеоотзыве 👇

Сдавайте отчетность вместе со СБИС, как это уже сделал гигант бьюти-индустрии «Иль де Ботэ»

Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: LjN8K9jGf

Начать дискуссию